Un’applicazione mobile per monitorare l’attività aziendale ottimizzando l’efficienza e il servizio: il caso La Lucente S.p.A.

L'AZIENDA

Nata nel 1922 per occuparsi di piccole pulizie, La Lucente ha vissuto una progressiva crescita nel corso dei decenni: dai condomini ai negozi, dai primi grandi appalti (1968) alla trasformazione in Società per Azioni (1972). Nel 1980, con l’apertura della filiale di Torino, il salto sul mercato nazionale, dove La Lucente si consolida negli anni ’90. Il Gruppo La Lucente conta oggi su circa 3.000 dipendenti e vanta una struttura organizzativa e una rete territoriale, con sedi operative dislocate sull’intero territorio nazionale, che le consentono di mettere al servizio delle imprese e della collettività le proprie competenze in materia di: Facility Management, Pulizie Civili e Industriali, Pulizia e Sanificazione Ospedali, Ambiente ed Ecologia, Manutenzioni, Logistica, Servizi Museali, Reception e Portierato, Gestione aree verdi, Servizi di Governo. Attualmente, il Gruppo La Lucente opera in diversi settori applicando quattro contratti di lavoro: multiservizi, ferroviario, gomma-plastica, acqua e gas.

L'APPLICAZIONE

La Lucente ha intrapreso un progetto che ha previsto l’adozione dell’applicazione Smart Work collegata alla piattaforma centralizzata nella sede di Bari che permette la pianificazione della gestione dell’attività dell’azienda. In particolare, la nuova applicazione mobile supporta in una prima fase sperimentale i responsabili di 3 squadre operative che si occupano delle attività periodiche programmate (lavaggio vetri, moquette, ecc.) della sola filiera bancaria di 3 zone specifiche: Bari, Barletta-Andria-Trani, Palermo. Nel mese di Febbraio 2014 è previsto l’utilizzo dell’applicazione anche nelle restanti aree territoriali in cui l’azienda opera: Intera Sicilia, Puglia : da Lecce a Foggia, Calabria, Basilicata, Campania. Attualmente, ciascun addetto dotato di Smartphone è in grado di collegarsi al sistema tramite l’applicazione mobile e di visualizzare l’elenco delle attività programmate da svolgere, segnalandone lo stato: l’operatore registra l’inizio delle mansioni assegnate alla squadra e a lavori conclusi procede con la registrazione a sistema delle operazioni effettuate. Si conclude l’intervento con la foto georeferenziata del certificato firmato che attesta l’avvenuto svolgimento dell’ attività programmata. La georeferenziazione - possibile grazie al GPS di cui è dotato lo smartphone - permette la memorizzazione dei dati in formato digitale insieme alle coordinate geografiche in modo da localizzare il luogo preciso dell’intervento. In tal modo, l’attestato geo-referenziato arriva attraverso il dispositivo in real time direttamente alla centrale informativa di La Lucente. In precedenza le attività programmate erano basate su una gestione manuale e le date programmate su base annuale erano fornite in maniera più orientativa ed erano spesso variate, senza un controllo effettivo.

Al momento, grazie alla App, è possibile un monitoraggio costante del flusso delle singole attività con il dettaglio del loro stato e con l’acquisizione immediata del report che certifica il lavoro svolto. Inoltre, i dati raccolti permettono l’elaborazione di un report dettagliato di lavoro consultabile a sistema e sempre disponibile che è fondamentale per l’azienda in quanto funge da giustificativo ufficiale del lavoro eseguito per la banca committente.

I BENEFICI

La nuova applicazione mobile permette all’azienda un miglioramento della propria attività sia di quella periodica programmata che, a breve, di quella quotidiana con la possibilità di un monitoraggio costante dello stato di avanzamento delle mansioni eseguite. Ora è possibile una pianificazione annuale puntuale degli interventi da svolgere a favore di un incremento dell’efficienza e della qualità del servizio. Grazie alla piattaforma centralizzata si può procedere in qualsiasi momento con un riscontro del piano degli interventi effettuati con la verifica sia in termini di livelli di servizio che di sicurezza. Ora grazie alla nuova applicazione mobile l’azienda raccoglie istantaneamente la foto dei ‘buoni lavoro’: tale documentazione giunta immediatamente assicura la chiusura degli interventi  nel rispetto delle scadenze con le banche committenti, con eliminazione del rischio di incorrere nelle multe per inadempienza o ritardo. In fase antecedente all’introduzione dell’app “Smart Work” di Vodafone si procedeva alla firma, in ciascuna filiale, del singolo buono e successivo invio al Responsabile di riferimento che solo al termine della raccolta dei buoni lavoro relativi alle filiali di sua competenza provvedeva l’invio degli stessi all’ufficio centrale per la chiusura sul portale di ciascun cliente. Grazie alla dematerializzazione parziale del certificato di lavoro eseguito, l’azienda ha ridotto l’utilizzo della carta e dei costi relativi: in precedenza per servire le 5 banche committenti circolavano circa 1.000 attestazioni mensili.