L’azienda

Samo, azienda presente con i propri prodotti negli ospedali e nelle sale operatorie dal 1939, è impegnata nello sviluppo, nella produzione, e nella commercializzazione di materiali biomedici impiantabili quali endo  e arto protesi oltre a mezzi di osteosintesi. L’azienda ha conosciuto negli ultimi anni una crescita significativa e in seguito al consistente aumento dei volumi produttivi ha affiancato alla sede di Candriano - Granarolo Emilia (BO) un nuovo stabilimento. Grazie alla collaborazione di circa 80 dipendenti per un fatturato 2009 di 16,5 milioni di Euro l’azienda bolognese continua la sua espansione all’estero: oltre ad esportare i propri prodotti in Spagna, Polonia, Turchia e Sud America è prossima l’attuazione di un progetto in Giappone.

L’applicazione

Il particolare settore in cui opera Samo richiede che ad ogni spedizione siano allegati diversi documenti che contengono informazioni fondamentali circa la tracciabilità delle protesi spedite. L’azienda ha quindi necessità di conservare fatture e bolle di consegna anche per tempi molto lunghi (che possono raggiungere in molti casi i 15 anni) allo scopo di garantire ai clienti la reperibilità delle informazioni tecniche e scientifiche circa i lotti di protesi acquistate e, conseguentemente, impiantate. Fino al 2005, Samo ha visto crescere la dimensione dei propri archivi di diverse migliaia di fogli l’anno con un sensibile aumento nelle complessità di gestione e di ricerca delle informazioni. A partire dal 2005, Samo ha realizzato un progetto di archiviazione elettronica e di conservazione sostitutiva relativa alle fatture del ciclo attivo, alle bolle di consegna e ai libri contabili. Tali documenti vengono ora archiviati in formato digitale ed equiparati a quelli cartacei per la validità giuridica nel tempo consentendo di assolvere all’obbligo della conservazione pluriennale grazie alla marcatura temporale. La possibilità di vedere le fatture e relativi allegati sul proprio PC con un semplice click da parte dell’area commerciale consente la tracciabilità del prodotto finito a norma di legge e permette di recuperare le informazioni relative a ciascun lotto di prodotti in tempo breve, senza doversi recare fisicamente in magazzino per effettuare la ricerca nei complessi archivi cartacei. La gestione documentale prevede la produzione, la stampa e la spedizione delle fatture ai clienti: l’ERP aziendale in automatico sulla base delle informazioni disponibili trasforma i dati strutturati in fatture occupandosi della stampa dei documenti. Ogni cliente può optare per la ricezione della fattura in formato digitale (PDF) via e-mail o in formato cartaceo per posta ordinaria: l’invio delle fatture in formato analogico al momento riguarda solo alcuni clienti esteri. Il nuovo sistema informativo è già predisposto per recepire l’obbligo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione sancito dalla Legge Finanziaria 2008. Non appena gli Enti Sanitari clienti saranno tecnologicamente pronti, Samo potrà inviare le fatture anche attraverso Posta Elettronica Certificata.

I benefici

Samo ritiene di ottenere importanti benefici grazie all’adozione di soluzioni di fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva: le fatture nell’ultimo anno in seguito alla crescita del business sono aumentate da circa 13.000 a ben 18.000 fogli all’anno. La conservazione sostitutiva consentirà una volta  a regime un risparmio stimato intorno al 50% sui costi per l’acquisto della carta e dei toner. La fatturazione elettronica e la conservazione sostitutiva garantiranno nel tempo anche un notevole vantaggio in termini di gestione dello spazio attualmente richiesto dall’archivio fisico. Inoltre, i dipendenti commerciali riescono in modo rapido ad ottenere documenti necessari per reperire informazioni tecniche di carattere storico sui lotti di prodotti venduti. L’azienda in questo modo otterrà a regime un risparmio relativo al tempo dedicato alla ricerca del cartaceo. Parallelamente a tale risparmio di tempo, l’archiviazione elettronica delle fatture consente di recuperare in breve anche i documenti amministrativi relativi ai crediti commerciali in sofferenza, consentendo di contenere il tempo medio di incasso, parametro spesso molto critico per gli operatori che hanno come mercato di riferimento la Sanità. Il progetto di conservazione sostitutiva ed i vincoli procedurali previsti per legge hanno costituito l’occasione per la riprogettazione dell’intero ciclo attivo in un’ottica di maggior efficienza.