L’azienda

Findomestic è società leader in Italia nel credito alla famiglia per l’acquisto di beni e servizi a uso privato. è stata costituita nel 1984, come società finanziaria su iniziativa di istituti di credito italiani e francesi. Opera attraverso cinque principali canali di vendita: Operatori Commerciali Convenzionati, Centri Clienti Findomestic Banca, Banche, Assicurazioni e Società di Servizi, Internet, più una rete agenti gestita da Findomestic Network. Findomestic ha 2400 dipendenti e presenta impieghi di Gruppo pari a circa 10 miliardi e 700 milioni di euro.

L’applicazione

Nel settore del credito alla famiglia, i contratti regolano il rapporto tra la società e i clienti, hanno valore legale e sono spesso soggetti a variazioni legate all’evoluzione del quadro normativo. Findomestic contrattualizza ogni anno circa 4 milioni di transazioni e in questo contesto ha avviato un progetto di digitalizzazione nella compilazione e consegna dei contratti alla rete commerciale, grazie alla collaborazione con Insight, partner Adobe. In precedenza, i contratti prestampati venivano compilati attraverso un form telematico e poi stampati attraverso dispositivi ad aghi. Ciò richiedeva spesso la presenza di postazioni informatiche dedicate solo a Findomestic presso gli uffici degli operatori appartenenti al network commerciale. Attraverso il progetto di digitalizzazione, denominato “Contratti in PDF”, Findomestic si è posta l’obiettivo di automatizzare la trasmissione e compilazione dei contratti, puntando a una loro maggiore personalizzazione. Il nuovo processo di gestione dei contratti prevede che la divisione Marketing possa apporre cambiamenti, quando lo desidera, al documento; il documento viene inoltrato per la validazione all’ufficio legale, raggiungendo infine il centro di stampa per la creazione del layout. Il layout dei contratti è realizzato con Adobe Designer, software incluso nella suite Acrobat Professional. Gli eventuali cambiamenti portati alla contrattualistica dalla normativa possono essere rapidamente trasposti sui documenti Findomestic grazie alle funzioni di revisione e commento di Acrobat. Insieme al contratto è prevista anche la creazione di una copertina personalizzata per i fax riguardanti l’invio dei documenti compilati a Findomestic da parte dei venditori. La copertina, munita di codice a barre, identifica ciascun venditore e il motivo della trasmissione. Infine, la funzione IT si occupa del salvataggio del documento in formato PDF, che viene reso disponibile alle agenzie ed ai venditori convenzionati. In questo modo, anche le stampanti ad aghi in uso presso la rete commerciale sono state dismesse e sostituite con stampanti laser jet in grado di stampare fronte/retro.

Il progetto di gestione documentale ha riguardato anche la documentazione relativa alle carte di credito al consumo, servizio erogato da Findomestic anche attraverso grandi catene retail. Grazie ad Adobe Document Server è possibile stampare documenti basati su template fissi, che al loro interno prevedono campi personalizzabili con i dati del cliente. Tali template permettono di concatenare diversi file, restituendo all’utente un unico documento PDF relativo, ad esempio, all’associazione tra carta di credito e codice PIN. Il documento PDF viene reso disponibile ai clienti o ai venditori partner, a seconda della necessità.

Un’azienda verso la dematerializzazione

Il contratto rappresenta lo strumento attraverso il quale Findomestic si interfaccia con i suoi clienti. Oggi da ogni postazione, in qualunque ufficio, è possibile utilizzare e stampare il documento aggiornato e corretto. Questo nuovo approccio ha non permesso la standardizzazione dei documenti, ma anche i rapporti con i punti vendita, dalle catene alle agenzie. Attraverso un personal computer, una stampante e una connessione ad internet, ogni partner Findomestic può, in pochi minuti, preparare e stampare il contratto per il proprio cliente, con la certezza di proporre il formato aggiornato, accelerando il time-to-market delle modifiche contrattuali. Successivamente, il contratto firmato viene inviato via fax, in Findomestic, dove viene archiviato in forma digitale in PDF e legato direttamente alla pratica del cliente, attraverso un processo gestito dal Front Office CRM. Grazie alla nuova soluzione di gestione documentale la tempistica di aggiornamento dei contratti si è notevolmente ridotta permettendo, al contempo, di distribuire contratti personalizzati per catena o punto vendita a costi molto inferiori rispetto alla modalità precedente. Infine, Findomestic si attende risparmi sui costi di gestione come, ad esempio, un risparmio nell’utilizzo di carta, di servizi di trasporto e di manutenzione delle ormai obsolete stampanti ad aghi.