La nuova soluzione per ridurre il tempo di consegna ai clienti e migliorare la rotazione delle scorte: il caso STIMA S.p.A.

L’azienda

Stima è un azienda della provincia di Bologna che da oltre 40 anni opera nella vendita di componenti oleodinamici e pneumatici per il settore dell’automazione industriale. Il portafoglio prodotti di Stima è composto da più di 10.000 articoli di oltre 70 marchi. Stima si occupa anche di assistenza e supporto tecnico alla progettazione di impianti industriali. Grazie al lavoro di 32 dipendenti suddivisi tra le aree Logistica, Acquisti, Commerciale e Amministrazione, Stima ha raggiunto nel 2010 un fatturato di circa 10 milioni di Euro.

L’applicazione

Negli ultimi anni, l’azienda è cresciuta notevolmente, anche grazie a un completo portafoglio di componenti per l’automazione industriale. Parallelamente, è cresciuta la complessità dei processi aziendali, in particolare dei processi di approvvigionamento, logistici e di vendita che non erano più gestibili attraverso procedure poco formalizzate. Dopo un’accurata analisi dei processi aziendali, Stima ha adottato la soluzione Sigla Ultimate in collaborazione con Delta Phi e G.S.I. Gestione Sistemi Informativi S.r.l., partner Microsoft. La nuova soluzione ha un impatto esteso sull’attività dell’azienda e permette di standardizzare e automatizzare sia i processi primari di acquisto, logistici e di vendita, sia i processi di supporto amministrativi e di controllo. Dal punto di vista operativo, questa soluzione supporta l’area Vendite nella gestione del ciclo di vita degli ordini, grazie a schede riassuntive contenenti i dati anagrafici dei clienti, gli ordini già evasi, le offerte in corso e le conferme d’ordine. Per la notevole complessità del portafoglio d’offerta di Stima, la gestione precisa e puntuale degli ordini è un fattore critico di successo. Il nuovo sistema supporta il personale dell’area Vendite nel controllo della disponibilità a magazzino della merce ordinata, segnalando eventuali criticità relative ad articoli sottoscorta, tenendo conto del tempo di riordino in funzione della data di consegna concordata con il cliente. La gestione degli ordini e delle vendite è integrata con informazioni di carattere amministrativo e contabile che facilitano la valutazione da parte della Direzione Commerciale dell’affidabilità creditizia dei clienti. Oltre all’automazione del processo commerciale, il nuovo sistema fornisce supporto ai processi decisionali del Management di Stima. Infatti, è possibile accedere giornalmente a report di controllo sulle vendite, che evidenziano l’andamento del fatturato, l’entità degli ordini in lavorazione e degli ordini evasi. Eventuali criticità vengono così individuate e il Management può intraprendere tempestive azioni correttive. A partire da tali report sintetici, è possibile valutare l’impatto delle promozioni in corso per le diverse linee di prodotto, aggiornando i listini prezzi e verificando l’entità delle provvigioni destinate alla rete commerciale. La nuova soluzione adottata supporta anche i processi logistici, le cui performance hanno un impatto rilevante sia sull’efficienza interna nella gestione degli stock sia sull’efficacia verso i clienti di Stima nella consegna precisa e puntuale dei prodotti ordinati. Infatti, l’integrazione della gestione del magazzino con i moduli a supporto dell’area commerciale permette di aggiornare costantemente le giacenze di ciascun prodotto, con un’effettiva visibilità sulla loro posizione e sullo stato (impegnato, venduto o libero). Il sistema provvede automaticamente al calcolo delle scorte, individuando gli articoli a rischio di stock out, che vengono segnalati automaticamente per essere tempestivamente riordinati. Il personale dell’area Acquisti utilizza tali informazioni per inviare richieste di offerta agli oltre 250 fornitori attraverso il sistema gestionale. Successivamente alla ricezione della merce ordinata, Stima emette le fatture passive che vengono anch’esse registrate all’interno del nuovo sistema.

I benefici

Grazie al nuovo sistema sono migliorate le performance chiave dell’azienda. Per quanto riguarda l’area Vendite, vengono ora ottimizzate le politiche commerciali dell’azienda, con l’obiettivo di massimizzarne la redditività, monitorando puntualmente l’affidabilità creditizia di ciascun cliente. L’introduzione dei moduli a supporto della gestione del magazzino e degli acquisti ha portato ad una pianificazione dei riordini più attenta all’effettiva domanda da parte dei clienti e rispettosa dei tempi di consegna concordati, aiutando Stima a migliorare la rotazione dei prodotti a magazzino. L’integrazione tra le aree Vendite e Logistica nella gestione degli ordini di vendita ha portato ad una riduzione del tempo di prelievo dei prodotti, che facilita la predisposizione di spedizioni più precise in minor tempo.