Ente

La Regione Emilia-Romagna con circa 3.000 dipendenti, un bilancio di circa 18 miliardi di Euro, e oltre 4.000 postazioni di lavoro è strutturata in 3 Direzioni Generali Centrali e 7 Direzioni di settore oltre al Gabinetto del Presidente di Giunta. L’Ente si rivolge anche a Comuni e Province per creare un sistema efficiente di autogoverno del territorio.

L’applicazione

Con l’obiettivo di ridurre i costi relativi alla produzione e alla diffusione del Bollettino Ufficiale della Regione (BUR) pari ad oltre 2 milioni di euro all’anno, la Regione Emilia-Romagna ha intrapreso un progetto per convertire il BUR da pubblicazione cartacea a documento informatico con diffusione esclusivamente telematica attraverso il sito istituzionale della Regione. Grazie a un adeguamento normativo della Legge (L.R. n. 28/1987) che regola l’ordinamento e le modalità di pubblicazione e di diffusione del Bollettino, la Regione ha conferito validità legale alla pubblicazione telematica del BUR, la cui autenticità è certificata dall’apposizione della firma digitale del responsabile del BUR. Il passo successivo del progetto ha previsto l’individuazione della piattaforma informatica di gestione dei contenuti, di impaginazione editoriale e di conservazione sostitutiva a norma del BUR. Attualmente la produzione telematica del Bollettino è realizzata da una redazione distribuita, costituita sia da personale della Regione che di  altri Enti  regionali. I contenuti vengono redatti, inviati e condivisi attraverso un sistema open source di Content Management messo a disposizione  dall’Amministrazione regionale attraverso una interfaccia web. La redazione della Regione continua ad occuparsi del processo di produzione del Bollettino, svolge le attività di gestione e selezione dei contenuti da inserire in ciascun numero/supplemento e, grazie al supporto fornito dal nuovo sistema, produce gli impaginati del BUR sia in bozza che in forma definitiva. Per la pubblicazione e l’archiviazione del BUR viene utilizzato il formato digitale PDF/A, specifico per l'archiviazione di documenti elettronici, che garantisce che il documento sia visualizzabile sempre allo stesso modo, anche a distanza di tempo e con programmi software diversi. Il responsabile della redazione firma digitalmente il file PDF/A e procede con la pubblicazione sul sito istituzionale della Regione. Successivamente, il file viene inviato al Polo Archivistico Regionale (PARER) per la conservazione a norma. Per le inserzioni redatte dalle strutture interne alla Regione è stata realizzata una integrazione applicativa Web (basata su tecnologia SOAP) con il sistema informatico di gestione degli atti amministrativi. Da un lato, durante la compilazione del BUR, il sistema permette la verifica e la compilazione automatica dei campi relativi agli atti, minimizzando così la possibilità di errori di riscrittura; dall’altro gli estremi dei dati pubblicazione sul BUR (numero e data del bollettino) vengono automaticamente aggiornati nel sistema degli atti contestualmente al momento in cui il BUR viene inviato in conservazione.

I benefici

Il progetto di dematerializzazione del BUR ha permesso alla regione di risparmiare oltre 2 milioni di Euro all’anno, relativi alla riduzione delle spese per l’acquisto della carta, di tipografia e di spedizione del Bollettino. Inoltre, è diminuito l’impatto ambientale dell’Ente, grazie alla mancata produzione di circa 240 tonnellate di carta stampata. Grazie a opportune azioni di Change Management messe in atto dalla Regione (riorganizzazione, comunicazione e formazione), è  stato adottato un modello organizzativo distribuito per la redazione che coinvolge ogni singolo inserzionista e migliora la qualità della pubblicazione. Ora, infatti, gli inserzionisti hanno a disposizione più tempo per inserire i contenuti da pubblicare e possono seguire l’iter di pubblicazione, con un miglioramento di efficienza del processo. Il nuovo sistema informatico consente la consultazione gratuita del BUR presso gli Uffici Relazioni con il Pubblico e le Biblioteche della Regione e degli Enti locali. Inoltre, presso i Comuni della Regione, è disponibile in visione gratuita, almeno una copia stampata dell’ultimo numero. La distribuzione telematica e gratuita del BUR ha permesso di eliminare gli abbonamenti all’edizione cartacea, il cui importo era calcolato sulla base della dimensione della pubblicazione, consentendo anche la semplificazione e la riduzione dei costi a carico degli inserzionisti introducendo una tariffa unica per le pubblicazioni.