L’azienda

Lo Studio del Dott. Claudio Lugli ha la propria sede a Modena e offre assistenza e consulenza fiscale a imprese, enti pubblici e privati. Lo studio si occupa della pianificazione della fiscalità diretta ed indiretta, della redazione di dichiarazioni fiscali e offre servizi di check-up economico-finanziari di supporto alle imprese in fase di ristrutturazione.

L’applicazione

Lo Studio Lugli ha la necessità di archiviare la documentazione relativa a ciascun cliente e gestisce una consistente biblioteca di articoli professionali. Grazie alla collaborazione con Copianova, Canon Business Center di Canon Italia, lo Studio ha adottato la soluzione 4 MFP Canon integrata con la piattaforma documentale Therefore Workgroup Edition. La prima fase del progetto di adozione ha previsto l’analisi dei processi aziendali dello Studio Lugli e delle attuali modalità di lavoro da parte di un Solution Consultant di Copianova. La soluzione proposta ha previsto l’integrazione delle stampanti multifunzione Canon iR a colori con la piattaforma documentale. Tale configurazione ha permesso l’utilizzo di funzioni di scansione intelligente dei documenti, alla cui immagine digitale vengono associati campi indice e categorie finalizzati a facilitarne la ricerca attraverso parole chiave come, ad esempio, il nome del cliente. Tramite il modulo Therefore Capture, opportunamente configurato, i documenti scansiti vengono prelevati, indicizzati e inviati al sistema di archiviazione che li conserva in base alle categorie di appartenenza. Per tutti i documenti della biblioteca è stata inoltre prevista la conversione, in fase di archiviazione, in PDF ricercabile, in modo da permettere la ricerca full-text all’interno degli stessi. L’archivio digitale è stato installato su un server virtuale, al quale possono accedere tutti i PC client dello Studio. Tramite l’applicazione Therefore Viewer, gli impiegati possono consultare l’archivio della biblioteca in tempi rapidi e ricercare tutta la documentazione necessaria grazie alla funzionalità OCR Full Text.

I benefici

La nuova piattaforma di gestione documentale consente la dematerializzazione di tutti documenti cartacei facilitandone la ricerca per parole chiave all’interno dell’archivio digitale. Grazie alla collaborazione con il partner tecnologico in fase di implementazione, lo Studio Lugli può operare secondo modalità più produttive ed efficaci nello svolgimento delle attività quotidiane, con un aumento di efficienza dei processi aziendali legato alla riduzione dell’impatto di attività a basso valore aggiunto di ricerca manuale dei documenti cartacei. Infatti, l’utilizzo dell’archivio è stato esteso a tutto il personale, che quindi può trovare con facilità e precisione le informazioni relative a ciascun cliente, organizzando al meglio le pratiche e semplificando il processo di fatturazione.