Una piattaforma di gestione documentale per migliorare l’efficienza dei processi di back office e il livello di servizio per i pazienti: il caso Gruppo Essepienne

L’azienda

Il Gruppo Essepienne opera nel settore sanitario e ha celebrato nel 2010 40 anni di attività. L’azienda comprende 13 strutture sanitarie: Fisioterpik e Riva Reno in provincia di Bologna, Vitalis, Mesola e Sant’Agostino in provincia di Ferrara, Antalgik Mestre, Antalgik Mirano e San Benedetto in provincia di Venezia. Inoltre il gruppo gestisce le Terme San Petronio Antalgik, le Piscine termali San Luca Pluricenter, le Terme Felsinee, Acquabios, il Villaggio della Salute Più, anch’essi localizzati in provincia di Bologna. I centri sono convenzionati con il Servizio Sanitario Nazionale e sono in grado di offrire un ampio portafoglio di servizi per la salute che comprende la diagnostica, la specialistica, la fisioterapia e la riabilitazione. Grazie alla collaborazione di circa 200 dipendenti, il Gruppo ha raggiunto un fatturato 2010 di oltre 30 milioni di euro.

L’applicazione

Il Gruppo Essepienne ha adottato una piattaforma di gestione documentale per snellire i processi di back office e l’archiviazione della documentazione cartacea, costituita da 250 mila fatture annue e oltre un milione di pagine in formato A4 di documentazione clinica. La gestione di tali flussi informativi è un aspetto importante per Essepienne, perché ha impatto sulle prestazioni interne di efficienza nella gestione del rapporto di convenzione con il Servizio Sanitario Nazionale (ASL di Bologna) e sulle prestazioni di efficacia verso i clienti. Il primo passo del progetto ha previsto l’adozione di una piattaforma software per l’archiviazione delle immagini digitali dei documenti e l’installazione presso le strutture sanitarie di 51 scanner. Successivamente, Essepienne ha attuato la digitalizzazione dell’intera documentazione cartacea a partire dalle impegnative mediche per le prestazioni ai pazienti. Il passo successivo ha previsto, a partire dal 2009, la dematerializzazione delle fatture attive grazie all’implementazione un portale Web - www.circuitodellasalute.it - attraverso il quale gli utenti possono accedere a un’area riservata. Registrandosi con username e password, i clienti del Gruppo possono accedere alle proprie fatture e alla documentazione medica. Dal punto di vista operativo, i pazienti presentano l’impegnativa del medico al centro di prenotazione del Gruppo Essepienne. Gli addetti eseguono la scansione e l’archiviazione digitale delle richieste e, attraverso la nuova piattaforma Web, redigono automaticamente la prenotazione della visita, che include i moduli relativi alla salvaguardia della privacy del paziente. La documentazione digitale è a disposizione del personale medico che certifica l’avvenuta prestazione apponendo la firma digitale sul documento. Successivamente, l’intera documentazione viene acquisita dalla segreteria che crea un unico file in formato PDF da inoltrare per legge all’ASL di riferimento. Il flusso documentale verso la ASL di Bologna comprende in media ogni settimana oltre 5.700 ricette mediche e più di 8.500 documenti in formato A4 che, in precedenza, venivano recapitate in formato cartaceo. Ora, il Gruppo si occupa della conservazione sostitutiva a norma di legge della documentazione medica e invia mensilmente alla ASL un DVD contenente i file di archivio. Grazie all’adozione della nuova piattaforma di gestione documentale, il Gruppo Essepienne è stata la prima azienda sanitaria privata ad aderire al progetto SOLE (Sanità On Line) della Regione Emilia Romagna, la rete informatica che collega circa 3.800 medici di medicina generale e i pediatri con le strutture e i medici specialisti delle aziende sanitarie della Regione Emilia Romagna. In tal modo, i referti clinici di ciascun utente vengono inviati alla banca dati regionale per essere distribuiti in formato digitale ai medici di famiglia di competenza.

I benefici

Grazie alla nuova piattaforma di gestione documentale, il Gruppo Essepienne ha migliorato l’efficienza dei processi interni, perseguendo economie di scala nella gestione dei documenti cartacei. L’archiviazione sostitutiva ha consentito un risparmio dei costi per l’acquisto di carta e per la movimentazione dei documenti. Ogni struttura sanitaria, infatti, consegna mensilmente alla ASL di Bologna un DVD che sostituisce la spedizione di archivi del peso di diverse centinaia di chilogrammi. Inoltre, i processi di back-office risultano più snelli e il personale di Essepienne impiega meno tempo in attività a basso valore aggiunto come, ad esempio, la ricerca di documenti in estesi archivi cartacei. Inoltre, è migliorato il livello di servizio per i clienti, che hanno a disposizione via Web la propria documentazione medica e, ad esempio, possono reperire in pochi click le fatture in tempo per usufruire dei benefici fiscali. L’installazione del sistema su un server aziendale ad alta affidabilità ha gettato le basi per una futura estensione dei servizi digitali teso non solo al miglioramento della gestione ma anche ad un servizio sempre più tempestivo e di qualità.