L'operatore sociale è a portata di app e per “timbrare il cartellino” basta lo smartphone

L’IDEA IN BREVE

La cooperativa sociale Gulliver ha trovato un modo agile per gestire le sostituzioni di personale, pianificare le presenze, conteggiare le ore di lavoro dei dipendenti “jolly” che si spostano per sostituire i colleghi in ferie o in malattia. Tutto questo è possibile grazie a Metropoli: una soluzione informatica basata su GPS, fruibile via internet e aggiornata tramite una app montata su smartphone, per la pianificazione e il tracciamento degli operatori in mobilità. A svilupparlo è Caramella Multimedia srl, la software house di Campogalliano (Modena) già presente a Smau Milano 2014 in qualità di rappresentante delle start up dell'Emilia Romagna.

L’ESIGENZA

La necessità sentita da Gulliver, una cooperativa sociale molto grande con all'attivo quasi 1600 lavoratori, è quella di gestire le presenze, le ore di lavoro e i cartellini di operatori in diverse aree (dalle scuole primarie e secondarie, ai centri anziani, ai centri per portatori di handicap) che sostituiscono  i colleghi di ruolo in malattia. Un lavoro che fino al 2014 è gestito compilando manualmente fogli Excel, senza capacità di gestione ordinaria della flessibilità causata dalle continue, e inevitabili, modifiche dei turni di lavoro.

Le necessità sono molteplici. Bisogna gestire aree di varie tipologie, e a farlo devono essere più operatori che lavorano nella centrale operativa. Deve essere possibile pianificare delle sostituzioni quotidiane per lo stesso operatore, anche su diverse aree. C'è bisogno di poter variare i turni anche in tempo reale. Il sistema deve saper conteggiare i chilometri percorsi dagli operatori per poter calcolare il rimborso spese riducendo al minimo il margine di errore.

LA SOLUZIONE

La soluzione arriva, dopo mesi di ricerche, leggendo un articolo di giornale che parla proprio di Metropli, la app sviluppata dalla start up Caramella Multimedia srl. La sperimentazione comincia nel febbraio 2015, e in soli due mesi, dal 15 maggio, il programma entra in uso per 80 operatori.

Funziona così: la pianificazione dei turni avviene tramite un sistema cloud centralizzato; quando l'addetto ai turni nella centrale operativa riceve la segnalazione di un'assenza da coprire, inserisce il dato nel programma e seleziona un operatore per la sostituzione; il nuovo appuntamento viene inviato in automatico via notifica alla app installata sullo smartphone (Android o Apple) dell'operatore.
Il viaggio dell'operatore viene tracciato: gli orari di partenza e arrivo rimangono in memoria nella cloud sfruttando il posizionamento Gps dello smartphone interfacciato con Google Maps. Così anche il calcolo dei chilometri percorsi è automatizzato. L'operatore, giunto nella struttura, marca l'ingresso sulla app, lo stesso farà all'uscita. Ogni anomalia riguardo la pianificazione preimpostata viene segnalata alla centrale operativa. Tutti i dati vengono esportati verso i gestionali amministrativi e contabili, per la valorizzazione automatica delle buste paga.

IL CAMBIAMENTO

L'ingresso di Metropoli alla cooperativa sociale Gulliver ha determinato la scomparsa della carta e dei fogli Excel per segnare i turni. Sono diminuiti i tempi di smaltimento delle pratiche per gli impiegati. Le verifiche sul comportamento del personale sono più approfondite e anche il calcolo delle indennità per i chilometri percorsi avviene senza errori, evitando anche quelli che erano causati da banale distrazione. Infatti i dati sui chilometri percorsi si trasferiscono con un semplice comando da Metropoli al programma di gestione delle buste paga.

Un altro cambiamento è l'archivio elettronico dei dati relativi agli spostamenti e alle marcature, che sono ora di immediata consultazione e possono essere esportati e stampati.

Il sistema ha migliorato il rapporto con i clienti, consentendo una rendicontazione del lavoro svolto molto più dettagliata di prima. In futuro la cooperativa intende ad esempio implementare nuovi tipi di marcatura da far eseguire agli operatori, che comunicheranno sulla app non solo l'orario di entrata ed uscita da una struttura assistenziale, ma anche la tipologia di servizio eseguito (per esempio la spesa, la preparazione di un pasto, e così via).

L'AZIENDA

La cooperativa sociale Gulliver è stata fondata nel 1996 a Modena, ereditando l'esperienza imprenditoriale della C.s.a. Cooperativa Socio Assistenziale di Modena, che si occupava di servizi sanitari e assistenziali dal 1977.

Gulliver opera nel settore socio assistenziale ed in particolare si occupa dell’assistenza ad anziani ed alle persone diversamente abili, della gestione di servizi educativi (asili nido e scuole materne), di servizi rivolti alla psichiatria e servizi di mediazione interculturale. Gulliver ha 1523 addetti (comprendendo sia i soci che i lavoratori) con un fatturato annuo che ammonta a 45 milioni di euro.