Acetum: comunicare velocemente con la video-conferenza

L’idea in breve

In meno di un anno una società con quasi 100 milioni di euro di fatturato annuo e che basa il suo business sulla produzione ed esportazione dell’aceto balsamico di Modena è riuscita a modernizzare il suo sistema di comunicazione interna con un notevole risparmio di tempo e denaro. Acetum conta quattro sedi operative in Italia, oltre alla principale e una negli Stati Uniti. Fino a un anno fa le strutture non comunicavano tra loro, non erano dotate di un sistema integrato per la gestione delle telefonate: “Tutto avveniva in modo tradizionale e obsoleto – racconta Alessandro Ori, direttore Sistemi informativi dell’azienda - si organizzavano riunioni mandando mail con destinatari multipli, si passavano le comunicazioni con pos-it sulla scrivania, si cercava sempre di vedersi in modo diretto con una notevole perdita di tempo”. La rivoluzione è avvenuta con l’adozione di Skype for Business per le comunicazioni tra dipendenti.

Un passaggio graduale dal telefono alla video-chiamata

“Abbiamo pensato che fosse necessario lavorare sinergicamente per trovare una soluzione che fosse facilmente estendibile a tutta la rete dell’azienda e che avvicinasse i dipendenti all’utilizzo della tecnologia”. L’azienda si è appoggiata al partner Centro Computer, e ai dipendenti è stata data la possibilità di migrare gradualmente dalla chiamata tradizionale alla video chiamata. “All’inizio abbiamo riscontrato un po’ di resistenza tra i dipendenti che preferivano l’opzione di appoggiarsi alla vecchia cornetta pur facendo telefonate con Skype Business”, con il tempo però la maggior parte si è abituata all’utilizzo della cuffia wireless collegata al PC.

Risparmio del tempo di trasferta

L’obiettivo era quello di migliorare la qualità del tempo lavorativo e in effetti i risultati si sono visti fin da subito. “Abbiamo voluto dare a tutti i dipendenti la possibilità di usare la video-conferenza e non relegarla sono a manager di un certo livello”. Altro obiettivo fondamentale era la riduzione dei costi delle trasferte, obiettivo raggiungibile diminuendo drasticamente il numero di riunioni da svolgere di persona. “Non volevamo che i nostri dipendenti perdessero due ore di tempo per andare ad assistere a una riunione quando qualsiasi presentazione può essere svolta in video conferenza! – spiega Alessandro Ori - Skype for Business in molti casi può essere utilizzato per svolgere riunioni da remoto e non far sentire alle persone in conference call la distanza fisica dei partecipanti”.

Il valore dello stato di presenza

Grazie all’utilizzo del nuovo sistema di comunicazione, le persone possono far capire agli altri dipendenti quando sono disponibili per una telefonata: “Volevamo che i dipendenti capissero il valore dello stato di presenza, ossia l’importanza di quell’icona verde, gialla e rossa che indica la disponibilità alla risposta”. Anche questo consente un notevole risparmio di tempo perché riduce il numero di chiamate a vuoto: “Ora se qualcuno vuole collegarsi con me può sapere in anticipo se posso rispondere o meno alla telefonata e anche io potrò scegliere di mettere lo stato di presenza rosso per indicare che non voglio essere disturbato”.

L'azienda

Acetum ha la sua seda principale a Cavezzo (Modena) ed è il maggiore produttore di aceto balsamico di Modena IGP con volumi pari a circa il 25% della produzione. La società è stata acquisita nel 2015 da parte del gruppo Clessidra. Acetum basa il suo business per l’80% sull’esportazione. Ha quattro sedi in Italia oltre alla principale, e una sede negli Stati Uniti. I dipendenti in Italia sono 170 e 100 hanno cominciato a usare Skype for Business per le comunicazioni. I restanti 70 sono operai e hanno meno bisogno di utilizzare questo mezzo di comunicazione. L’introduzione di un sistema di Unified Comunication è stata fortemente voluta dalla nuova Direzione aziendale.