ACO Passavant, un sistema automatizzato per i cataloghi cartacei

L’idea in breve

ACO Passavant è la filiale italiana del Gruppo ACO, leader nel mercato delle soluzioni di drenaggio e trattamento delle acque. Il Gruppo conta più di 4000 dipendenti, 30 siti produttivi in tutto il mondo e un fatturato che supera i 700 milioni di euro. La sede italiana della multinazionale tedesca è a Bagnolo in Piano (Reggio Emilia) e da qui si snoda una rete distributiva capillare che copre il territorio nazionale. L’azienda nel 2014 ha deciso di cambiare passo adottando un sistema innovativo per la realizzazione di cataloghi e listini. “I nostri cataloghi e listini prodotto sono molto complessi e contemplano un numero elevatissimo di codici e descrizioni tecniche. Abbiamo sentito fortemente la necessità di un sistema che rendesse più semplice ed efficace la loro compilazione”, spiega Giusi Di Stefano, responsabile marketing e comunicazione di ACO in Italia e responsabile del progetto di implementazione del sistema. Per questo ACO Passavant si è appoggiata alla società Pragma 2000 che ha introdotto in azienda il sistema integrato di gestione della documentazione tecnica e commerciale DOQU/PODS.

Database disaggregati e lavoro manuale

“Per noi si è trattato di un passaggio fondamentale. Prima la realizzazione dei cataloghi – gestita internamente da personale senza un background grafico - faceva leva sul programma InDesign e prevedeva un inserimento manuale di contenuti provenienti da fonti diverse. Il rischio di errore era sempre molto alto – spiega Di Stefano -, così come quello di duplicazione di codici e prezzi su listini diversi. Nei nostri cata-listini confluivano informazioni provenienti da banche dati non unificate e residenti su computer o server diversi; file excel, cartelle di immagini e file di testo erano inoltre gestiti da soggetti diversi e secondo logiche disomogenee. Ciò comportava una moltiplicazione delle ore di lavoro necessarie per finalizzare ogni singolo listino, a maggior ragione se si pensa che di ogni nostro stampato realizziamo sempre anche la versione equivalente in lingua inglese”. Nonostante la quantità di tempo investito nella compilazione cataloghi, il risultato finale non soddisfaceva mai pienamente le aspettative. “Per tale ragione, abbiamo deciso di cambiare modus operandi e di individuare un sistema informatico grazie al quale, da un lato, raccogliere e gestire in modo centralizzato le informazioni di prodotto (codici, descrizioni, immagini, disegni tecnici ecc) e, dall’altro, automatizzare l’impaginazione e rendere il lavoro preciso e privo di errori”.

Un sistema completamente personalizzabile

La scelta è ricaduta sul partner Pragma 2000. “Ci hanno subito trasmesso l’impressione di una profonda competenza in materia e ci piaceva l’idea che il sistema da loro proposto fosse personalizzabile e adattabile alle nostre specifiche esigenze grafiche e organizzative”. Il lavoro è iniziato nel 2014 con una prima analisi dei nostri file e documenti grafici e la successiva verticalizzazione del sistema. Siamo poi passati alla fase di messa a punto e popolamento del sistema: “Una nostra risorsa interna è stata formata e addestrata – learning by using - all’uso delle procedure del sistema Docu/Pods, per poi diventare il gestore unico del sistema incaricato dell’inserimento e della manutenzione dei contenuti. Si è trattato di un lavoro piuttosto lungo, data la complessità che caratterizzava i nostri dati e il volume di informazioni da caricare a sistema; ma il risultato è stato ottimo”. Quello che più colpisce è il grado di precisione che si è riusciti a raggiungere. “Oltre al fatto che l’impaginazione grafica ora è perfetta, quello che più ci soddisfa è l’azzeramento degli errori. Il controllo è fatto dalla macchina e questo impedisce che ci siano sviste”. Per esempio il sistema è in grado di eliminare ogni ridondanza perché impedisce che uno stesso codice possa essere inserito più volte.

Listino Excel automatizzato

“Essendo ACO un’azienda multinazionale era importante che il sistema fosse predisposto per gestire più lingue, nel nostro caso l’italiano e l’inglese.  Docu mette a disposizione un’interfaccia in cui è possibile scegliere per ciascun documento la lingua “dalla” quale tradurre e la lingua “verso” la quale effettuare la traduzione. In alternativa, è possibile esportare i testi da tradurre in formato xml e affidarli ad un sistema di traduzione assistita in grado di restituirli tradotti; Docu consente poi la reimportazione dell’xml tradotto.” Un’altra sentita esigenza di ACO era quella di poter generare in modo automatico i listini anche nel formato Excel, senza dover compiere un doppio lavoro. “Tutti i nostri listini vengono sempre realizzati sia in un formato grafico sia nel formato Excel. Prima dell’avvento di Docu, la realizzazione del listino in Excel consisteva in una lunga rielaborazione di informazioni esportate dall’AS 400 e quasi mai immediatamente allineate a quanto inserito nella versione grafica dello stesso documento. Ora non è più così, il sistema fa tutto in automatico. Con un semplice click e in pochi secondi è possibile generale listini Excel perfettamente organizzati e nella lingua (italiano o inglese) che si desidera”.