SIXTEMA, un sistema informativo 3.0 per UTET e FMR

L’idea in breve

Passare in un anno da quattro sistemi disaggregati e basati ancora sullo scambio di fax, a un nuovo software totalmente integrato modulare e con tecnologia web. E’ quello che è successo al gruppo editoriale UTET e FMR che da giugno 2015 ha stretto una partnership con SIXTEMA, un’azienda che si occupa di fornire soluzioni per associazioni imprenditoriali, studi commercialisti, consulenti del Lavoro e PMI. “Un cambiamento radicale per due case editrici con una tradizione consolidata come UTET e FMR – spiega Stefano Gianasi direttore Finance & Operations – in poco tempo siamo passati da un sistema obsoleto a un metodo che ci permette di essere all’avanguardia, un’azienda 3.0”.

UTET GRANDI OPERE FMR è parte del Gruppo Cose Belle d’Italia con il sito www.cosebelleditalia.com.

Innovazione al servizio della tradizione

Un cambiamento necessario quello operato da UTET e FMR: “Nel gennaio 2016 abbiamo deciso di mettere insieme le forze e dando vita a un nuovo gruppo editoriale che unisce la tradizione di UTET, la prima casa editrice italiana famosa per le sue opere di saggistica e i suoi approfondimenti culturali certificati a livello internazionale, e il modello di FMR la casa editrice di Franco Maria Ricci che si è da sempre occupata di divulgazione di volumi dedicati all’arte – spiega Marco Castelluzzo Amministratore delegato del Gruppo UTET GRANDI OPERE FMR – abbiamo creato un polo d’eccellenza per la pubblicazione di opere dedicate a una nicchia di lettori molto preparati”. E proprio questa nuova unione ha portato alla necessità di creare un sistema di contatti unico che rispondesse alle esigenze di vendita diretta proprie di entrambe le case editrici. “Mantenendo sempre un occhio alla tradizione, abbiamo voluto innovare il sistema per facilitare l’incrocio dei database e mantenere i contatti con i nostri clienti di riferimento - sottolinea Castelluzzo – ora siamo in grado di dar vita a progetti originali lavorando in un sistema integrato con un unico grande database”

Un unico software integrato

“Ci siamo trovati nella necessità di modernizzarci, e per una casa editrice che ha appena compiuto 225 anni non è una cosa scontata”. I modelli di business di entrambi gli editori si basano sul coinvolgimento di agenti monomandatari che contattano i clienti per prendere appuntamenti privati e vendere i prestigiosi volumi. “I contatti fino a un anno fa avvenivano su database disaggregati, difficili da consultare e i contratti con i clienti venivano gestiti via fax”. Ora, come ci spiega Gianasi, il meccanismo è stato rivoluzionato. Gli applicativi coinvolti sul processo di CRM aziendale, ben quattro sistemi disaggregati, sono stati sostituiti da un software totalmente integrato, più snello, modulare e con tecnologia web. Inoltre è stata data la possibilità agli agenti di lavorare su Tablet e Smartphone.

I database dono stati normalizzati e integrati passando da quattro a uno solo completamente nuovo anche per quanto riguarda l’interfaccia del flusso informativo. Per superare i limiti fisici dell’azienda, tutti i servizi sono stati fatti migrare su cloud.

La profilazione dei clienti

Il bilancio dell’adozione del nuovo sistema basato su una tecnologia di ultima generazione è molto positivo: “Abbiamo subito notato un risparmio di tempo notevole – spiega Gianasi – e un cambiamento radicale del lavoro degli agenti che lavorano sul territorio. I nostri agenti ora perdono meno tempo a mandare fax e contattare i clienti e possono concentrarsi meglio a gestire le informazioni”. Si è passati a un sistema che guarda molto di più alle esigenze del cliente che riceve offerte sulla base del suo profilo. “Oggi in base ad una specifica profilazione degli utenti, si può stabilire sia il parco clienti sia il tipo di informazioni legate ad ogni singolo cliente e il tipo di opere da promuovere”.

Non solo, nel momento in cui un venditore riesce a ottenere un appuntamento con un cliente, il sistema crea già una bozza d'ordine. Rispetto a prima, si ottimizza notevolmente il lavoro di back office degli agenti: “Basta solo impostare i dati relativi alla parte economica e di prodotto, mentre tutte le informazioni relative al cliente sono recuperate direttamente dalle anagrafiche centralizzate nel CRM”.