Quadrifoglio Spa: organizzare e strutturare i processi aziendali utilizzando la Gestione Documentale

L’idea in breve

Le attività svolte da Quadrifoglio Spa comportano un notevole interscambio di documentazione; per ridurre la mole di documenti da gestire, è stato possibile immaginare l’introduzione di tecnologie di ECM (Enterprise Content Management) e BPM (Business Process Management) con l’obiettivo di rendere i processi aziendali più efficienti e strutturati e riorganizzare interi ambiti dell’azienda. Tutto ciò è stato avvalorato dalla consapevolezza che gli elementi di stimolo all’adozione del documento digitale appaiono di gran lunga superiori a quelli di vincolo. I documenti e le informazioni si dicono "strutturati" quando possono essere archiviati o gestiti in maniera autonoma dal sistema informativo. Quelle "destrutturate" o "parzialmente strutturate" devono invece essere in parte o in toto indicizzate dall'operatore, intervenendo nella gestione e nell'organizzazione delle informazioni. Collegando la parte strutturata a quella de-strutturata, è possibile liberare gli utenti da tutte le attività a non valore aggiunto e ottimizzare i processi che portano alla conoscenza.

Processi aziendali e Gestione Documentale

Un software di gestione documentale deve permette di gestire al suo interno i processi organizzativi aziendali, meglio se con l'uso di schemi grafici facilmente modificabili, per definire il loro funzionamento e controllo. Un’azienda di successo ha la capacità di differenziare i processi chiave rispetto ai concorrenti, laddove per processo di business si intende un insieme di attività coordinate e supportate da persone, tecnologie e conoscenze. Dunque nasce la necessità di coordinare il lavoro delle persone, così spiega Maurizio Freschi, ICT Manager: “I documenti contengono dati, producono informazioni, generano conoscenza: solamente se gestiti digitalmente”.

L’ottimizzazione dei processi consente una semplicità d'uso per l'utente finale che viene guidato nello svolgimento delle proprie funzioni, una semplificazione per l'azienda che può rendere operativi in pochissimo tempo un nuovo flusso gestionale e un’ottimizzazione per la Direzione ICT che ha il totale controllo delle fasi di disegno, test e messa in produzione della nuova implementazione all’interno dell’applicativo. I settori che in Quadrifoglio erano maturi e hanno espresso l’esigenza di gestire i propri documenti con un software di Gestione Documentale sono la ‘Contabilità in ambito Ciclo Attivo’ e la struttura che si occupa di Bollettazione e Rapporti con l’Utenza (TIA).

L’esigenza di dematerializzare i documenti

Quadrifoglio ha avviato un processo di revisione delle proprie procedure volto a favorire il passaggio a strumenti di gestione elettronica e archiviazione della documentazione cartacea su supporti digitali. Alcuni procedimenti amministrativi come il protocollo in ingresso e in uscita per la Struttura TIA che cura la bollettazione e il CRM, la gestione del ciclo Attivo, l’invio delle notifiche attraverso la posta elettronica certificata negli ultimi anni hanno subito una radicale trasformazione per effetto delle innovazioni introdotte in ambito ICT. Inoltre, le recenti variazioni alle disposizioni normative indirizzate alla dematerializzazione dei procedimenti amministrativi (fatturazione elettronica) inducono le aziende delle multiutility a rinnovare i propri aspetti organizzativi, normativi, archivistici e tecnologici. Questo contesto ha rappresentato lo scenario ideale dove applicare le peculiarità di un software GED e BPM abbastanza flessibile da innestarsi nei processi di business dell’azienda; nella fattispecie sono stati aggrediti gli ambiti di Protocollo, Dematerializzazione Ciclo Attivo, Conservazione Sostitutiva a Norma e Fatturazione PA, Invio Massivo Solleciti, Accertamenti e Penali via PEC.

Obiettivi progettuali

Lo scopo progettuale relativo al Protocollo TIA prevedeva l’esclusione della carta dalle procedure di gestione delle pratiche in ingresso e in uscita. L’analisi dei requisiti evidenziava come queste pratiche fossero sottoposte a una gestione manuale che creava un aggravio di costi ed esponeva Quadrifoglio Spa a possibili rischi legali legati alle attività degli operatori. Una delle finalità del progetto era anche quella di rivedere gli aspetti di sicurezza e di conservazione della documentazione in ingresso e in uscita al fine di rendere immodificabile e disponibile una pratica di protocollo secondo le più recenti modalità di ricerca a conservazione del dato. Sono stati completamente reingegnerizzati i processi di gestione del Protocollo TIA. Lo scopo progettuale relativo al Ciclo Attivo prevedeva la completa eliminazione della carta e la definizione di flussi di processo che indirizzassero i documenti verso canali separati, distinguendo la fatturazione verso la PA da quella non PA.

Soluzioni adottate

In ambito GED/BPM sono state adottate le soluzioni Abletech andando tra l’altro ad automatizzare completamente la gestione delle PEC e ad implementare una soluzione che automatizza l’acquisizione dei metadati dei documenti attraverso l’utilizzo di datamatrix.

Benefici ottenuti

In ambito Ciclo Attivo i risultati positivi ottenuti sono l’eliminazione della carta, la disponibilità immediata dei documenti grazie all’integrazione con il sistema ERP, la completa automazione dell’invio delle fatture e della gestione delle ricevute.

In ambito Protocollo TIA i vantaggi ottenuti sono la disponibilità immediata e la tracciabilità dei documenti, la certezza della gestione e del rispetto del processo, la sicurezza di avere sotto controllo in tempo reale lo stato delle circa 70.000 pratiche gestite ogni anno.

L'azienda

Quadrifoglio nasce nel 1955 come municipalizzata del Comune di Firenze con lo scopo di gestire i rifiuti in modo integrato. A fine anni 80 oltre a raccolta, spazzamento, trasporto e trattamento dei rifiuti si specializza anche nei servizi a tutela del territorio. Oggi Quadrifoglio Spa, a completo capitale pubblico, serve dodici comuni dell’area metropolitana fiorentina, ha industrializzato un sistema di raccolta con cassonetti interrati nel centro storico di Firenze e avviato nuove metodologie di conferimento con il sistema calotte a controllo volumetrico, ha superato il 50% di raccolta differenziata con punte vicino all’80% in alcuni comuni e zone dell’area servita. Ad oggi l’azienda conta 1.021 addetti, 1.244 automezzi, 412.100 tonnellate/anno rifiuti trattati, 57,4% percentuale raccolta differenziata, 635.704 abitanti + 171.000 city users + 12 milioni di turisti. L’azienda matura un fatturato annuo di 134.900.000 euro.