L'azienda

Tecnitalia è specializzata nella progettazione e nella produzione di arredamento per negozi di ottica, sia in Italia sia all'estero, dove opera con una rete esterna di agenti. Con 15 addetti l'azienda raggiunge un fatturato di circa 4 milioni di euro, un terzo del quale realizzato nel mercato del Medioriente. Oltre ai piccoli artigiani locali, l'azienda compete a livello sia nazionale sia internazionale con imprese italiane, questo per l'alta qualità dell'industria italiana nel mobile e arredamento che ancora oggi non ha confronti nel resto del mondo. L'azienda è comunque l'unica in questo specifico segmento di mercato a mantenere internamente le funzioni di progettazione e produzione; questa stretta integrazione è per Tecnitalia un fattore distintivo molto forte che può essere salvaguardato solo grazie a un'elevata efficienza complessiva che pervada tutti i processi aziendali.

L'applicazione

Per supportare al meglio la gestione del business aziendale la società sta implementando, grazie all'intervento di CBT, business partner di IBM, la soluzione gestionale ACG Vision4 che fornisce un'integrazione tra le attività del CRM e i processi tipici gestiti da un sistema ERP in un ambiente web-based. L'obiettivo è quello di procedere con una riorganizzazione interna al fine di supportare al meglio le attività produttive, permettendo al contempo agli agenti operativi nei diversi territori, anche esteri, di elaborare in autonomia i preventivi richiesti dalla clientela. La situazione precedente, che vedeva la presenza di due soluzioni autonome, una per la gestione del cliente e una per la gestione aziendale, non consentiva la disponibilità immediata dei dati e presentava sempre qualche problema nella fase di conversione delle tabelle di scambio per un disallineamento dei codici articolo utilizzati nelle due applicazioni. L'esigenza quindi di fare in modo che sia il CRM sia l'ERP facessero riferimento a un'unica base dati è stata prioritaria nell'orientare l'azienda su una soluzione che garantisse una integrazione tra le due applicazioni. Tale approccio ha consentito di implementare una scheda cliente accessibile dai diversi attori aziendali che registra tutte le operazioni relative a una determinata relazione di business: dal primo contatto attivato con il cliente fino alla generazione della fattura del lavoro compiuto, passando dalla gestione del preventivo a quella dell'ordine, alla progettazione, alle modifiche richieste e alla produzione degli arredi stabiliti. Questo comprendendo anche tutte le mail, i rapporti sulle visite effettuate e quant'altro abbia caratterizzato la relazione intercorsa tra il cliente e gli agenti o il personale di Tecnitalia. In questo processo il preventivo concordato tra l'agente e il cliente, una volta verificato dalla progettazione e validato dal direttore commerciale, diventa il documento di riferimento per l'esecuzione della produzione e per l'elaborazione della fattura finale. Tutti i passaggi delle informazioni sono gestiti da un motore di workflow, che viene utilizzato anche per tracciare i processi di assistenza postvendita e quindi per controllare i reparti che sono stati coinvolti nel processo e tipicamente per tenere sotto controllo i tempi e le modalità di risposta ai problemi rilevati dalla clientela. Un secondo punto fondamentale, per un business basato su contratti che spesso prevedono delle penali in caso di mancato rispetto dei tempi di consegna, è stato poi l'implementazione del backup di sistema su base quotidiana, che viene condotta in modo automatico sui sistemi IBM installati presso Tecnitalia senza la necessità di un presidio da parte di personale specializzato.

I benefici

Il primo beneficio che l'azienda si aspetta dall'utilizzo del nuovo sistema è la possibilità di reperire velocemente le informazioni relative a un cliente che nella fase precedente erano disperse nelle diverse aree funzionali. Inoltre il nuovo sistema assicura e certifica una piena tracciabilità sulle operazioni svolte per ogni cliente, consentendo agli attori aziendali coinvolti (dagli agenti ai progettisti) di sapere sempre con precisione lo stato di avanzamento di un preventivo, di un ordine o di un progetto in lavorazione. Lo spostamento dall'interno verso gli agenti dell'onere dell'elaborazione dei preventivi abilitato dalla nuova soluzione ha consentito una riorganizzazione dei processi che ha portato una parte del personale interno a essere dedicato ad attività più di core business. Inoltre il sistema dà una visibilità immediata e un accesso alle informazioni relative su tutte le trattative in corso, cosa che in precedenza era impossibile per la scarsa automazione dei processi di controllo.