L'ente

Formativo Provinciale “Giuseppe Zanardelli” è l’Azienda Speciale che la Provincia di Brescia ha costituito nel 2004 per valorizzare la formazione professionale ex regionale. Il nuovo ente formativo, con Sede Legale a Brescia, in via Gamba, raccoglie nove Centri di Formazione Professionale pubblici che da anni operano nel territorio provinciale e che oggi, diventati Sedi Operative del nuovo Ente, continuano a distinguersi per l’esperienza e la competenza maturate nel campo della formazione. Per gli adolescenti in uscita dalla terza media che devono assolvere al diritto-dovere d'istruzione e formazione/obbligo scolastico e desiderano acquisire una qualifica professionale, offre corsi nel settore meccanico/elettrico/benessere/alberghiero/agricolo seguiti da circa 3.000 studenti. Inoltre, l’Ente si occupa della formazione per il settore apprendistato, oltre ai servizi al lavoro. Il fatturato annuale dell’Ente è di circa 20 milioni di euro.

L'applicazione

L'Ente ha in corso un progetto per adeguarsi al nuovo Codice dell'Amministrazione Digitale per quanto riguarda la gestione documentale e, in prospettiva, l'archiviazione sostitutiva. A questo proposito ha elaborato, grazie al supporto di Informatica Lombarda, partner Olivetti, delle linee guida per incrementare le proprie conoscenze tecniche ed avviare una procedura per l’acquisizione di una buona soluzione di gestione documentale in logica as a Service usufruibile in una modalità pay per use. Tali caratteristiche, racchiuse nel sistema identificato come Hub Documentale, dovranno comprendere, tra le altre, l'utilizzo della firma digitale per quanto riguarda l'intervento autorizzativo nel flusso di lavoro che verrà realizzato grazie a una soluzione di workflow management; l'implementazione di un sistema di protocollazione automatica dei documenti; l'utilizzo estensivo della posta elettronica certificata per l'invio della documentazione presso i soggetti esterni coinvolti nel ciclo passivo e nel ciclo attivo; l'implementazione della fattura elettronica; l'integrazione con il gestionale esistente da effettuarsi  attraverso il meccanismo dei web services in un'architettura SOA (service orientend architecture); il supporto di XML. Inoltre, è richiesto l'utilizzo di una interfaccia grafica user friendly che riproduca in un ambiente virtuale gli strumenti e il modo di operare di un archivio 'manuale', questo per facilitare l'uso del sistema da parte di personale non specializzato abituato a una modalità di lavoro più tradizionale, legata all’utilizzo di documenti cartacei. Infine, l'implementazione di un motore di ricerca a stringa che consenta di recuperare velocemente ogni singolo documento attraverso l'utilizzo di poche parole identificatrici. Il servizio dovrà essere, poi, erogato da una struttura di data center esterna che ospiterà il repository documentale e che dovrà rispondere a tutte le caratteristiche di sicurezza richieste a un fornitore che opera con le pubbliche amministrazioni. In tal modo l'Ente non dovrà farsi carico con personale proprio di tutte le problematiche di gestione e aggiornamento del sistema. Tale sistema potrebbe rappresentare una forte evoluzione rispetto all'attuale modalità di lavoro basata esclusivamente, per quanto riguarda la parte sia amministrativa sia didattica, su strumenti informatici di produttività individuale e su sistemi di gestione mail e di fax-mail, ma che risulta del tutto destrutturata per quanto riguarda l'organizzazione di un flusso documentale organico realizzato con criteri di efficienza e produttività. Il nuovo sistema dovrà iniziare a essere operativo da metà del 2012.

I benefici

L'obiettivo del progetto è quello di ridurre, e in prospettiva di eliminare, la produzione di carta legata alla gestione del ciclo passivo e di quello attivo. L'azienda conta infatti 1.200 fornitori e i soli uffici legale hanno un volume di produzione annua di circa 750.000 fogli. Con la successiva implementazione dell'archiviazione sostitutiva, inoltre, l'ente ha, anche, l'obiettivo di procedere con la totale digitalizzazione dello storico così da riuscire a liberare una parte consistente, almeno il 50%, dell'attuale archivio cartaceo che oggi occupa una superfice di circa 130 metri quadri in due spazi distinti. A più lungo termine, da questo progetto potrà nascere, poi, anche la possibilità di implementare una gestione documentale analoga per quanto riguarda i documento e i flussi delle attività didattiche (percorsi formativi, pagelle...). L’esperienza acquisita, in questo ambito, consentirà al C.F.P. Giuseppe Zanardelli di candidarsi quale Ente di formazione per tutte quelle pubbliche amministrazioni che, in futuro, implementando una soluzione di gestione documentale , per adeguarsi al nuovo Codice dell'Amministrazione Digitale, avranno la necessità di compiere della formazione ad hoc per il proprio personale interno.