Ridurre il rischio di stock out nei punti vendita grazie ad un ERP: il caso Limoni

L'azienda

Limoni è la prima realtà della distribuzione selettiva di profumeria in Italia, con oltre 500 punti vendita di proprietà a insegna Limoni e Bergamotto diffusi in tutta Italia. L’azienda ha iniziato la sua espansione alla fine degli anni '90 attraverso l'acquisizione e la fusione in un unico gruppo di importanti catene di profumeria. Grazie alla collaborazione di circa 2500 dipendenti, Limoni ha raggiunto nel 2010 un fatturato di oltre 300 milioni di euro.

L'applicazione

Per supportare la razionalizzazione del proprio business, Limoni ha intrapreso un progetto in collaborazione con NTT Group, business partner Microsoft, che ha condotto a partire da giugno 2010 l’implementazione del nuovo sistema ERP centralizzato Microsoft Dynamics NAV integrato con la verticalizzazione LS Retail per ottimizzare la gestione e la distribuzione della propria ampia rete connotata dalla presenza di oltre 500 punti vendita. Il nuovo ERP ha permesso a Limoni di integrare ed automatizzare i propri processi aziendali dagli acquisti alle vendite e, nel contempo, di sostituire un totale di 10 applicazioni dipartimentali, in uso in azienda in precedenza. La flessibilità della soluzione ha consentito di diluire nell’arco di quaranta giorni rilasci parziali per ridurre al minimo l’impatto di cambiamento derivante da un go live così massivo su tutti i processi aziendali. Il primo rilascio ad inizio dicembre 2010 ha visto l’integrazione a sistema delle anagrafiche degli articoli e della parte di eProcurement con l’inserimento dei contratti di acquisto, le anagrafiche e i listini fornitori, seguita (una decina di giorni dopo) dalla migrazione della complessa parte contabile inerente gli affitti dei 500 negozi, per procedere (a due settimane di distanza) con l’integrazione dei magazzini in parallelo con l’attivazione di una nuova piattaforma logistica esterna. Al primo gennaio 2011 è seguito il passo di integrazione di tutti i punti vendita e del sistema Electronic Data Interchange EDI, il canale dedicato all’interscambio di ordini, bolle e fatture tra i negozi e i fornitori. In tal modo, è possibile una gestione diretta fornitore/punto vendita delle consegne di una parte di articoli, in particolar modo nello specifico settore del make up, che per la loro caratteristica di ampia gamma necessitano di un costante riassortimento con consegne bisettimanali/mensili. L’ultima fase (completata a gennaio 2011) ha contemplato il passaggio a sistema della fatturazione attiva e della contabilità dei fornitori. Il nuovo sistema gestionale integrato permette la connessione dell’Headquarter con tutti i punti vendita tramite la realizzazione di un sistema informativo unico condiviso con la possibilità di un controllo in tempo reale dell’andamento delle vendite, delle promozioni dirette e dell’aggiornamento dei prezzi oltre al monitoraggio degli inventari e della logistica.

I benefici

Grazie al nuovo ERP specifico per il Retail Limoni è in grado di disporre di un unico database con la possibilità da parte di tutti gli addetti di accedere anche alle aree più gestionali dell’applicativo dalla contabilità al CRM, dalle vendite e marketing agli acquisti, dal magazzino ai servizi a garanzia di un’ottimizzazione della gestione aziendale dall’amministrazione e controllo alla contabilità analitica per centri di profitto, alla gestione completa delle banche con funzionalità di supporto al Retail. Ora è possibile - ad esempio - a sistema in automatico una distribuzione più equa delle merce dal magazzino centrale ai diversi negozi anche in caso di disponibilità limitata rispetto al fabbisogno. Il nuovo ERP permette la gestione degli ordini di acquisto con i fornitori degli articoli a consegna diretta ai punti vendita per un totale di 30.000 ordini al mese per oltre 30 marchi differenti a garanzia di un miglioramento dell’efficienza nella gestione del magazzino centrale eliminando il rischio di rotture di stock per una maggior qualità del servizio reso al cliente.