Albergo dematerializzato, dalla fattura allo scontrino: l'e-billing per il fisco piace anche a clienti e fornitori

L'IDEA IN BREVE

Dal 1° gennaio 2015 tutti gli alberghi italiani in gestione diretta del Gruppo AccorHotels sono dematerializzati: nessuna fattura né scontrino cartaceo, tutto passa per cloud, email con testi in formati digitali. Un'innovazione che pone la divisione italiana del colosso francese dell'ospitalità in testa al processo che nei prossimi anni coinvolgerà gli hotel degli altri paesi. E che risulta non solo una forma di risparmio in termini economici ed ecologici, ma anche un modo per rendere più trasparenti e semplici i rapporti con il fisco italiano. Meno carta, insomma, in questo caso vuol dire anche meno burocrazia.

L'ESIGENZA

La molla per il cambiamento è stata la necessità di ripensare la gestione fiscale della società che gestisce gli alberghi AccorHotels in Italia, adeguandosi alla mutata normativa italiana. È entrata in vigore nel giugno 2014 la nuova legge che ha introdotto l'obbligo della fatturazione elettronica, che le imprese sono tenute ad inviare alla Pubblica Amministrazione attraverso il Sistema di Interscambio (SDI) gestito dall'Agenzia delle Entrate tramite Sogei. Questo sistema si basa su fatturazioni emesse con file di tipo xml. Per il gruppo AccorHotels è stata l'occasione da cogliere al volo non solo per adeguarsi alla normativa, ma per fare dei passi decisamente più avanzati: un progetto che estende l'e-billing (fatturazione elettronica) a tutta la filiera, compresi fornitori e clienti. La dematerializzazione proposta da François Polzot, responsabile IT per AccorHotels in Italia, è stata accolta dalla casa madre del Gruppo con sede a Parigi, facendo dell'Italia l'apripista in questo settore all'interno del Gruppo.

LA SOLUZIONE

AccorHotels Italia ha scelto Alias Group come partner tecnologico per questa riconversione del suo sistema di fatturazione e archiviazione dei documenti. Lo strumento informatico che ha reso possibile tale operazione è il software DocEasy, che supporta la fatturazione elettronica e la conservazione sostitutiva dei documenti fiscali, oltre all'archiviazione su cloud della contabilità aziendale. Ma la spinta innovativa non si è fermata al lato BtoG, ovvero i rapporti fra l'azienda e l'amministrazione pubblica, ma ha coinvolto anche i rapporti BtoB, cioè con i fornitori e gli altri partner d'affari, e BtoC, quelli con i clienti-consumatori. La soluzione è stata testata per quattro mesi in un albergo durante il 2014, per poi, dopo averne verificato il successo, essere applicata in tutti i 35 hotel che il Gruppo gestisce direttamente in Italia.

IL CAMBIAMENTO

Dal 1° gennaio 2015 è scattata la dematerializzazione in tutti i 35 hotel italiani in gestione diretta del gruppo AccorHotels. Ogni filiale del gruppo utilizza al 100 per cento l'e-billing, sia nei rapporti con l'Agenzia delle Entrate con il formato xml tramite il sistema SDI, sia nei confronti dei clienti a cui le fatture e gli scontrini vengono recapitati via email nei formati xml e pdf e non più in versione cartacea, sia infine nei confronti dei partner di business con il formato xml tramite il sistema Electronic Data Interchange (EDI). Complessivamente sono 1 milione e 200 mila le pagine cartacee che ogni anno non vengono più stampate. «Il risparmio ottenuto con la dematerializzazione – spiega l'IT manager di AccorHotels Italia François Polzot – è ingente anche in termini economici, basti pensare al minor uso di toner, stampanti e fotocopiatrici». L'accoglienza da parte del personale è positiva: uffici e reception si sono liberate dall'ingombro della carta. I clienti e i partner apprezzano la comodità del nuovo sistema che consente anche di recuperare agevolmente, richiedendone copia all'archivio digitale, una fattura di cui si era persa copia. Il progetto pilota sperimentato in Italia è stato adottato dal gruppo Accor per essere implementato in altri paesi.

L'AZIENDA

AccorHotels, con sede in Francia, è un Gruppo leader mondiale dell'accoglienza alberghiera. Conta una rete di 3800 hotel per 495 mila camere in tutto il mondo, con 17 marchi di catene alberghiere che vanno dalla fascia del lusso a quella economica. I dipendenti a livello globale sono 180 mila, i clienti iscritti ai programmi di fidelizzazione sono 21 milioni e il giro d'affari nel 2014 è stato pari a 5.454 milioni di euro. Solo nel 2014 sono stati aperti 208 nuovi alberghi. In Italia Accor ha una rete di 74 hotel, 960 dipendenti e un fatturato di 131 milioni di euro.