Fatturare in formato elettronico: quando lo standard della Pubblica Amministrazione torna utile anche al privato

L'IDEA IN BREVE

Diminuire in modo significativo il peso dei processi di inserimento dati a basso valore aggiunto delle fatture di acquisto (ciclo passivo) e far passare alla fatturazione digitale tutti i rapporti economici con i fornitori: è questa l'idea che Ascopiave sta mettendo in pratica grazie all'aiuto di FastStart Srl, azienda aderente alla rete d'impresa Menocarta.net, una rete che mette assieme aziende del settore ICT offrendo supporto tecnologico a quelle imprese che intendono passare alla completa digitalizzazione dei loro documenti. Il metodo? Utilizzare per le fatture fra aziende lo stesso standard usato fra aziende e Pubblica Amministrazione. I fornitori che non sono dotati dell’infrastruttura per eseguire la fatturazione elettronica, possono farlo utilizzando il servizio messo a disposizione gratuitamente proprio dalla rete d’impresa Menocarta.net.

L'ESIGENZA

Nel 2014 la Pubblica Amministrazione ha reso disponibile uno standard nazionale per la trasmissione delle cosiddette fatture elettroniche. La novità ha spinto il management di Ascopiave ad interessarsi a come sfruttare questa opportunità per diminuire le risorse dedicate ad attività contabili ripetitive e a basso valore aggiunto. Ascopiave gestisce ogni anno circa 49 mila fatture: di queste nel corso degli anni oltre metà sono state sostituite da processi di acquisizione elettronica. Ma rimangono circa 20 mila pezzi che non si è riusciti ricondurre a completa smaterializzazione, e che vengono ancora trattati, per gli adempimenti di legge, nel sistema informatico che gestisce la contabilità dell'azienda con il tradizione data entry manuale.

LA SOLUZIONE

Se l'obiettivo è razionalizzare l'inserimento nel sistema di contabilità delle 20 mila fatture annue ancora gestite in modalità cartacea, questa innovazione non deve avvenire incidendo pesantemente nell'organizzazione del lavoro dei fornitori: circa 400 imprese, una parte delle quali non dispone delle infrastrutture tecniche per la digitalizzazione della contabilità. La soluzione è stata quella di adottare lo standard tecnico reso già obbligatorio dalle normative per la fatturazione alla Pubblica Amministrazione. «Se i fornitori devono già utilizzare questo standard quando lavorano per la Pubblica amministrazione  – è il ragionamento di Cristiano Belliato, CFO di Ascopiave – è altamente probabile che siano già attrezzati per produrre fatture con questo standard. Il passo successivo è stato quello di progettare un processo di acquisizione automatica dello standard di fattura elettronica ricalcato su quello della Pubblica Amministrazione». Durante l’attività di entrata merce o riscontro prestazione di servizio, viene generato un codice che è automaticamente comunicato ai fornitori che devono inserirlo nella fattura in formato PA. Tramite questo codice la fattura viene caricata nel sistema contabile e confrontata con ordine ed entrata merce senza l’intervento di un operatore, che entra interviene solo per gestire eventuali anomalie. Per quelle imprese che invece non sono attrezzate – magari perché non hanno mai avuto rapporti di fornitura con amministrazioni pubbliche – entra in gioco l'aiuto di FastStart Srl: il fornitore può così gestire il flusso di fatturazione elettronica verso il gruppo Ascopiave e la relativa conservazione, senza alcun costo.

IL CAMBIAMENTO

La soluzione è stata implementata a metà settembre 2015, quando Ascopiave ha inviato un invito a tutti i suoi fornitori, circa 400, per l'adesione volontaria allo standard di fatturazione elettronica, anche sfruttando il processo di fatturazione elettronica B2B Menocarta.net. Nelle prime due settimane ha aderito il 10 per cento dei soggetti contattati, e nel frattempo è stata formata una task force interna per seguire i fornitori in questo passaggio al digitale. Il risparmio economico dell'operazione non è di poco conto: si è calcolato che riducendo della metà le fatture cartacee – da 20 a 10 mila l'anno – per Ascopiave ci sarebbe una minore spesa per 113 mila euro annui in termini di costi per il personale addetto all'inserimento dei dati. I risparmi sono anche dovuti all'eliminazione degli errori umani che in fase di inserimento dati possono esserci. Ulteriore vantaggio è la maggiore tempestività dei processi di controllo e contabilizzazione dei costi con diminuzione dei tempi di produzione della  nella reportistica finanziaria interna e per quella istituzionale.  La modificazione del processo relativo al ciclo passivo con lo strumento  fatturazione elettronica rende possibile orientare le risorse impiegate alla sola gestione delle anomalie segnalate dal processo stesso ed aumentare la soddisfazione dei fornitori che non devono cercare interlocutori interni al gruppo diversi da quelli con cui hanno usualmente contrattato. Tale innovazione determina inoltre lo snellimento dei processi autorizzativi relativi al ciclo passivo, in ragione del fatto che l’emissione dell’entrata merce ratifica l’adeguatezza della fornitura permettendo di gestire il ciclo finanziario dei pagamenti in modo automatico. L’utilizzo di uno standard di trasmissione dei dati nazionali e la certificazione da parte del gruppo dell’esistenza e dell’adeguatezza della fornitura permetterà ai fornitori di chiedere l’anticipazione del flusso finanziario al mondo creditizio assumendo costi transazionali minori visto la certezza del processo. Gli effetti positivi sui processi descritti potrà influire positivamente sulla reputazione del gruppo. L'obiettivo nell’esercizio  2016 è di rendere la fatturazione elettronica un requisito minimo richiesto per le nuove gare per servizi e forniture di beni all’interno della piattaforma di e-procurement adottata dal gruppo.

L'AZIENDA

Ascopiave Spa è l'azienda capogruppo del gruppo Ascopiave. Il gruppo opera attraverso 12 società. La maggioranza delle quote di Ascopiave Spa, quotata in Borsa dal dicembre 2006, è posseduta da Asco Holding Spa, società interamente posseduta da 92 Comuni delle province di Treviso, Belluno, Pordenone e Venezia. Le attività della società sono la distribuzione del gas e la vendita del gas e dell'energia elettrica. Il bacino servito è di 1 milione e 200 mila abitanti. Nel 2014 la società ha totalizzato ricavi per 585 milioni di euro, con circa 500 dipendenti.