L’ente

Il Comune di Monopoli è situato in provincia di Bari e governa un territorio che conta circa 50.000 abitanti. La struttura organizzativa prevede diverse aree di competenza che erogano servizi al cittadino in materia di Attività finanziaria e patrimonio, Lavori pubblici, Edilizia privata, Urbanistica e Ambiente, Istruzione, Sport, Servizi sociali e Polizia locale. La IV Area è preposta alle problematiche in materia di Edilizia privata, di Urbanistica e di Ambiente e si occupa in particolare dell’espletamento completo e del coordinamento delle pratiche relative a permessi a costruire, denunce di inizio attività (DIA), certificazioni di agibilità e autorizzazioni paesaggistiche. Sono 16 i dipendenti impiegati nelle suddette attività per la visione di un complessivo di 1500 pratiche edilizie annue.

L’applicazione

Con lo scopo di snellire il processo di gestione delle pratiche, la IV Area ha realizzato uno sportello unico dell’edilizia (SUE) on line attraverso il quale i cittadini-utenti possono seguire l’intero iter procedurale relativo alla gestione delle certificazioni urbanistiche e dei procedimenti edilizi. Gli stessi cittadini, via Web al seguente indirizzo www2.taonline.it/monopoli e mediante autenticazione, accedono ad una Extranet che permette loro di inoltrare una domanda di permesso o una DIA previo inserimento dei dati e dei documenti richiesti. Contestualmente le informazioni vengono rese disponibili sulla Intranet comunale consentendo al personale addetto di curarne, sempre via Web, - passaggio dopo passaggio - l’intera istruttoria. La pratica inserita - visibile da tutti i dipendenti della IV Area - viene assegnata di volta in volta, da un responsabile che ne segue il processo, agli addetti preposti a procedere con l’istruttoria attraverso il nuovo sistema. In ogni momento l’utente può - visitando il portale - conoscere e monitorare in tempo reale lo stato di avanzamento della propria pratica. Inoltre l’applicativo - vista la crescente complessità dei piani e dei vincoli urbanistici - è in grado di redigere automaticamente alcuni documenti tecnico‑amministrativi standard, indispensabili per il completamento dell’istruttoria delle diverse pratiche (ad es. i report istruttori e le relative comunicazioni, la nomina del responsabile del procedimento). Il sistema, attraverso i riferimenti catastali dei terreni e degli immobili coinvolti, è anche in grado di interfacciarsi con il sistema informativo territoriale WebGIS per la verifica automatizzata dei piani e vincoli urbanistici relativi al procedimento in corso, nonché, attraverso la georeferenziazione via GIS delle pratiche edilizie esistenti – a partire dal 1945 – il sistema consente l’analisi storica delle trasformazioni edilizie correlate ai dati catastali di interesse. L’interazione con il GIS è fondamentale in quanto permette di ottenere le informazioni riguardanti lo stato giuridico delle aree in questione e le trasformazioni edilizie che le hanno interessate per stabilire le modalità secondo le quali è possibile costruire. Ulteriormente la medesima interazione consente, sempre a partire dai dati catastali e in modo completamente automatizzato, l’elaborazione in tempo reale del certificato di destinazione urbanistica.

I benefici

L’integrazione tra Intranet ed Extranet - portata a termine nell’ottobre del 2009 - ha migliorato e velocizzato il monitoraggio del processo di gestione delle pratiche edilizie. Grazie alla creazione di un database centralizzato per le pratiche, esse diventano immediatamente reperibili sia per la consultazione da parte dei cittadini che per la lavorazione da parte degli addetti comunali. Le attività a basso valore aggiunto quali, ad esempio, l’inserimento delle informazioni a sistema e la ricerca di documenti correlati, vengono automatizzate e razionalizzate. Ciascun dato viene digitato una sola volta, diventando patrimonio di tutti gli attori coinvolti nel processo. Tale riprogettazione del flusso informativo ha determinato una consistente riduzione sia del tempo di lavorazione delle procedure, sia degli errori derivati dall’inserimento normale dei dati. Inoltre, la visibilità del lavoro disponibile per tutti on line ha garantito all’interno della IV Area una migliore condivisione delle conoscenze con l’obiettivo di garantire al cittadino uniformità di trattamento. Il Comune di Monopoli prevede di proseguire nella riprogettazione dei flussi informativi grazie alle potenzialità offerte dal nuovo sistema. L’area di intervento principale riguarderà la creazione automatica dei numerosi documenti tecnici tramite l’elaborazione dei dati presenti nel sistema per ottenere un’ulteriore aumento dell’efficienza in termini di pratiche annue istruite, nonché la trasmissione digitale delle certificazioni/titoli abilitativi mediante posta elettronica certificata.