L’azienda

Brain Bee opera nel settore della progettazione e costruzione di apparecchiature elettroniche per la diagnosi, l’autodiagnosi e il controllo delle emissioni dei veicoli. L’azienda nasce a Parma nel 2001 dalla fusione di due aziende operanti nel settore automotive, Brain Bee e Globalpro e un’azienda nel settore finanziario, Capital Consulting. I principali mercati di sbocco tradizionali di Brain Bee sono rappresentati dai paesi Europei, su cui l’azienda è presente in modo capillare e consolidato, grazie alla propria rete di distributori. Oggi il mercato europeo conta per circa l’80% del fatturato consolidato. I mercati Extra UE rappresentano invece la sfida dei prossimi anni. L’azienda sta potenziando la propria presenza nei mercati del Far East, e in particolare India, Iran, America Latina, Russia. Nell’ottica di supportare maggiormente il proprio canale di rivenditori in loco, l’azienda possiede tre filiali commerciali all’estero in Germania, Singapore e Spagna, per un totale di circa 100 dipendenti e un fatturato annuo di circa 16 milioni di Euro.

L’applicazione

Con lo scopo di razionalizzare i processi aziendali di front office e di back office, Brain Bee ha intrapreso un progetto di ampliamento del proprio parco applicativo che si sviluppa lungo due direttrici principali: lo sviluppo di un nuovo sito Web di eCommerce e l’adozione di un servizio di conservazione sostitutiva delle fatture attive. L’azienda emiliana ha quindi allestito il nuovo sito Web integrando la sezione relativa alla vendita on line rivolta alla rete commerciale di rivenditori in tutto il mondo. Il lancio ufficiale dell’iniziativa di commercio elettronico è previsto a breve, a seguito del completamento degli ultimi test sulla piattaforma di pagamento e sulla gestione del carrello virtuale erogata dalla Cassa di Risparmio in Bologna  del Gruppo Intesa Sanpaolo. Promuovendo l’utilizzo del nuovo sito di eCommerce per la ricezione degli ordini da parte dei rivenditori, l’azienda si aspetta di ridurre il carico di lavoro per il call center deputato alla ricezione degli ordini, diminuendo al contempo il numero di errori commessi nella trascrizione manuale dei dati, dovuti in precedenza a conversazioni telefoniche in lingua inglese con clienti di tutto il mondo, che spesso non posseggono un livello di conoscenza avanzato delle lingue straniere. Inoltre, la modalità di pagamento attraverso carta di credito migliora notevolmente la sicurezza delle transazioni e diminuisce la probabilità di ricevere pagamenti in ritardo, parametro molto critico per aziende che esportano una quota significativa della propria produzione al di fuori dei confini europei. Particolare attenzione è stata prestata allo sviluppo di un sito Web completo, che permetterà ai rivenditori di avere una panoramica chiara della complessa offerta di Brain Bee e di usufruire di servizi di interazione come, ad esempio, la possibilità di visualizzare le fatture e lo stato degli ordini. Inoltre, per la conservazione delle proprie fatture attive, Brain Bee ha da tempo adottato un sistema di archiviazione documentale in formato elettronico. Tale sistema, pur semplificando la ricerca delle fatture in formato elettronico con conseguenti benefici in termini di minor tempo impiegato in attività a basso valore aggiunto, non esenta Brain Bee dalla conservazione cartacea dei documenti fiscali. Per questo motivo, l’azienda sta valutando di estendere la collaborazione con la Cassa di Risparmio in Bologna  aderendo a Easy Fattura per usufruire di un servizio in outsourcing di conservazione sostitutiva con valore legale, che consentirebbe di eliminare i voluminosi archivi e delegando le operazioni di conservazione dei documenti elettronici al Gruppo Intesa Sanpaolo, dotato di un’infrastruttura tecnologica e applicativa in grado di eseguire l’attività in ottemperanza alla normativa vigente.

I benefici

Il progetto di estensione del parco applicativo intrapreso da Brain Bee permetterà la riprogettazione di alcuni processi aziendali in ottica di maggiore efficienza, grazie all’automazione di attività critiche o a scarso valore aggiunto. Il nuovo canale di vendita online permetterà di diminuire il tempo di risposta ai clienti, grazie all’automazione di diverse attività di trascrizione e controllo degli ordini raccolti. Le risorse attualmente impiegate in attività di Front Office a contatto telefonico con il cliente, potranno dedicare parte del loro tempo ad analisi di mercato, allo scopo di comprendere meglio i nuovi mercati geografici indirizzati da Brain Bee. L’integrazione nel sito dei servizi di pagamento elettronico attraverso carta di credito consentirà di avere maggiori garanzie sulla solvibilità dei clienti esteri, oltre a diminuire l’incertezza nei tempi di incasso dei crediti commerciali. Infine, grazie all’utilizzo di una soluzione di archiviazione elettronica delle fatture, l’azienda beneficia di un notevole risparmio di tempo attualmente dedicato dai dipendenti alla ricerca del cartaceo.