L’azienda

L’Azienda Sanitaria  di Firenze si occupa di offrire il servizio sanitario al capoluogo toscano e ai 33 comuni della provincia a copertura di un bacino di utenza di oltre 800 mila assistiti (cui vanno aggiunti circa 31.000 assistiti con domicilio sanitario e stranieri non residenti) grazie al lavoro di circa 6.500 dipendenti di cui 770 medici e pediatri di famiglia.

L’ASF comprende 6 ospedali con 1.021 posti letto, 156 strutture territoriali, 14 case di cura private accreditate e non con 1.457 posti letto, 88 strutture residenziali per anziani e disabili con 4.610 posti letto con l’obiettivo di migliorare giornalmente i servizi in un campo delicato come quello socio-sanitario: prendersi cura della salute della popolazione, promuovere il benessere fisico e psichico della popolazione, prevenire le malattie, curare, mantenere il più alto livello di autonomia e qualità della vita dei cittadini, misurando la performance, la qualità delle prestazioni, la soddisfazione dei cittadini e dei dipendenti.

L’applicazione

Con l’obiettivo di informatizzare i processi amministravi, l’Azienda Sanitaria di Firenze ha intrapreso un progetto in collaborazione con il Gruppo Intesa Sanpaolo, per dematerializzare i flussi documentali relativi alle delibere, i mandati di pagamento (documenti emessi a favore di titolari di crediti nei confronti di ASF ) e le fatture passive.

In particolare, i mandati di pagamento, le reversali di incasso e le deliberazioni costituivano un consistente flusso di oltre 300 mila fogli cartacei all’anno che venivano movimentati sia all’interno di ASF , per le opportune firme di autorizzazione, sia verso la banca per autorizzare il pagamento dei fornitori. Ora, attraverso l’adozione di una piattaforma Web basata su sistemi di firma digitale e di archiviazione e conservazione sostitutiva dei documenti, sviluppata in collaborazione con il Gruppo Intesa Sanpaolo, i documenti amministrativi seguono l’iter di approvazione attraverso i diversi uffici fino alla trasmissione telematica dei dati alla controparte bancaria o all’inserimento nell’albo pubblico, per quanto riguarda le deliberazioni.

Negli ultimi mesi, l’ASF ha adottato in via sperimentale il servizio di fatturazione elettronica Easy Fattura di Intesa Sanpaolo, per automatizzare il processo di gestione del ciclo passivo. La soluzione è integrata nella piattaforma di internet banking di ASF e, oltre alla realizzazione della fattura in formato PDF, viene portato a termine anche l’abbinamento con altri documenti amministrativi presenti a sistema come gli ordini e i mandati di pagamento. Le fatture elettroniche transitano sul portale Web, accessibile anche dalla banca, ottimizzando l’iniziativa finanziaria a favore dei fornitori dell’ASF

Il progetto sperimentale potrà proseguire con la dematerializzazione e l’efficientamento dei processi d’approvvigionamento di spesa  compresa la gestione dell’archiviazione digitale e della conservazione sostitutiva delle fatture, nel pieno rispetto della normativa vigente

I benefici

L’Azienda Sanitaria  di Firenze da sei mesi ha quindi ridotto in modo consistente l’utilizzo e la circolazione di carta: basti pensare che il flusso cartaceo ammontava a circa 300 mila documenti annui (mandati di pagamento e reversali di incasso).

Grazie all’ultimo step del progetto relativo alla digitalizzazione delle fatture del ciclo passivo, l’ASL fiorentina sarà in grado di eliminare anche il cartaceo relativo ad un totale di fatture che si aggira attorno ai 90 mila documenti annuali. Oltre alla considerevole riduzione della quantità di carta utilizzata e al relativo risparmio in termini di costi, l’ASF ritiene di poter riallocare il  70% delle risorse umane  attualmente dedicate alle attività di inserimento dati verso  attività a maggior valore aggiunto inerenti il controllo e la supervisione dei processi amministrativi. L’archiviazione e conservazione sostitutiva di questi documenti comporterà anche notevoli benefici in termini di gestione dello spazio attualmente richiesto dall’archivio fisico delle fatture emesse ai fornitori.