L’azienda

Rai Way nasce dalla Divisione Trasmissione e Diffusione della Rai ed è operativa dal 1 marzo 2000 come società per azioni controllata da Rai. L’azienda, che nel 2008  ha realizzato un fatturato pari a 195 mln di Euro[1], impiega 670 dipendenti dislocati tra la sede centrale di Roma e le 20 sedi regionali.

Rai Way è il principale provider italiano di infrastrutture e servizi di rete per broadcaster e operatori di telecomunicazioni ed è uno degli attori leader per lo sviluppo del sistema radiotelevisivo e delle telecomunicazioni in Italia. L’azienda, che collabora principalmente con Rai, svolge un’attività di servizio pubblico prestando una forte attenzione sia alle esigenze dei cittadini sia al rispetto del territorio in termini di impatto ambientale delle emissioni elettromagnetiche.

L’applicazione

Rai Way è impegnata nel programma di conversione della rete di diffusione televisiva dalla tecnica analogica a quella digitale (Switch-Off). Questo progetto, di durata pluriennale, implica una frequente interazione tra le diverse figure aziendali operanti nelle diversi sedi dell’organizzazione e il rigido rispetto delle scadenze per il completamento dello Switch-Off che, essendo fissate dal Ministero delle Comunicazioni, sono improrogabili. Queste caratteristiche hanno fatto percepire, all’interno del Project Management Office, l’esigenza di rendere più efficiente ed efficace la gestione del progetto non solo in termini di controllo dei costi ma anche di pianificazione, coordinamento ed avanzamento delle diverse attività. Questa necessità, unita alla volontà di valorizzare le applicazioni informatiche già utilizzate in Rai Way, ha portato alla realizzazione di un’iniziativa per il miglioramento dei sistemi di comunicazione aziendale. Il progetto, attivato nel 2010, si è posto l’obiettivo di migliorare la comunicazione e la condivisione di informazioni tra gli stakeholder (personale dei dipartimenti territoriali, dell’unità Ingegneria e top management) e in seconda battuta rendere più efficienti i processi aziendali.

Fino al 2009 la comunicazione dei piani di lavoro legati al progetto era gestita in modo non integrato: l’applicazione utilizzata dai Program Manager per definire i piani operativi, molto specialistica, non consente nativamente di reperire le informazioni relative alle varie tecnologie, indispensabili per la definizione di un piano di lavoro di dettaglio. Ai referenti locali giungevano pertanto informazioni incomplete che non agevolavano la pianificazione delle proprie attività operative.

Il sistema realizzato consente di integrare, grazie ad un motore di elaborazione dati, i piani di lavoro dislocati su server distinti e gestiti dalle singole tecnologie con i comuni fogli di calcolo, riversandoli nel database dell’applicativo di Project Management. I piani così integrati sono resi disponibili ai referenti locali, sempre sotto forma di fogli di calcolo, attraverso una piattaforma di condivisione documentale accessibile via web a tutti gli utenti aziendali.  La creazione di relazioni completamente automatizzate fra i diversi sistemi coinvolti ed i relativi sincronismi hanno consentito di rendere visibili ai referenti dei dipartimenti territoriali i piani operativi delle attività di competenza e, allo stesso tempo, di raccogliere gli stati di avanzamento e le varianti ai medesimi piani di dettaglio. Il sistema realizzato permette quindi di avere un unico repository all’interno del quale è possibile trovare tutte le informazioni di dettaglio relative alle diverse attività.

I benefici

Il progetto, realizzato internamente sfruttando le competenze presenti nell’organizzazione e usando applicativi già presenti, non ha comportato alcun costo esterno. I benefici apportati dal progetto di innovazione sono stati di diversa natura. Primo fra tutti il miglioramento dell’efficacia e dell’efficienza dei processi gestionali: in particolare si sono ridotti del 40% i tempi dedicati dai Program Manager alle attività di collezione/integrazione delle informazioni, tempo che viene ora impiegato per attività di maggior valore per l’organizzazione. Questo sistema permette di ottenere informazioni più precise e aggiornate sullo stato di avanzamento delle attività e di migliorare la qualità della reportistica verso il top management e i fornitori locali di tecnologia. Accanto a questi benefici tangibili, bisogna considerarne altri di grande rilievo: il nuovo sistema, oltre ad essere riutilizzabile nei futuri progetti interfunzionali, dando maggiore visibilità alle attività svolte da ciascuna figura aziendale, ha permesso di definire meglio il ruolo di ciascuno, registrando un evidente gradimento da parte di tutti i suoi fruitori.