L’azienda

Il Consiglio Nazionale delle Ricerche (CNR) è un Ente Pubblico Nazionale che ha il compito di svolgere, promuovere, diffondere, trasferire e valorizzare le attività di ricerca nei principali settori di sviluppo delle conoscenze e delle loro applicazioni per lo sviluppo scientifico, tecnologico, economico e sociale del Paese.

Attualmente gli istituti del CNR sono 110, distribuiti sul territorio nazionale e articolati in sedi principali e sezioni territoriali.

L’applicazione

Con lo scopo di una corretta gestione delle informazioni nel rispetto delle normative vigenti, il Consiglio Nazionale delle Ricerche a partire dal settembre 2005 ha iniziato un progetto in collaborazione con Cosmic Blue Team (CBT), business partner IBM che prevede l’adozione della piattaforma Web Rainbow. Il progetto, che nel corso degli anni ha visto la progressiva estensione del protocollo informatico ad un numero crescente di sedi e di addetti, consente oggi di protocollare circa 250mila documenti all’anno: due sono i moduli disponibili, rispettivamente dedicati alla protocollazione della Posta Elettronica (PE) e Posta Elettronica Certificata (PEC). La principale innovazione su cui ha fatto leva il processo di riammodernamento tecnologico è il protocollo informatico che ha riguardato progressivamente tutte le 110 sedi del Consiglio Nazionale delle Ricerche (CNR): il Protocollo Informatico, è basato su motore IBMFileNet e attuato sulla base delle disposizioni del Cnipa, il Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione, oggi DigitalPa. Il primo step ha riguardato la definizione della procedura per consentire la migrazione sulla nuova piattaforma dei dati presenti sul precedente sistema di protocollazione utilizzato dal CNR e renderli quindi disponibili nel nuovo contesto applicativo. Di seguito è stato installato il modulo dedicato alla protocollazione della Posta Elettronica (PE) e della Posta Elettronica Certificata (PEC): si tratta di documenti in prevalenza di tipo amministrativo relativi ai vari aspetti di gestione del personale e dei rapporti degli Istituti con l’esterno (aziende, altre strutture di ricerca ecc.) e con l’amministrazione centrale. A breve, la piattaforma sarà dotata di un rapido motore di ricerca interno che renderà immediata la rintracciabilità dei singoli documenti. Proprio grazie alle innovative funzionalità della piattaforma è auspicabile il progressivo abbandono del supporto cartaceo sostituito da quello informatico. La nuova piattaforma avrà anche la capacità di integrarsi con altre componenti applicative presenti e di consentire, all’occorrenza, l’aggiunta di nuove funzionalità grazie alle caratteristiche di flessibilità e scalabilità: è in progetto, ad esempio, l’integrazione del sistema di gestione Sigla con il Protocollo. In via di conclusione è l’implementazione del modulo che permette la totale interoperabilità dell’attuale sistema così come richiesto dalla normativa relativa al protocollo informatico. In tal modo è possibile realizzare su supporto elettronico la gestione dell’intero ciclo di vita del documento, fino al suo riversamento e alla conservazione nell’archivio di deposito, in conformità con tutti gli standard normativi vigenti.

I benefici  

Grazie alla nuova piattaforma, il Consiglio Nazionale delle Ricerche (CNR) riesce a trattare circa 250 mila protocolli all’anno rispetto ai 110 mila trattati in precedenza: nello specifico 130 mila fanno capo alle 110 Aree Organizzative Omogenee (AOO), corrispondenti agli Istituti del CNR ed un’analoga quantità viene trattata dall’AOO dell’Amministrazione Centrale di Roma, struttura che da fine luglio 2008 racchiude anche la precedente AOO della Presidenza. Di conseguenza dall’inizio del progetto è aumentata in modo proporzionale anche la quantità di addetti abilitati all’utilizzo del protocollo informatico. Visto che il numero totali delle sedi che utilizzano il protocollo informatico è più che raddoppiato rispetto alle 110 iniziali ed ammonta attualmente a circa 250, lo stesso personale coinvolto nell’operatività del protocollo è notevolmente aumentato: oggi sono fra i 700 e gli 800 gli addetti che utilizzano il sistema, fra operatori di protocollazione, responsabili delle AOO e amministratori di sistema (uno per ogni AOO) selezionati fra il personale con maggiori conoscenze e capacità informatiche. Grazie all’interfaccia user friendly del nuova piattaforma, il training si è risolto in pochissime giornate con la possibilità di un immediato avvio della produzione a garanzia delle necessarie condizioni di sicurezza e riservatezza delle informazioni fra un’AOO e l’altra evitando rallentamenti e black out dell’intero sistema. Inoltre, la nuova piattaforma, oltre a rendere possibile l’utilizzo del protocollo informatico, ha consentito di dare vita ad un ambiente di lavoro fortemente integrato da un punto di vista tecnologico: un risultato non da poco se si considera che il CNR ha sedi distribuite su tutto il territorio nazionale.