L’azienda

Inaz è una delle realtà più significative nel panorama nazionale di software e servizi IT per la gestione e l’ amministrazione delle Risorse Umane. Presente sul mercato dal 1948, offre una vasta gamma di prodotti software, servizi di Outsourcing paghe ed altre soluzioni, fruibili on line sul sito www.inaz.it. Sempre in linea con l’evoluzione delle normative e delle tecnologie grazie a continui investimenti, servizi ed attenzione al cliente, Inaz e’ il fornitore di riferimento per le più grandi aziende dei diversi comparti commerciali, industriali e di servizi, studi di consulenza ed enti pubblici. Formazione ed assistenza sono garantiti su tutto il territorio nazionale dal Centro Studi Inaz e dai Punti di assistenza software con personale altamente specializzato. A partire dal 2000 l’azienda ha inserito, accanto alla propria offerta tradizionale anche un approccio di tipo ASP (Application Service Providing) dove il cliente fruisce dei servizi di elaborazione direttamente online, trasformando i relativi costi di processo da fissi a variabili perché corrisposti unicamente sulla base dell’utilizzo effettivo.

L’applicazione

Il progetto di introduzione di un portale intranet, basato sull’applicazione SharePoint di Microsoft, è nato con l’obiettivo di dotare l’azienda di uno strumento che fungesse da “contenitore” di informazioni e processi, senza produrre il vincolo dello sviluppo tradizionale con i relativi lunghi tempi di realizzazione.

Grazie al supporto di NPO Sistemi, che ha affiancato i sistemisti con un training on the job e con workshop ad hoc, i tempi di implementazione del progetto sono stati molto brevi: in circa venti giorni si è infatti concluso il set-up del sistema. Il portale è stato integrato senza problemi nel sistema informativo esistente e risiede ora su una delle macchine virtuali del data center centrale. Il portale funziona come repository di tutti i documenti normativi e raccoglie leggi, circolari e modelli con la possibilità di effettuare ricerche a più livelli in modo semplice e veloce. Inoltre, è il principale strumento di lavoro degli analisti normativi e dei consulenti che attraverso accesso remoto, possono agilmente verificare i testi ed elaborarli. La prima area aziendale che ha utilizzato il portale è stata la stessa Direzione Sistemi Informativi Inaz che ha messo a disposizione degli utenti interni due servizi tramite la compilazione di un form: richieste di dotazioni tecnologiche e richieste di help desk. Una volta che la richiesta viene presa in carico dai sistemisti, l’utente ha la possibilità di controllare lo stato di avanzamento della richiesta stessa. In seguito anche la Direzione Risorse Umane e Organizzazione Inaz, ha utilizzato le liste di SharePoint per censire e catalogare le non conformità relative ai processi di qualità che emergono durante le verifiche ispettive. Ogni item può così essere inviato direttamente alla persona di riferimento in azienda che provvederà a mettere in atto le azioni correttive per l’ottenimento delle indispensabili certificazioni di qualità. Il portale viene anche utilizzato per la generazione di contenuti relativi ai corsi di formazione che rappresentano una importante area di business in continua crescita per l’ azienda . Proprio per questa ragione Inaz sta valutando la possibilità di introdurre nuove funzionalità destinate ad estendere l’ accesso sia ai dipendenti che ai clienti.

I benefici

Il vantaggio principale del portale è la condivisione immediata delle informazioni, con la possibilità di seguire l’evoluzione di un documento, tracciando revisioni e modifiche. Il costante aggiornamento e la distribuzione automatica dei testi a tutte le persone coinvolte nel processo hanno contribuito ad aumentare notevolmente la produttività interna e la collaborazione fra i diversi gruppi di lavoro. Inoltre, all’interno della Direzione Sistemi Informativi, il portale ha consentito di distribuire automaticamente e con razionalità’ le richieste di sviluppo e di assistenza a seconda dei ruoli e delle competenze professionali evitando di investire un unico referente nella distribuzione delle attività. È, infatti, possibile smistare più facilmente le richieste e ridurre i tempi di evasione di queste ultime. Infine, il portale permette di conferire maggiore trasparenza all’erogazione del servizio: le richieste, visibili da tutti gli utenti che hanno accesso al portale, sono tracciate e documentate. Risultati e statistiche sono facilmente consultabili, come anche la produzione del calcolo KPI relativo ai tempi di risoluzione dei problemi e a quelli di risposta alle richieste di dotazione tecnologica.