L’azienda

Teobras, titolare del marchio Miss Bikini è un’azienda romana del settore tessile. L’offerta di Teobras si compone di due linee di costumi da bagno, abbigliamento, accessori dedicati al pubblico femminile. Teobras è attualmente presente sul territorio italiano in oltre 700 negozi multimarca e con diversi punti vendita monomarca. In particolare, Teobras sta perseguendo l’obiettivo dell’internazionalizzazione, rafforzando la sua presenza nelle più esclusive mete dello shopping di lusso. È stato infatti di recente inaugurato un corner a Dubai, all'interno del Department Store Galeries Lafayette del Dubai Mall, che si affianca al già presente corner di Rinascente Milano Duomo, oltre all’apertura della boutique di Forte dei Marmi e del corner all’interno del Forte Village Resort a S. Margherita di Pula in Sardegna, che si affiancheranno ai già presenti monomarca di St. Tropez, Porto Cervo e Serravalle.

L’applicazione

Con lo scopo di migliorare la gestione dei processi commerciali, Miss Bikini a partire dal 2010 ha adottato un sistema di acquisizione degli ordini attraverso una penna ottica digitale: l’applicativo di acquisizione dei dati attraverso la penna digitale è stato integrato con il sistema SAP Business One, un ERP aziendale che gestisce i dati amministrativi e contabili consentendo la ricezione in tempo reale degli ordini compilati. L’azienda romana ha dotato la sua rete vendita di circa trenta penne ottiche digitali. La penna è dotata di una telecamera ad infrarossi incorporata che permette, durante la compilazione di un apposito modulo, la registrazioni dei dati scritti. Per la scrittura degli ordini viene utilizzato un modulo prestampato: un normale foglio di carta A4, sul quale è stato stampato, oltre al modulo d’ordine, un reticolo (pattern), che alla vista appare come di un colore grigio molto chiaro. La penna contiene un normale refill di inchiostro, per rendere visibile tutto ciò che si scrive o si disegna. Uno speciale sensore misura la pressione e l'inclinazione esercitata nello scrivere. Il dispositivo permette il calcolo sull'esatta posizione dello scritto sul foglio e le informazioni relative alla penna usata, alla data e l’ora di ogni tratto scritto, alla pressione ed al modo in cui è tenuta la penna vengono raccolte ed immagazzinate. Tutti i dati provenienti dal processore sono caricati nella memoria della penna, che può contenere circa 64 pagine completamente scritte. Le informazioni raccolte sono poi trasmesse dalla ricetrasmittente Bluetooth al telefono cellulare dell’agente  e vengono inoltrate in tempo reale attraverso la rete cellulare all’ERP aziendale. In precedenza, l’agente doveva compilare l’ordine manualmente, farlo sottoscrivere dal cliente (ora la firma del cliente è rilevata con la penna digitale) e, successivamente, dopo essere arrivato in ufficio o in albergo poteva tramite fax o e-mail inviare il documento in azienda. Spesso questa operazione avveniva dopo una settimana considerando che un commerciale può programmare un percorso per la rilevazione degli ordini che lo può impegnare per diversi giorni e spesso i fax pervenuti risultavano parzialmente leggibili: ora l’intera operazione può essere svolta in breve tempo ed appena trasmesso l’ordine l’immagine risulta sempre chiarissima e ciò che è stato scritto è ben visibile. In automatico, dall’immagine grafica PDF dell’ordine vengono rilevati, attraverso l’uso di un sofisticato sistema ICR, i dati utili relativi all’ordine e l’ordine viene creato su SAP in modo automatico.

I benefici

Grazie alla penna digitale l’agente, senza l’ingombro di un PC portatile, ma con i soli moduli cartacei per la raccolta ordini e il cellulare, può redigere l’ordine direttamente con il cliente ed inviare i dati relativi reperiti al momento anche al termine di ogni visita: l’ordine arriva in tempo reale in azienda per essere prontamente controllato e processato. La tempestività dell’intera operazione assicura una ripercussione di efficienza su tutta la filiera. Ad esempio, il riordino delle materie prime può venire effettuato sulla base di quanto effettivamente ordinato dai clienti, con una conseguente diminuzione delle scorte di sicurezza in magazzino. Grazie al nuovo sistema il personale dell’area commerciale, che prima era impegnato diverse ore al giorno nell’inserimento manuale degli ordini a sistema, l’invio dei FAX, il reinoltro in caso di lettura impossibile, a verificare manualmente che i prezzi indicati fossero corretti e l’ordine non contenesse errori di calcolo, ora concentra le proprie attività sulla comunicazione Vs il cliente, al procacciare nuovi clienti, tutte cose a maggior valore aggiunto per l’azienda. Teobras, ricevuti gli ordini dal flusso automatico è in grado tempestivamente di mandare al cliente la conferma d’ordine nella quale tutti i calcoli ed il controllo prezzi è fatta direttamente dal sistema SAP Business One senza possibilità di errore.