L’azienda
Arvato AG nasce nel 1959 per fornire servizi al mondo editoriale; oggi è presente in 30 Paesi con 60 aziende
ed annovera tra i suoi Clienti imprese del settore high tech, media, finanziario, servizi e case automobilistiche. Per garantire soluzioni di grande qualità e valore ad ogni Cliente, Arvato AG opera attraverso divisioni specializzate per settore di attività.
L’applicazione
Il sistema informativo era composto da molti software diversi, tra loro parzialmente interfacciati. Ciascun software supportava solo singole aree aziendali, generando inefficienze e potenziali errori dovuti alla necessità di ridigitazione di dati e allineamenti non in tempo reale. Le dimensioni internazionali del Gruppo Arvato, insieme alla necessità di razionalizzare i processi produttivi e gestionali imponevano la migrazione da sistemi proprietari verso una piattaforma ERP in grado di garantire semplicità operativa e flessibilità nel supporto alle specifiche del ciclo produttivo e del controllo di gestione multisocietario. Grazie alla
collaborazione con Columbus IT, Arvato ha scelto la soluzione Microsoft Dynamics NAV+ PrintVis perché è
un sistema internazionale, ha una copertura funzionale sufficientemente ampia per le diverse aziende e permette di disegnare una soluzione personalizzata a costi contenuti. La strategia di alta qualità e flessibilità, con la necessità di avere prezzi competitivi, imponeva il massimo controllo della gestione sia a livello produttivo, sia a livello informativo. La soluzione scelta doveva raggiungere i seguenti obiettivi:
ottimizzare le procedure aziendali specifiche dei settori in cui opera il Gruppo; sostituire la maggior parte dei sistemi in essere ed integrare le funzioni; offrire un elevato grado di copertura delle esigenze del Gruppo attraverso le funzionalità standard del prodotto; gestire i documenti, dalle offerte agli ordini, all’archiviazione, ecc.; avere una scalabilità e gradualità di implementazione; avere un sistema facile da utilizzare, che guidasse gli operatori nell’attività di tutti i giorni. Un’analisi ha indicato che Microsoft Dynamics NAV integrato con il verticale PrintVis offriva un grado molto elevato di copertura di queste
esigenze perché è un software gestionale, parametrizzabile, già pronto per l’uso, che si basa su un workflow adatto alle esigenze di questo tipo d’industria. In breve tempo il nuovo ERP è entrato in produzione per le 11 aziende italiane del Gruppo Arvato, mentre la capacità di gestione multisocietaria potrebbe permettere di estendere la soluzione anche su scala internazionale.
I benefici
La soluzione integrata ha immediatamente collocato le aziende del Gruppo Arvato su standard qualitativi
superiori alla media di settore per quanto riguarda la capacità di controllo sui dati di produzione, sui margini operativi e sul quadro finanziario. L’azienda ha così definito una piattaforma in grado di gestire procedure gestionali complesse con un basso impegno di risorse. Le funzioni amministrative e di controllo di gestione sono ora centralizzate e utilizzano dati di business coerenti e immediatamente disponibili, grazie anche alle nuove funzioni di rilevazione, di aggiornamento dei dati in tempo reale e di analisi degli indicatori di performance. I vantaggi concreti derivati dall’adozione di Microsoft Dynamics NAV-PrintVis sono sintetizzabili nella disponibilità di dati facilmente strutturabili in base alle esigenze di analisi
dell’andamento del business, di sostegno alle decisioni strategiche e ad una maggiore velocità di risposta al
cliente. La riduzione dei costi operativi ha permesso al Gruppo Arvato di continuare un importante percorso
di razionalizzazione e standardizzazione dei processi, migliorando il controllo sui reparti e la precisione di
analisi dei margini di profitto per ciascuna commessa. L’adozione di una piattaforma ERP omogenea è stata
dettata da una precisa analisi del rapporto costi/benefici di questi sistemi e da un’attenta valutazione del
software gestionale disponibile sul mercato.