L’azienda

Il Gruppo Prima Industrie è fra i leader mondiali nel settore delle macchine laser e di lavorazione lamiera. Il Gruppo fondato nel 1977 si occupava, all’inizio, di tre settori: macchine di misura, robot di manipolazione/saldatura e macchine laser. A partire dagli anni ’90 l’azienda torinese si concentra nella produzione di macchine laser per applicazioni industriali (taglio e saldatura). Con l’acquisizione nel 2008 della finlandese Finn-Power, Prima Industrie estende la propria produzione nel settore dei sistemi per la lavorazione della lamiera e in quello dell’elettronica industriale (Prima Electronics e Osai). Il Gruppo, che ha la sua sede principale a Collegno (TO), conta su circa 1400 dipendenti distribuiti nei diversi stabilimenti produttivi in Italia, Finlandia, Stati Uniti e Cina e su una capillare rete di vendita e assistenza clienti in oltre 60 paesi. Il 75% della produzione viene esportato sui mercati esteri con un fatturato annuo che, per la sola Prima Industrie, nel  2009 ha raggiunto oltre 63 milioni di Euro.

L’applicazione

Con l’obiettivo di ridurre la circolazione cartacea e di responsabilizzare il personale, Prima Industrie ha intrapreso un nuovo progetto per la gestione delle presenze a partire dall’ottobre 2009,  in collaborazione con Copernico Paghe, Business Partner Oracle. L’azienda torinese, che utilizza tale sistema da circa dieci anni per la gestione e l’elaborazione delle retribuzioni e la realizzazione del cedolino, ha integrato un nuovo modulo gestionale, oltre al già presente e funzionale sistema di rilevazione presenze: quello relativo alla “Console dipendenti” per l’autogestione parziale delle presenze on line.  Il nuovo sistema integrato è attivo da marzo 2009, a seguito di una prima fase progettuale di migrazione dei dati, e ha coinvolto in un primo momento solo l’Area Produzione ed Installazione per essere estesa, a breve, a tutti i dipendenti di Prima Industrie. Per la necessità di modernizzare e rendere snello e fluido il processo di acquisizione dei dati relativi alle presenze ed alle assenze del personale, ogni dipendente accede via Web, tramite login e password, al nuovo software per le richieste inerenti ferie, permessi, assenze. In precedenza il dipendente richiedeva l’autorizzazione, per usufruire di permessi, al suo diretto superiore, in forma scritta (su moduli ad hoc) o, talvolta, verbalmente. Nel medesimo modo, l’Ufficio del Personale rispondeva in forma scritta al richiedente in merito all’eventuale approvazione. Ora, grazie al nuovo software, a regime ogni dipendente può effettuare le varie richieste personalmente via Web, contattando direttamente il proprio Responsabile: l’approvazione del diretto Superiore e la registrazione del giustificativo sono gestiti a sistema, in automatico, nell’applicativo di rilevazione presenze, con i relativi adempimenti burocratici. In tal modo, ogni dipendente è sempre aggiornato sulla propria situazione e documentazione individuale ed è in grado, ad esempio, di sapere con precisione i periodi di ferie già goduti e i giorni ancora disponibili. Inoltre, il nuovo software gestisce l’acquisizione delle timbrature, la loro storicizzazione, e gli orari di lavori dei singoli dipendenti.

I benefici

Il nuovo modulo software per la gestione e la rilevazione delle presenze consente un flusso diretto delle varie informazioni via Web in tempo reale tra i dipendenti e i loro Responsabili. Ora, oltre ad essere garantito un flusso di informazioni più rapido e flessibile, l’Ufficio del Personale effettua lo scambio dei documenti in rete in formato elettronico in sostituzione del cartaceo, usato in precedenza, con un considerevole risparmio dei costi. Inoltre l’Ufficio del Personale, sollevato da una serie di attività burocratiche a scarso valore aggiunto, può dedicarsi a tempo pieno al compito di gestione e supervisione del personale. Non solo i 285 dipendenti di Prima Industria tra cui tecnici, operai e impiegati possono consultare a video la propria documentazione individuale: ora, grazie al nuovo software, anche le persone iscritte a libro paga ma dislocate sul territorio nazionale ed internazionale possono inviare una richiesta in modo rapido. l dipendenti distaccati dalla sede, come lo stesso personale in trasferta possono avere informazioni aggiornate in tempo reale con un semplice “click” senza ritardi. Inoltre, la possibilità di un continuo monitoraggio diretto ed aggiornato della propria situazione individuale garantisce una trasparenza delle informazioni a ciascun dipendente che gli consente una condizione di maggior consapevolezza ed integrazione all’interno dell’azienda. Nondimeno, l’innovazione porterà ad aumentare la già presente “responsabilità sociale” della Prima Industrie, in tal caso sul tema della tutela dell’ambiente (massima riduzione utilizzo carta).