L'azienda

La Casa di Cura San Camillo nasce nel 1904 a Cremona a servizio dei sofferenti. La struttura è Accreditata al servizio sanitario della Regione Lombardia dall’anno 2000  ed è stata gestita dall'Ordine dei Ministri degli Infermi - Religiosi Camilliani fino al giugno 2009. Da luglio 2009 La gestione amministrativa è passata in carico all’ente Fondazione Opera San Camillo. Grazie al lavoro di circa 1.000 dipendenti, le strutture sanitarie appartenenti alla Fondazione Opera San Camillo, come la Casa di Cura San Camillo di Cremona,hanno l’obiettivo di differenziarsi rispetto alle altre strutture sanitarie nell'attività e nel tipo di risposta per il paziente, chiedendo al personale e rafforzando in esso un comportamento di disponibilità e dedizione disinteressata.

L'applicazione

Per migliorare la gestione della documentazione cartacea presentata dall’utente agli uffici di Front Office, la Casa di Cura San Camillo ha intrapreso, in collaborazione con Epson, un progetto per la digitalizzazione e l’archiviazione sostitutiva. Negli uffici di accettazione degli studi medici del San Camillo vengono ricevuti quotidianamente circa 600 fogli composti da moduli cartacei e da documentazione non strutturata. In molti casi, i fascicoli presentati dai pazienti contengono documentazione duplicata con la conseguente difficoltà da parte del personale della Casa di Cura nel riconoscimento della versione utile di ciascun documento. La Casa di Cura San Camillo ha così avviato un’approfondita analisi dei processi aziendali e dei flussi informativi, che ha portato all’adozione del sistema di gestione documentale Open Bee. Con l’introduzione del nuovo sistema i processi aziendali sono stati riprogettati, prevendendo l’acquisizione in formato digitale dei documenti cartacei relativi alla gestione dei rapporti con i pazienti (fax, lettere, circolari, documenti firmati, impegnative, tessere sanitarie). L’immagine digitale dei documenti viene ora acquisita con lo scanner Epson Scan GT S-50. Ogni documento viene archiviato sui server della Casa di Cura e ad esso vengono associate parole chiave (metadati) necessari per l’identificazione e la classificazione (per progetto, per commessa, per cliente, per fornitore, per tipologia). In precedenza, i documenti cartacei venivano conservati in faldoni suddivisi per pratica anagrafica. Ogni ufficio utilizzava un proprio archivio e il recupero delle pratiche relative allo stesso paziente poteva risultare particolarmente dispendioso in termini di tempo. Ciascun documento veniva reso disponibile alle figure mediche solo tramite una copia  cartacea dello stesso. Grazie al nuovo sistema di gestione documentale l’archiviazione digitale avviene direttamente in fase di accettazione dei documenti e li rende disponibili in formato digitale alle figure professionali autorizzate alla consultazione medica o amministrativa. Il nuovo sistema permette di definire specifiche regole di conservazione sulla base del valore amministrativo, legale e storico di ciascuna categoria di documenti, tracciando le azioni effettuate su di essi per garantirne in ogni istante l’autenticità.

I benefici

Grazie ai nuovi scanner e al sistema di gestione documentale, la Casa di Cura San Camillo ha semplificato l’attività dei propri sportelli di Front Office razionalizzando la gestione dei documenti dei pazienti e eliminando il ricorso alle fotocopie. Il nuovo sistema di gestione documentale consente la tracciabilità dell’informazione inserite, consultate e modificate contribuendo a migliorare il controllo sui processi interni e la pianificazione del lavoro. Il nuovo sistema  ha ridotto la movimentazione dei documenti e il tempo di ricerca con una conseguente diminuzione dei tempi di risposta al paziente, a garanzia di un miglioramento della qualità del servizio reso. L’attività di fotocopiatura viene oggi svolta in maniera più efficiente dal sistema integrato fra scanner Epson GT-S50 e Epson M4000 che permette di acquisire il documento e indirizzarlo in automatico sia all’archivio digitale sia alla stampante laser monocromatica per la produzione della copia cartacea da fornire all’utente. La soluzione completa di gestione documentale  ha consentito un risparmio dei costi relativi all’acquisto di carta e alla gestione delle macchine, una riduzione dei costi legati alla gestione degli archivi fisici e un riduzione di durata dell’intero processo con un significativo miglioramento in termini di efficienza.