L'ente

Il comune di Brusnengo in provincia di Biella conta oltre 2.200 abitanti e 4.7 collaboratori negli uffici, fa parte dell'Associazione Nazionale Città del Vino, dell’ Associazione Nazionale Comuni Italiani (Anci) e dell’ Associazione Nazionale Piccoli Comuni Italiani (Anpci).

L'applicazione

A partire dal 2004 il Comune di Brusnengo ha intrapreso un progetto che ha previsto l’adozione di un nuovo sistema per la gestione e l’archiviazione in formato digitale della documentazione in entrata e in uscita e dei procedimenti amministrativi che si integra con i servizi di Protocollo Informatico, con la gestione elettronica documentale e con il portale Web per i cittadini. In tal modo tutti i documenti prodotti dall’Amministrazione Comunale in formato digitale vengono automaticamente protocollati e archiviati in formato elettronico insieme  ai documenti cartacei ricevuti che sono tutti scannerizzati. Ciascun documento viene classificato ed è possibile trasmettere in automatico i documenti e gli eventuali allegati via mail o via fax. Il primo passo del progetto ha previsto da parte dell’Ente la realizzazione di un'unica banca dati attraverso l’archivio dei mittenti e dei destinatari che contiene gli indirizzi, i numeri di telefono e i fax: così, un’unica agenda elettronica e le informazioni in essa contenute, sempre aggiornate, sono disponibili in qualsiasi momento direttamente dalle diverse postazioni di lavoro. Di seguito, il Comune di Brusnengo ha realizzato un Sistema Informativo Territoriale (SIT) integrato con il sistema di gestione documentale che contiene i dati catastali degli immobili e dei terreni: tale base dati è collegata a sistema con i dati del Piano Regolatore Generale Comunale (PRGC) con l’inserimento di tutti i vincoli vigenti, con il piano di zonizzazione acustica, il piano commerciale, tutti gli immobili di pregio del censimento ‘Guarini’, le foto di tutti gli immobili, i numeri civici e le planimetrie avute dal Catasto aggiornate periodicamente attraverso il collegamento in rete con l’Agenzia del Territorio. All’interno della banca dati l’inserimento delle pratiche edilizie storiche fin agli anni ’50 permette il controllo incrociato con le relative planimetrie. Inoltre nel SIT sono state inglobate le tipologie di colture agricole, le zone incendiate per il controllo dei vincoli nel tempo, gli immobili di proprietà comunale, i pozzi, i luoghi di furto e di incidenti stradali, i cartelli stradali con la data: in tal modo, è possibile il rilascio del Certificato di destinazione urbanistica (CDU) in automatico, utilizzato anche come pre-analisi per le richieste di costruzione, è possibile visualizzare i pagamenti delle imposte ICI e TARSU e TOSAP e tramite il programma ‘geodetective’ scoprire gli evasori, utilizzando anche le banche dati scaricate dalla Agenzia delle Entrate. Grazie ai dati inseriti nel SIT, la Protezione Civile ad esempio in caso di emergenza ha a disposizione in modo rapido una piantina con via e numero, foto dell’immobile, elenco dei residenti e degli invalidi e gli idranti più vicini per un intervento tempestivo. Inoltre, è possibile grazie una soluzione di Business Intelligence integrata la visualizzazione di 12 diagrammi a torta con i valori preventivi e consuntivi: sei relativi alle entrate incassate e sei relative alle spese fatte che segnalano dall’inizio dell’anno progressivamente l’andamento della cassa comunale in tempo reale con la possibilità di un diagramma di simulazione della situazione dei successivi 12 mesi. Ogni utente grazie ad un ID e a una password unica accede ai vari programmi, in funzione delle autorizzazioni avute dalla prima schermata che riporta le varie applicazioni in digitale del Comune.

I benefici

Il nuovo sistema di gestione e di archiviazione digitale dei documenti ha permesso al Comune di Brusnengo la realizzazione di un unico flusso documentale con la creazione di un database integrato a garanzia di un monitoraggio costante del processo relativo alle attività comunali a garanzia di una maggior efficacia ed efficienza con un risparmio dei tempi impiegati pari a circa 4.000 ore all’anno e al 50% del cartaceo. Grazie al nuovo sistema di gestione e archiviazione documentale la memoria storica non è più basata sui collaboratori ma risiede nel sistema a garanzia di una reperibilità più rapida del dato con una diminuzione del margine di errore. Grazie al cruscotto per il controllo dell’andamento della cassa è possibile comprendere in tempo reale la situazione economica dell’Ente con la possibilità di tarare l’attività di spesa, dove possibile, in funzione della velocità di incasso, anticipando o posticipando investimenti e manutenzioni e, in parallelo, la possibilità di capire se si deve sollecitare il pagamento delle tasse e dei tributi.