L'azienda

Eletecno St opera nel settore del Facility Management e si occupa della manutenzione di edifici con competenze relative alla gestione degli impianti elettrici, di condizionamento e idrosanitari. I clienti dell'azienda sono i grandi enti, imprese multinazionali e gruppi bancari che hanno diverse sedi sul territorio nazionale e la relazione con questi è governata da contratti a commessa con una durata media di circa tre anni. Attualmente la Eletecno St gestice oltre 2.000 commesse all'anno con circa 130 addetti generando ricavi per circa 40 milioni di euro all'anno.

L'applicazione

L'adozione della nuova versione del software Plancom Suite, sviluppato da Explan, business partner di IBM, e già attivo in azienda da tempo, ha portato a una più stretta integrazione tra le aree aziendali che partecipano al processo di gestione della commessa. Cuore della nuova versione dell'applicazione è il motore di workflow basato su Lotus Notes che consente di inserire nel sistema di gestione tutti i dati inerenti a una commessa una volta sola, organizzando il flusso di informazioni verso le aree coinvolte e provvedendo all'integrazione e all'allineamento dei dati provenienti da diverse fonti. Non vi sono obblighi o priorità nell’inserimento delle informazioni, ed è possibile completare le informazioni anche in un secondo momento, quando saranno disponibili. Nell’attività di gestione delle commesse, un aspetto particolarmente importante è il controllo di gestione e la realizzazione del conto economico di commessa; questo consente di verificare fin dall’avvio di un nuovo contratto se le tariffe negoziate coprono effettivamente i costi di esercizio o se è necessaria una rinegoziazione poiché i costi possono risultare più elevati di quanto previsto. È il caso, ad esempio, di impianti deteriorati in misura maggiore rispetto a quanto dichiarato dal cliente, che richiedono consistenti interventi di manutenzione straordinaria. Per questo motivo, tutte le informazioni inserite, le attività, i materiali, i costi interni, le prestazioni fornite sono classificate in centri di costo e ricavo e voci di spesa. Le informazioni così classificate vengono indirizzate in forma sintetica in un cruscotto aziendale dove l'operatore è in grado di controllare le performance chiave di ciascuna commessa. Il cruscotto permette l’accesso ai documenti di ogni commessa sia agli utenti interni sia ai clienti in modo controllato da Web (documenti legali, documenti amministrativi e report di controllo dei Service Level Agreement).

Il motore di workflow partendo dalla gestione del ciclo passivo di tipo amministrativo e contabile, attiva il processo parallelo di riconciliazione dei dati tra tutti gli attori coinvolti nella fornitura di una commessa tracciando con precisione ogni singolo passaggio. Infatti, i dati delle fatture fornitore, relative sia a materiali che ai servizi, vengono  inseriti dall'Ufficio Amministrativo attribuendo ogni voce a ogni singola commessa così da attivare il controllo dei responsabili commerciali di ognuna, che in caso di anomalie attivano un processo di riconciliazione con l'Ufficio Acquisti. Inoltre il processo di controllo e attribuzione dei costi supporta la verifica rapida e puntuale di tutte le attività extra contrattuali richieste dal cliente che devono essere fatturate fuori dal contratto. Il sistema di inserimento dati dal 2012 inizierà a essere aperto, attraverso collegamenti internet autorizzati, anche a una parte dei fornitori, in tal modo si velocizzeranno i tempi di controllo delle fatture da parte degli addetti commerciali di Eletecno St. Sul fronte clienti, invece, la possibilità di intervenire direttamente nel sistema di gestione delle commesse è già stata implementata in relazione alle chiamate d'intervento e quindi all'apertura dei relativi ticket di attività.

I benefici

Il nuovo sistema ha consentito una più veloce gestione del processo di riconciliazione delle informazioni tra gli uffici Acquisti, Amministrazione e Commerciale. Inoltre tale implementazione ha contribuito a una migliore qualificazione e certificazione dei dati che oggi consente all'ufficio amministrativo di compiere delle analisi di previsione del fatturato con un grado di affidabilità superiore al 99% in un arco di temporale inferiore ai due giorni. Prima dell'adozione della soluzione integrata con il motore di workflow tale elaborazione si svolgeva nell'arco di una settimana e il suo grado di affidabilità si assestava intorno all'80%. L'apertura della gestione dei ticket di chiamata ai clienti e la completa tracciatura del processo di intervento hanno consentito la distribuzione di informazioni relative al servizio riconosciute come affidabili anche dalla clientela, una verifica puntuale dei Service Level Agreement previsti nei contratti e una riduzione consistente delle richieste di penali.