L’azienda

La società APE (Archiviazione Paghe Elettronica) Srl è una start up, nata sulla base di un progetto ICT innovativo che ha come target principale i consulenti del lavoro. In particolare, nella società sono confluite le esperienze di: EssePaghe per la competenza sulle procedure di paghe e di servizi ai consulenti del lavoro, Centro Paghe Adriatico un centro servizi fatto da consulenti del lavoro per i consulenti del lavoro, MediaMente in qualità di partner tecnologico, EDM in qualità di operatore da anni impegnato nella gestione dell'archiviazione sostitutiva. L’obiettivo dell’azienda è quello di cambiare il modo comunicare all'interno del mondo del lavoro, tra aziende, dipendenti, consulenti del lavoro, commercialisti, enti di controllo, e di consentire una più facile archiviazione dei documenti, nel rispetto delle leggi sulla conservazione sostitutiva. Attualmente la società conta sette dipendenti: l’Amministratore Delegato, tre figure commerciali, che coprono le zone del Nord-Est, Nord-Ovest e Centro Italia, e tre figure dedicate agli aspetti tecnici.

L’applicazione

APE basa i propri servizi su Oracle Beehive, una piattaforma software di collaborazione. La piattaforma tecnologica è totalmente integrata e centralizzata, e garantisce un elevato livello di controllo e facilità di gestione. Beehive permette di erogare via Web agli utenti molteplici servizi: email, calendario, chat, pianificazione delle risorse, web conference, gestione documenti, basati su database Oracle.

APE adatta tali servizi alle esigenze specifiche dei propri clienti, consulenti del lavoro e imprese, per la gestione dei documenti che regolano il rapporto di lavoro tra dipendenti e impresa. In particolare l’azienda offre i propri servizi in modalità as a Service, quindi usufruibili direttamente via Web, con un’interfaccia semplice e personalizzata. Il servizio si integra con i sistemi di paghe e stipendi del cliente e acquisisce in modo automatico tutti i documenti che quest’ultimo produce. In particolare, permette di acquisire in formato elettronico quei documenti che concorrono alla determinazione del rapporto di lavoro come, ad esempio, il Libro Unico del Lavoro (LUL) e i cedolini. I documenti acquisiti vengono conservati elettronicamente a norma di legge presso la server farm di APE. Per ciascun documento sono definite le politiche di accesso, cioè chi lo può produrre e chi lo può consultare, i flussi di lavorazione e le norme che ne definiscono le modalità di archiviazione sostitutiva, come, ad esempio la necessità di firma digitale e marca temporale. I documenti vengono poi messi a disposizione dei clienti/utenti attraverso un portale Web al quale si può accedere attraverso autenticazione. Il servizio è fortemente personalizzabile e, attraverso la piattaforma Oracle, è possibile creare diversi utenti per ogni azienda cliente, con policy personalizzate di accesso ai documenti, permettendo ai dipendenti di consultare i documenti che l'azienda ha reso loro disponibili e che li riguardano (cedolini, documenti sui rapporti di lavoro, sulla formazione, ecc.). Allo stesso modo tal modo, anche gli enti di controllo possono consultare, con password temporanee, alcune tipologie di documenti delle aziende sottoposte a verifica. Per il futuro, si prevede la possibilità di attivare ulteriori servizi che utilizzano la nuova piattaforma come, ad esempio, la web conference per la registrazione di video di e-learning, utili soprattutto per coloro che devono aggiornarsi frequentemente in materia di paghe e contratti collettivi.

I benefici

Oracle Beehive ha permesso all’azienda di costruire in modo molto rapido (da settembre 2009 a gennaio 2010) la propria offerta di servizi Web. Dopo aver definito le esigenze dei consulenti del lavoro, sono state costruite le interfacce che permettono di definire il modo con cui si organizzano e si possono cercare i documenti. La stessa piattaforma permetterà di abilitare, in futuro, molti altri servizi innovativi per i clienti di APE. Il servizio, inoltre, garantisce il massimo livello di affidabilità e sicurezza ed è capace di dialogare con tutte le procedure paghe, personalizzabile per ogni dimensione di studio o azienda. L’architettura offerta è facilmente scalabile: per aumentare il numero di utenze è necessario soltanto incrementare il numero di macchine all’interno della server farm di APE. L’utilizzo della capacità elaborativa viene poi allocato dinamicamente alle diverse macchine sulla base carico computazionale.  A livello utente, l'adesione totale agli standard di riferimento, garantisce la perfetta interoperabilità con gli strumenti informatici di uso quotidiano, per cui l'introduzione di questo strumento non è assolutamente problematica per i clienti di APE.