L’azienda

Archiva Group è un'impresa veronese specializzata nella gestione dei processi documentali, e fin dal 1999 offre soluzioni personalizzate di gestione del document lifecycle ad aziende manifatturiere e di servizi operanti in vari sttori. Archiva Group conta circa 110 dipendenti, ed eroga servizi di gestione documentale in full outsourcing a oltre 420 clienti distribuiti su tutto il territorio nazionale, per un totale di 205 milioni di pagine di dati amministrate, in crescita del 30% annuo. Archiva Group crede nella continua innovazione del processo come strumento di evoluzione tanto che a 10 anni dalla fondazione ha trasformato il gruppo da fornitore tradizionale a gestore di servizi in full outsourcing per l'intero flusso di vita dei documenti. Archiva Group è oggi in grado di offrire soluzioni global service di: archiviazione documentale, conservazione ottica sostitutiva e veicolazione documentale (posta, fax, email, PEC; EDI). Inoltre Archiva Group offre e realizza progetti di: web document management, workflow management, business process outsourcing e veicolazione dati.

L’applicazione

Il progetto di ristrutturazione dell’infrastruttura IT di Archiva Group aveva l’obiettivo di ottimizzare il processo di digitalizzazione e archiviazione del dato e di migliorare il servizio di accesso ai dati via web per i propri clienti. La soluzione ricercata richiedeva di essere sia scalabile e sicura per permettere di aumentare notevolmente nel tempo la capacità di archiviazione, pur migliorando l’efficienza dell’intero processo, sia sufficientemente aperta da permettere il passaggio alla completa virtualizzazione dello storage. La fase finale del progetto prevedeva infatti la migrazione di tutti i dati, fino a quel momento conservati in sede, su un DataCenter delocalizzato. Dopo l’analisi di hardware e software selection, Archiva Group si è rivolta a Matika, business partner di IBM con sede a Vicenza e una filiale a Verona la quale, esaminate le esigenze del cliente, ha individuato nella tecnologia IBM N6060, la giusta risposta per la realizzazione di un progetto finalizzato a soddisfare la richiesta. Questa soluzione ha permesso a Archiva Group di abbandonare la precedente tecnologia di archiviazione sostitutiva che prevedeva l’utilizzo di supporti digitali fisici, i compact disc, e di passare all’archiviazione su dischi rigidi (pur mantenendo tutte le caratteristiche di conformità alla normativa secondo cui il dato può essere archiviato digitalmente solo se marcato temporalmente con firma digitale e non sovrascrivibile). La soluzione di archiviazione sostitutiva utilizzata in precedenza da Archiva Group prevedeva infatti che i documenti digitali (bolle, fatture, ecc.), acquisiti tramite lettura ottica attraverso scanner professionali, poi certificati con firma digitale e marcatura temporale, venissero masterizzati su CD (Compact Disc) non riscrivibili, archiviati e controllati periodicamente per garantire la completezza e validità dei dati conservati. L’attività di masterizzazione e archiviazione comportavano un pesante onere per Archiva sia in termini di risorse economiche sia di tempo per questo è stata scelta una soluzione che consentisse di gestire molti più dati certificati, e di allocare meno risorse al controllo periodico della conformità, grazie ad un software di controllo che automatizza l’attività.

La nuova soluzione scelta consente inoltre di mantenere un livello di servizio particolarmente elevato garantendo ai propri clienti di accedere costantemente ai propri documenti da remoto via web.

I benefici

La nuova architettura IT ha permesso di razionalizzare il parco hardware, di eliminare i supporti fisici digitali, e quindi di ridurre notevolmente i costi relativi alla masterizzazione (acquisto e manutenzioni dei masterizzatori e acquisto dei supporti CD). La nuova soluzione ha anche permesso di costituire al contempo l’elemento abilitante per le future innovazioni ed evoluzioni del business legate all’adozione delle più moderne tecnologie informatiche virtualizzate. La nuova infrastruttura ha inoltre impattato positivamente la Business Continuity, grazie alla flessibilità permessa dall’infrastruttura virtuale, contribuendo a diminuire il tempo di indisponibilità del sistema e aumentando conseguentemente sia il livello di servizio fornito agli utenti sia la produttività. Infine, quando la soluzione sarà completamente a regime, e lo storage sarà ridondato e virtualizzato, ad Archivia verrà garantita la continuità del servizio ai propri clienti senza più dover far fronte direttamente agli oneri che questo implicava con l’architettura precedente.