L’azienda

Lo Studio Legale Romoli - fondato nel 1996 - grazie al lavoro sinergico di 7 dipendenti , 5 avvocati   ed alcuni collaboratori si occupa  di assistenza e di consulenza legale in campo civile e d amministrativo, operando sia in ambito giudiziario che extragiudiziario nonché in procedimenti arbitrali. In particolare si occupa di  diritto di famiglia, successioni, diritto fallimentare, diritto societario, contrattualistica, diritto della navigazione, diritto del lavoro, diritto del consumatore, diritto delle comunicazioni e reti telematiche compresi i rapporti con le autorità garanti.  I suoi clienti - oltre a quelli privati - provengono dai settori della telefonia, della pubblicità, dei servizi finanziari, del noleggio e trasporti comprese le compagnie aeree fino all’edilizia, e alle associazioni professionali e sindacali.

L’applicazione

Per una migliore qualità della comunicazione verso l’esterno, Io Studio Legale Romoli ha intrapreso - grazie alla collaborazione con il gruppo Label, partner CISCO - un progetto che ha permesso di rinnovare l’infrastruttura informatica aziendale con una rete voce e dati, un nuovo server aziendale e dieci telefoni IP CISCO, oltre al necessario hardware di rete, anch’esso CISCO. Grazie alla nuova infrastruttura di rete è stato possibile adottare nuovi servizi innovativi personalizzati, come ad esempio, la gestione di una rubrica telefonica digitale per ogni postazione telefonica. Il nuovo centralino ospita alcune schede SIM ed è in grado di connettersi sia alla rete di comunicazione fissa, sia alla rete cellulare. In questo modo, quando un collaboratore effettua una chiamata verso l’esterno, il sistema sceglie quale connessione utilizzare indirizzando le telefonate verso i cellulari sulla rete mobile, come se la chiamata fosse da cellulare a cellulare. Inoltre, alcuni collaboratori dello Studio Romoli che si recano presso tribunali, uffici pubblici e clienti portano con sé per necessità un telefono cellulare. Il nuovo centralino è in grado di veicolare le chiamate da e verso la sede, gestendo i cellulari dello studio, come se stessero effettuando chiamate interne. Parallelamente all’adozione delle nuove infrastrutture, lo Studio legale ha rinnovato il software per la gestione delle numerose pratiche dei clienti. Il nuovo software sfrutta le potenzialità offerte dalla nuova rete aziendale e permette di gestire la cospicua documentazione di ciascun cliente in formato automatico. L’accesso al sistema è disponibile per tutti i collaboratori dello studio grazie alla nuova rete aziendale. Si può, in tal modo, avere sempre una disponibilità immediata delle diverse pratiche, prima di consultare i fascicoli cartacei, con la possibilità di apportare degli aggiornamenti alla documentazione in tempo reale condivisi da tutti i dipendenti. Inoltre, il sistema permette di utilizzare il canale Internet per la gestione della documentazione relativa al Processo Civile Telematico. La segreteria dello Studio può, così, consultare atti e contenziosi, oltre a depositare i decreti via web senza recarsi in tribunale.

I benefici

L’attuale infrastruttura di comunicazione dello Studio permette una più efficiente gestione delle telefonate interne ed esterne. La possibilità di contattare dallo studio attraverso una chiamata interna un collega o un collaboratore indipendentemente dalla localizzazione consente una riduzione dei costi considerevole, poiché spesso tali telefonate sono di lunga durata. La possibilità di veicolare le telefonate attraverso la rete più opportuna assicura un ulteriore risparmio sulle bollette telefoniche che corrisponde a circa il 25%. La nuova infrastruttura ha consentito una più efficiente gestione del lavoro: la possibilità di condividere le pratiche, in formato digitale,  ha permesso di avere una visione istantanea della situazione aggiornata del singolo cliente, con cui non si hanno contatti diretti frequenti, garantendo un risparmio di tempo dovuto ad una più efficiente modalità di consultazione della cospicua documentazione. In tal modo si ottiene anche un miglioramento della qualità del lavoro ottenendo una visione completa della situazione dei clienti e una riduzione degli archivi cartacei.