L’azienda

Edipower è oggi tra i maggiori produttori italiani di energia e conta circa 1.160 dipendenti. Vanta una quota pari al 7% del fabbisogno nazionale e 7.600 MW di potenza in esercizio, di cui circa 750 MW da fonti rinnovabili (idroelettrico e fotovoltaico). Ha prodotto circa 24 miliardi di chilowattora nel 2008. Azionisti di Edipower sono Edison, A2A, Alpiq e Iride. Il punto di forza di Edipower è individuabile nella diversificazione delle fonti di approvvigionamento energetico: il gas (il cui impiego è in costante crescita) ma anche l’olio, il carbone e l’acqua.

L’applicazione

Con l’obiettivo di riprogettare i flussi documentali aziendali, Edipower – a cui il partner Asystel presta costantemente assistenza – si è dotata sia di postazioni Adobe Acrobat 9 Pro che di scanner in grado di generare il formato Adobe PDF di default. Gli utenti possono così scannerizzare il documento per convertirlo in formato Adobe PDF e poi inserirlo in una directory oppure inviarlo alla propria postazione via e-mail. All’introduzione dell’infrastruttura informatica in grado di supportare la creazione e la gestione dei file nel nuovo formato, è seguita la riorganizzazione dei processi aziendali, volta a diffondere l’utilizzo di tali strumenti informatici nelle diverse funzioni aziendali. È stato così definito lo standard per la dematerializzazione dei documenti cartacei di Edipower con lo scopo di giungere all’archiviazione delle informazioni secondo le norme riguardanti la conservazione sostitutiva dei documenti amministrativi, in un formato che garantisce l’integrità delle informazioni contenute nei file. I reparti che maggiormente hanno necessità di generare documenti in formato Adobe PDF, sono quelli che trattano informazioni sensibili, come la Direzione, l’Amministrazione, le Risorse Umane e l’Ingegneria.

I documenti interessati dal progetto sono molto numerosi, nell’ordine di qualche migliaio al mese. In particolare, si tratta di documenti che riguardano i rapporti con i fornitori. Oggi, ad esempio, il sistema produce una copia elettronica delle fatture e ne automatizza l’approvazione al pagamento. Le fatture vengono scannerizzate, producendo un documento in formato Adobe PDF che viene depositato in un archivio informatico e da lì verificato e controllato. Il sistema gestionale aziendale, in un secondo momento, registra le indicazioni relative agli eventi finanziari associati alla fattura.

L’utilizzo del formato Adobe PDF è stato esteso allo scambio di informazioni con terze parti a cui Edipower fornisce informazioni sensibili quali, ad esempio, gli organismi territoriali (per l’invio della documentazione relativa alle autorizzazioni vincolate al rispetto dell’impatto ambientale) e le società di progettazione che operano sugli impianti (per l’invio di complessi documenti e relazioni tecniche). Edipower, in questo modo, permette ai propri utenti di generare documenti in formato Adobe PDF, di revisionarli (attraverso gli appositi strumenti di commento) e condividerli, sia all’interno che all’esterno dell’azienda. Infine, sebbene l’azienda non abbia previsto policy di protezione dei documenti, gli utenti utilizzano la funzionalità di Adobe Acrobat che permette l’aggiunta di password per lo scambio di documenti in totale sicurezza, ogni volta che lo ritengono opportuno per salvaguardare e proteggere un documento.

I benefici

Il nuovo processo di gestione dei flussi informativi è stato progressivamente diffuso in tutte le aree aziendali senza incontrare resistenze al cambiamento grazie alla facilità d’uso del formato Adobe PDF. Inoltre, poiché tutte le postazione sono dotate del software di lettura Adobe Reader, nessuno addetto ha riscontrato problemi nella visualizzazione dei file. Nei progetti che coinvolgono documenti elettronici di diversi formati, i nuovi strumenti consentono di uniformare materiale proveniente da fonti diverse. Grazie alle caratteristiche del nuovo formato, Edipower ha la certezza che i documenti trasmessi non potranno essere modificati lungo la catena della comunicazione anche, eventualmente, attraverso l’utilizzo di una ulteriore protezione dei file attraverso password. Tale funzione è particolarmente utilizzata nelle condivisione di documenti all’esterno dell’azienda. Infine, poiché Adobe PDF rappresenta un formato standard di mercato estremamente diffuso, Edipower ha la certezza di poter interagire rapidamente con il proprio network di fornitori, con un effettivo miglioramento nella condivisione delle informazioni.