L’azienda

E Servizi S.p.A. nasce nel 1991 come N.B. Nota Bene S.r.l., partner di riferimento della Xerox S.p.A. oggi fornisce un’ampia gamma di stampanti multifunzione e servizi per la gestione integrata di documenti e processi di stampa che rispondono ai requisiti di economia, efficienza, sicurezza ed ecologia. Il fatturato aziendale è costantemente in crescita e nel 2009 ha superato i 17 milioni di Euro con 57 dipendenti. E Servizi supporta le imprese nella gestione del patrimonio informativo aziendale e nel contenimento dei costi delle infrastrutture di Information Technology, guidandole nella scelta delle soluzioni hardware e software più idonee e affiancandole nelle fasi di implementazione e controllo degli strumenti, delle metodologie e dei processi necessari alla gestione di questo patrimonio. Per ogni investimento il cliente può scegliere tra le formule acquisto, noleggio e leasing. Può inoltre avere, in un’unica vantaggiosa soluzione: assistenza tecnica con la carta inclusa (servizio unico in Italia) - materiali di consumo, toner e parti di ricambio. Può inoltre segnalare problematiche, ricevere supporto in tempo reale e richiedere la fornitura di materiali attraverso siti web creati ad hoc.

L’applicazione

E Servizi opera nel settore della fornitura di servizi di gestione documentale e buona parte della forza commerciale opera a costante contatto col cliente. Per questo  motivo, la gestione efficiente delle comunicazioni aziendali, sia interne che verso l’esterno, costituisce un elemento chiave dei processi di E Servizi. L’azienda ha quindi adottato un innovativo sistema di comunicazione grazie alla collaborazione con Vodafone. Tale sistema prevede la rimozione del centralino tradizionale in uso presso E-servizi a favore di un sistema intelligente, capace di gestire le comunicazioni mobili, voce e dati interamente su protocollo Ip.

La soluzione di Vodafone Rete Unica pre­vede infatti la creazione di un’infrastruttura di comunicazione aziendale, composta da utenti dotati di telefono fisso di tipo Ip e utenti dotati di telefoni cellulari di diverso tipo (i dipendenti amministrativi utilizzano un semplice telefono cellulare, management ed agenti commerciali sono dotati di Smartphone) oltre alla fornitura di connettività a banda larga per la gestione congiunta dei servizi di telefo­nia e traffico dati. Tutti i dipendenti di E Servizi hanno la possibilità di chiamarsi utilizzando il proprio numero breve d’interno, indipendentemente dal fatto che siano dotati di telefono fisso o di telefono mobile. Gli utenti sono in grado di ricevere sul cellu­lare le chiamate in arrivo dall’esterno verso il proprio numero di interno completo, mentre sul display del telefonino viene visualizzato il numero di telefono dell’utente che sta chia­mando. La rete Vodafone è in grado di veri­ficare quando l’utente con telefono mobile si trova nell’area corrispondente all’indirizzo dell’azienda, applicando una tariffazione conveniente alle chiamate effettuate. I telefoni fissi presenti presso l’azienda so­no sostituiti da telefoni IP e le corrispondenti linee telefoniche tradizionali sono state sostituite da un sistema di telefonia su IP integrato nella rete dati aziendale, la stessa che collega i PC. Il centralino di E Servizi è stato conseguentemente sostituito da un centralino “virtuale” che, attraverso un software gestisce gli interni e le utenze cellulari. Infine, l’utilizzo di Smartphone da parte della forza vendita ha permesso l’introduzione di servizi di consultazione della documentazione commerciale via Internet, collegandosi attraverso il nuovo telefono ai sistemi informativi di E Servizi.

I benefici

Grazie alla nuova infrastruttura di comunicazione integrata, E Servizi ha migliorato l’efficienza dei processi di comunicazione interni e verso i clienti. Ora, gli addetti possono raggiungere i colleghi in qualsiasi luogo si trovino in breve tempo, senza ricordarsi il numero di telefono, poiché già memorizzato sui terminali a disposizione. Inoltre, i clienti che telefonano a E Servizi entrano direttamente in contatto con la persona cercata, senza contattare il risponditore automatico utilizzato precedentemente e migliorando quindi il livello di soddisfazione del cliente. Grazie alla sostituzione del centralino e al nuovo sistema di gestione delle chiamate in ingresso, l’addetto di segreteria ha diminuito il tempo dedicato all’attività di ricezione delle chiamate, limitandosi a rispondere al telefono solo in casi eccezionali e dedicando il proprio tempo ad attività a maggior valore aggiunto. La nuova infrastruttura integrata ha permesso una migliore gestione degli impianti di telecomunicazione, grazie all’unica rete voce e dati e al minor hardware necessario. Infine, il rapporto con un unico fornitore di servizi di telecomunicazione ha permesso di gestire i costi di telefonia attraverso un solo contratto e, conseguentemente, un’unica fatturazione a beneficio di una maggior semplicità dei processi amministrativi.