L’azienda

Il Gruppo Paparella ha sede in provincia di Bari e opera dal 1945 nel settore logistico. L’offerta del Gruppo comprende servizi personalizzati di trasporto via terra in tutta Europa attraverso una flotta di mezzi di ultima generazione, oltre a trasporti via aerea e via mare erogati grazie a partnership con alcuni tra i più importanti operatori specializzati. L’offerta di Paparella prevede inoltre numerosi servizi addizionali, che prevedono la gestione del carico dall’imballaggio fino alla consegna al cliente finale, in particolare per clienti del settore aeronautico e meccanico, elettronico, chimico ed automotive. Il Gruppo impiega complessivamente circa 40 dipendenti, possiede una flotta di 50 mezzi pesanti e ha raggiunto un fatturato di circa 10 milioni di euro nel 2009.

L’applicazione

Fino a pochi mesi fa, il Gruppo Paparella  gestiva il ciclo attivo attraverso un sistema gestionale sviluppato ad hoc da una Software House locale. Il processo prevedeva l’inserimento manuale degli ordini nel sistema informativo aziendale, il quale effettuava periodicamente e in modo automatico la stampa delle fatture (a fine mese o a 15gg), per un totale di circa 3500 documenti all’anno. Le fatture venivano successivamente postalizzate dagli addetti amministrativi. Dopo alcune modifiche al proprio sistema informativo ed in seguito ad una prova gratuita di qualche mese - lo scorso novembre - l’azienda barese ha deciso di adottare il servizio di fatturazione elettronica del Gruppo Intesa Sanpaolo che ha portato all’esternalizzazione dell’attività di produzione, stampa e spedizione delle fatture per alcuni clienti. Oggi l’azienda ottiene in output dal proprio sistema informativo dei file contenenti i dati relativi alle fatture da preparare, creati sulla base delle informazioni inserite nel sistema gestionale aziendale. Tali file vengono successivamente inviati al provider del servizio di fatturazione. La banca provvede quindi ad analizzare i dati strutturati ricevuti e a tradurli in fatture, occupandosi della stampa e della spedizione dei suddetti documenti. Inoltre, il servizio prevede che ciascun cliente di Paparella possa scegliere di ricevere la fattura in formato digitale (PDF) via e-mail o in formato cartaceo per posta. Il Gruppo Paparella, successivamente, invia al proprio provider le scansioni delle bolle di accompagnamento in formato JPG perché vengano allegate alle rispettive fatture. Tali file, contengono nel proprio nome il numero di fattura a cui fanno riferimento. Le bolle di accompagnamento, infatti, vengono timbrate dai clienti di Paparella e attestano legalmente l’avvenuta consegna della merce. Il Gruppo si è affidato a Intesa Sanpaolo anche per la gestione  dell’archiviazione e della conservazione sostitutiva dei documenti in oggetto - in formato non modificabile - nel rispetto della normativa vigente. Oltre alla copia disponibile nel proprio sistema, Paparella può richiedere e ricevere una copia delle fatture accedendo al portale Web  del provider.

I benefici

Grazie all’esternalizzazione della fatturazione attiva, il Gruppo Paparella ha sensibilmente ridotto i costi relativi all’emissione delle fatture (ad esempio, il consumo carta e di inchiostro), all’imbustamento, all’archiviazione delle fatture e al mantenimento di tale archivio. Parallelamente,  gli operatori dell’azienda dedicano minor tempo ad attività a basso valore aggiunto (quali, ad esempio, l’imbustamento e la spedizione delle fatture), dedicando maggiori risorse all’attività di controllo dei dati di fatturazione inseriti nel sistema gestionale. Sono così diminuiti gli errori di fatturazione e conseguentemente i costi associati alla gestione del disservizio e alla riemissione di fatture.

Grazie all’automazione del processo di fatturazione è inoltre migliorato il livello di servizio al cliente, poiché si può disporre in modo veloce e preciso dei documenti di fatturazione, la cui spedizione e ricezione viene garantita dal provider in tempi certi attraverso il canale prescelto dal cliente del Gruppo Paparella. Grazie alla maggior precisione nella fatturazione e alla maggior puntualità di consegna, il Gruppo Paparella ha diminuito il tempo di incasso dei crediti commerciali. Per questo motivo, il sistema telematico di fatturazione verrà esteso a tutti i clienti.