L’azienda

Nel 2004 Jakala Group acquisisce Promoplan, azienda specializzata nell’organizzazione di eventi e di meeting; e nel 2008 acquisisce l’azienda romana Gir Promomarketing. Oggi il Gruppo conta 250 dipendenti per un fatturato totale annuo di 90 milioni di euro. Jakala Marketing Solutions è l’azienda più grande di Jakala Group che - con oltre 50 milioni di fatturato all’anno e 130 professionisti - offre alle aziende la propria esperienza trentennale per la consulenza, la progettazione, e il coordinamento di tutte le attività di Marketing. In particolare si occupa di programmi di relationship marketing legati all’incentivazione, alla raccolta punti, alla loyalty e ai concorsi per i clienti della GDO, Banking, Finance, ecc.

L’applicazione

Con l’obiettivo di effettuare un miglior monitoraggio dei propri processi commerciali, Jakala Marketing Solutions ha deciso di adottare il software CRM di Salesforce.com, attualmente utilizzato da circa 45 commerciali. Grazie al nuovo software usufruito in modalità As a Service, il team commerciale tiene traccia dei clienti con le relative attività svolte da ciascuno e ha la possibilità di aprire e gestire le commesse visualizzando la sintesi dei servizi proposti e di quelli realmente venduti. Inoltre, il nuovo CRM è in grado di predisporre report personalizzati riguardo all’avanzamento commerciale mensile sia in termini prospettici che a consuntivo, calcolando i relativi indicatori di performance. Grazie al nuovo sistema i dipendenti possono mensilmente aggiornare la parte prospettica e revisionare il consuntivo che viene mano a mano caricato sul software attraverso l’integrazione con l’ERP aziendale che trasferisce al CRM, a commessa conclusa, le informazioni relative all’avvenuta fatturazione. Inoltre, i commerciali possono connettersi al sistema via Web ovunque sia disponibile una connessione ad Internet e, grazie all’integrazione tra il CRM e il client di posta elettronica, possono organizzare gli appuntamenti direttamente sul proprio calendario digitale. Il nuovo CRM permette di gestire anche i clienti potenziali le cui anagrafiche vengono inserite a sistema. In questo modo è possibile utilizzare attivare le azioni commerciali tenendone traccia nel corso dell’anno. Infine, i dati raccolti aiutano nell’elaborazione del budget annuale, che ora è più affidabile e viene elaborato sulla base dei consuntivi dell’anno precedente con un minore sforzo di elaborazione. Grazie alla modalità di erogazione As a Service, il nuovo CRM viene utilizzato anche dalla neonata Jakala US che si occupa dello sviluppo del business negli Stati Uniti. Infatti, è stato possibile attivare alcuni account presso Salesforce.com per usufruire del software CRM anche oltreoceano.

I benefici

Grazie a Salesforce CRM, il Management di Jakala ha trovato un supporto fondamentale di monitoraggio e di controllo del processo commerciale per seguire in tempo reale la pianificazione e lo stato di avanzamento delle vendite. Le attività di raccolta ed elaborazione dati che in parte erano svolte manualmente su fogli di calcolo, vengono automatizzate dal nuovo software. In questo modo, Jakala ha ottenuto la possibilità di preparare i numerosi report in modo automatico con un cospicuo risparmio di tempo: si è passati dai 15 giorni di tempo impiegati in precedenza ad una media di 2/3 giorni con un livello di dettaglio tale da consentire un monitoraggio in tempo reale e puntuale dello status dei singoli clienti e delle relative commesse. Visto l’aumento del team commerciale da 25 addetti a 45, il nuovo CRM ha permesso un migliore coordinamento del loro lavoro derivato da informazioni aggiornate, condivise e disponibili in modo costante. Inoltre, il nuovo CRM viene fornito in modalità As a Service e si paga, quindi, proporzionalmente al reale utilizzo della risorsa informatica, grazie a un canone annuale per ciascun account attivo che ne usufruisce via Web. Grazie al nuovo CRM, infine, risulta più semplice il monitoraggio a distanza dei processi commerciali della consociata americana.