L’azienda

L’azienda - brand internazionale - è specializzata nella produzione di manufatti in cristallo di alta qualità e gestisce una rete di vendita circa 10 negozi gestiti direttamente, oltre 200 punti vendita monomarca e circa 400 multimarca in tutta Italia, raggiungendo un fatturato annuo totale di oltre 100 milioni di Euro.

L’applicazione

L’Information Technology è considerata dall’azienda una facility a supporto del miglioramento dell’efficienza dei processi. Per questo motivo, l’azienda intendeva aumentare il grado di esternalizzazione delle attività ICT per ottenere risparmi e focalizzare le risorse interne su progetti atti a migliorare le performance operative. L’azienda ha quindi iniziato un progetto in collaborazione con RTC, partner HP, che da un lato, prevede l’adozione di un nuovo sistema gestionale per migliorare le performance chiave dell’azienda, dall’altro, prevede l’affidamento al partner tecnologico delle attività di gestione dei sistemi informativi. Con l’obiettivo specifico di automatizzare e centralizzare la gestione del magazzino dei punti vendita monomarca e di circa metà dei punti vendita multimarca, l’azienda ha adottato un nuovo sistema gestionale basato su un database centralizzato che permette il collegamento simultaneo di più punti vendita, dotati dei terminali POS HP rp5700 ed AP5000, specifici per le attività  di front-office e di back-office del negozio. In particolare, il nuovo sistema gestionale è installato su un server centrale localizzato presso la sede principale, cui accedono i numerosi punti vendita attraverso connessione VPN. In tal modo, le informazioni provenienti dai punti vendita vengono inviate in tempo reale al sistema gestionale, che copre in modo esteso i processi aziendali: vendita, ciclo attivo e passivo, gestione del magazzino e dei resi. Il nuovo sistema supporta la direzione Marketing e Vendite per il monitoraggio delle performance di vendita, effettuando analisi sia sui prodotti a stock sia sul sell-out giornaliero e stagionale dei punti vendita fornendo un importante supporto decisionale nella definizione del portafoglio prodotti, privilegiando quelli a più alta rotazione. Inoltre, è possibile ottenere importanti indicazioni circa le preferenze dei clienti/consumatori legate allo storico degli acquisti effettuati presso tutta la rete di vendita. Analogamente, gli agenti di vendita possono ottenere informazioni relative alle scorte depositate presso i punti vendita di loro competenza e sono in grado di consigliare ai responsabili di negozio il miglior mix di prodotti da ordinare tenendo conto della strategia di marketing dell’azienda e della disponibilità dei prodotti a magazzino. L’Area Logistica beneficia di dati sempre aggiornati che consentono di monitorare periodicamente il livello delle scorte e gestire gli stock attraverso la lettura automatica dei codici a barre, automatizzando molte attività di controllo prima effettuate attraverso supporti cartacei.

La gestione dei nuovi sistemi hardware, software e di connettività è stata affidata al partner RTC, che si occupa di erogare sia i servizi di help desk da remoto sia l’assistenza tecnica presso i punti vendita relativa a tutte le componenti hardware (incluse le stampanti fiscali) e software di negozio. Il servizio include, inoltre, la gestione della connettività a banda larga erogata dal carrier telefonico, permettendo all’azienda di avere sempre un referente unico in caso di malfunzionamenti, evitando conflitti di attribuzione delle responsabilità tra diversi fornitori.

I benefici

Il nuovo software gestionale assicura un monitoraggio costante delle performance chiave dell’azienda, legate alla gestione della rete commerciale. In particolare, l’Area Marketing dispone di informazioni aggiornate per analisi dettagliate, volte a definire la corretta strategia in funzione degli obiettivi dell’azienda che ha portato ad un aumento del volume d’affari di ciascun punto vendita. Grazie all’automazione di molte attività relative all’Area Logistica  è migliorata l’efficienza dei processi interni. Globalmente è diminuito l’impatto delle attività a basso valore aggiunto di gestione dei documenti cartacei e di inventario presso i punti vendita, con un miglior allineamento informativo che si è tradotto in una diminuzione del livello di scorte, una maggiore rotazione degli stock e una conseguente riduzione dei costi legati alla logistica. Infine, la scelta di esternalizzare la gestione dei sistemi informativi ha permesso all’azienda di accedere a competenze specialistiche ed economie di scala nella gestione dei sistemi informativi, razionalizzando l’impegno interno di risorse e competenze tecniche dedicate a tale attività e migliorando notevolmente la continuità operativa dei negozi.