A Padova l'Ufficio oggetti smarriti diventa digitale

L’idea in breve
Potenziare i servizi di pubblica amministrazione e contemporaneamente sveltire le procedura automatizzandola e mettendola a disposizione dell’utente. Nel Comune di Padova questo genere di ragionamento è stato applicato con successo anche alla gestione dell’Ufficio oggetti smarriti producendo così un’innovazione che è stata accolta con favore sia dalla cittadinanza che dagli stessi dipendenti comunali. E che, nello stesso tempo, ha permesso di mandare in pensione fogli Excel e registri cartacei ormai superati.

Rivoluzione di sistema
“Qui a Padova sono diversi anni che portiamo avanti un processo di rinnovamento nella gestione dei servizi e nel rapporto col cittadino. Un processo che ha toccato anche il settore provveditorato, dove si è completato con l’informatizzazione dell’Ufficio oggetti smarriti”, racconta Pietro Fontolan, Business Analyst del Comune di Padova.

Il progetto risale al 2015 quando, in una realtà che ogni anno si ritrova a gestire circa 8000 oggetti senza valore e 2000 di valore, si inizia a percepire l’impellente necessità di migliorare una procedura piuttosto lenta e macchinosa che, a partire dalla denuncia di smarrimento, passa poi per la ricerca tramite archivio dell’oggetto specifico fino a contattare il legittimo proprietario per la restituzione.

Un successo immediato
La necessità prende forma di un bando, vinto dall’azienda OpenSymbol di Vicenza, per la realizzazione di una nuova piattaforma digitale che trasformi il registro oggetti smarriti e permetta all’utente di inviare la propria segnalazione senza l’obbligo di recarsi personalmente allo sportello.

“Il nuovo sistema è entrato in funzione dal primo gennaio 2016. Secondo le nostre previsioni, il passaggio avrebbe dovuto essere graduale, affiancandosi almeno per il primo periodo ai classici registri cartacei in formato Excel. Ma così non è stato”, ricorda Fontolan. “Perché, non appena hanno iniziato ad utilizzarlo, i dipendenti comunali non sono più riusciti a farne a meno. E come loro anche gli utenti”.

Benefici

L’innovazione infatti è stata accolta da tutti con grande favore. All’interno dell’Ufficio oggetti smarriti i tempi di organizzazione del lavoro si sono notevolmente accorciati permettendo alla struttura di far fronte all’aumento del carico di lavoro che si è verificato negli ultimi due anni senza necessità di aumento del personale.(tre erano i dipendenti ai tempi del registro cartaceo e tre sono tuttora). Per gli utenti invece il cambiamento ha rappresentato un progresso significativo nell'efficienza del servizio fornito, e a dimostrarlo stanno i numerosi commenti positivi di chi ne ha fatto uso. “Un ottimo risultato per il Comune di Padova, soprattutto se teniamo conto che è stato conseguito a fronte di un investimento abbastanza ridotto, circa 20 mila euro”, conclude Pietro Fontolan.

L’azienda
A realizzare la piattaforma digitale che ha rivoluzionato l'Ufficio oggetti smarriti del Comune di Padova è stata OpenSymbol, una delle poche aziende in Italia che sviluppa esclusivamente progetti CRM (Customer Relationship Management, ovvero sistemi di gestione, organizzazione e controllo delle relazioni tra cliente e azienda). Cercando di realizzare il servizio più indicato in base a quelle che sono le esigenze di chi lo richiede. Con all'attivo oltre 200 clienti, da più di dieci anni OpeSymbol opera in svariati settori, tra cui quello assicurativo, manifatturiero, commerciale e dei servizi, con l'obiettivo di fornire ad ogni azienda uno strumento utile a centralizzare in maniera efficiente le informazioni che saranno poi a disposizione degli utenti.