Invent, cambiare i processi aziendali grazie alla tecnologia

L’idea in breve

Invent S.r.l è un’azienda italiana che produce sistemi energetici alternativi e apparecchiature per il risparmio energetico. L’azienda nasce nel 2006 con l’obiettivo di inserirsi nel mercato della green economy producendo pannelli fotovoltaici. “Erano gli anni in cui stavano cambiando le normative e in cui erano stati attivati incentivi per i privati – ci racconta Sante Bartoletto legale rappresentante di Invent – la richiesta di pannelli era tanta e noi siamo stati i primi a brevettare i coppi fotovoltaici, molto adatti anche dal punto di vista estetico a ricoprire i tetti di abitazioni private”. L’azienda è cresciuta velocemente e non si è fermata nemmeno nel periodo della crisi. “Abbiamo capito che bisognava cambiare marcia e che bisognava essere flessibili per riuscire a offrire un servizio completo, dalla produzione alla consegna”. Nel 2012 la società decide di puntare sull’informatizzazione per riuscire a ottimizzare il lavoro e gestire il processo aziendale appoggiandosi ad ARXivar.

Com’è nata l’esigenza

“Avevamo l’esigenza di gestire un’ampia rete di vendite e di gestire oltre 200 cantieri al mese - spiega Bartoletto – per questo avevamo bisogno di coordinare la parte pre-selling degli operatori del centralino che, con le attività dei commerciali entrano nelle case dei potenziali clienti,

gestire senza sprechi di tempo la raccolta dei documenti per la disbriga delle pratiche, sostituire le pratiche cartacee con cartelle elettroniche, gestire l’accessibilità alle informazioni e ai documenti, garantire la tracciabilità degli impianti dalla vendita al Customer Service post vendita”. Le esigenze erano molte e per la società è stato indispensabile appoggiarsi a un partner specializzato in soluzioni di Information & Process Management. Trevigroup con la piattaforma di Business Process Management ARXivar è sembrata fin da subito la soluzione ideale. “Grazie ad ARXivar abbiamo sviluppato un workflow che ci permette di gestire in maniera coerente tutto il processo di lavorazione, ci consente di risparmiare tempo e denaro e offrire al cliente un servizio perfettamente ottimizzato”.  

Come funziona il processo informatizzato

Con ARXivar, è stata implementata la completa gestione dei flussi aziendali per un controllo totale dei processi. “Nella pratica il processo inizia da call center. Tutto è molto semplice da gestire. L’interesse per il prodotto viene registrato sul tablet dove si possono già fissare gli appuntamenti. Quando il processo di vendita va a buon fine si aprono dei tasck per caricare il contratto. Ogni azione è temporizzata e così facilmente controllabile dall’esterno”. Per Invent adottare questo sistema è stato conveniente in termini di tempo e di facilità della gestione. “I vantaggi – come racconta Bartoletto – sono stati la velocità nel pervenire l’informazione, la gestione della pratica ma anche la precisione dell’archiviazione delle pratiche”. Da parte dei dipendenti c’è stata qualche riserva iniziale ma in poco tempo il sistema è entrato a regime dando soddisfazione a tutti. “I benefici sono stati decisamente importanti e grazie al sistema siamo riusciti a migliorare la condivisione delle informazioni aziendali, eliminare tempi di ricerca di documenti, organizzare le informazioni e gestire con sicurezza i dati”.

L’azienda

Invent si occupa della costruzione di moduli fotovoltaici ma anche di fornire “chiavi in mano” impianti fotovoltaici ai clienti. Ha una linea di assemblaggio automatizzata tecnologicamente all'avanguardia e si pone nei primi posti del panorama produttivo italiano. La società si occupa della produzione e fornitura del materiale, dell'installazione, della progettazione e di tutte le pratiche necessarie per l'ottenimento degli incentivi. Al momento la società conta su 35 dipendenti più gli agenti che operano sul territorio. Il mercato di riferimento dell’azienda è prevalentemente in Italia. Nell’ultimo periodo la società è entrata nel mercato della luce e del gas.