L’Ente

Chieri, città di grande tradizione storica del Torinese che conta circa trentaseimila abitanti è collocata nei pressi  delle colline di Superga, ai piedi della collina torinese, ad est del capoluogo, sul margine meridionale delle colline del Po. Il territorio comunale ricade nei due bacini contigui dei torrenti Banna e Tepice al centro di un vasto bacino di sviluppo di servizi ed attività economiche.

L’applicazione

Il comune di Chieri (TO) ha intrapreso un progetto in collaborazione con Molteco, Accredited Partner Canon, con un sistema completo per la gestione e l’archiviazione delle Pratiche ICI composto da prodotti hardware e dall’applicativo Canon Therefore. In precedenza le pratiche ICI venivano gestite manualmente, in cartelle singole, suddivise per persona fisica con all’interno tutta  la documentazione cartacea. L’amministrazione comunale era costretta a ricercare manualmente le singole pratiche, ordinate alfabeticamente, dedicando tempo e risorse ad attività manuali, spesso percepite dai cittadini come inefficienti. Dopo una fase iniziale di analisi del processo si è proceduto all’installazione - lato server - della nuova piattaforma di gestione documentale che ha consentito l’archiviazione intelligente delle pratiche e - lato client - si è proceduto alla distribuzione del software su tutti i PC comunali, per consentire l’acquisizione e la memorizzazione del contenuto dei documenti. A partire dal 2009, presso il Centro Stampa e Documentazione del Comune, è stato installato lo scanner principale Canon DR5010C: ad oggi il sistema ha acquisito 1.592 pratiche pari a 8 GB di dati del DataBase. Altri due scanner - configurati per alimentare il sistema documentale centrale - sono invece utilizzati presso le aree amministrative dedicate al contatto con il pubblico. Il nuovo sistema ha permesso l’automazione del flusso di acquisizione delle pratiche ICI attraverso l’adozione della tecnologia basata su codici a barre. Per ogni pratica vengono generati barcode di riconoscimento basati su nome, cognome e codice fiscale del cittadino, fondamentali per la successiva acquisizione dei dati. Tali dati vengono letti automaticamente dagli scanner e, conseguentemente vengono memorizzati correttamente nel database

I benefici

Il nuovo sistema di gestione documentale basato sulla configurazione del profilo per la lettura dei barcode ha consentito di automatizzare le attività di compilazione dai dati per le pratiche ICI. Gli operatori ora non devono digitare manualmente alcun dato, eliminando così l’errore umano e mantenendo la coerenza delle informazioni contenute nel database comunare. Oggi sia il processo di inserimento delle pratiche, che la relativa ricerca si è decisamente snellito grazie alle licenze Therefore Workgroup e Therefore Navigator installate nel Centro Stampa e Documentazione e nell’Ufficio ICI per la visualizzazione a PC dei documenti elettronici. Grazie alla nuova piattaforma hardware e software il Comune di Chieri ha quindi ottimizzato il flusso di lavoro conseguendo una maggior efficienza nei processi di front-office.