REGIONE UMBRIA – VBG – Sportello Unico Attività Produttive, Commercio ed Edilizia

L’ENTE

Regione Umbria, in collaborazione con Sir Umbria (consorzio pubblico partecipato da 112 Enti: Regione Umbria, province di Perugia e Terni, tutti i 92 Comuni dell’Umbria, Comunità Montane, Aziende Sanitarie ed Ospedaliere, Agenzie ed altri Enti pubblici), ha realizzato VBG, la piattaforma unica per la gestione procedurale dello Sportello Unico Attività Produttive (SUAP), del Commercio e dello Sportello Unico per l'Edilizia (SUE). VBG è acronimo di Virtual Business Game, nome derivante dalla funzione di marketing territoriale che inizialmente era parte integrante del progetto finanziato nell'ambito del primo avviso e-government, e che è poi stata separatamente presa in carico da Sviluppumbria.

LA SOLUZIONE A RIUSO

Il progetto per la realizzazione del sistema VBG è uno degli interventi di sistema per la digitalizzazione dei servizi degli Enti Locali promossi dalla Regione Umbria, è stato coordinato operativamente dal comune di Terni e succesivamente preso in carico dal Consorzio SIR Umbria per il coordinamento e la manutenzione evolutiva.

Il sistema prevede un Front office e un Back Office per la gestione completa e dematierializzata dei procedimenti SUAPE. Il Front Office fornisce al cittadino e alle imprese le funzionalità per avviare procedimenti, ottenere informazioni e conoscere lo stato della pratica gestendo i rapporti tra richiedente e singole Amministrazioni, nonché con le Amministrazioni terze chiamate a pronunciarsi nell’ambito del procedimento autorizzatorio. Il Back Office è un sistema  per la gestione delle Comunicazioni, delle SCIA e del Procedimento Unico di cui al DPR 160/2010. VBG è integrabile in cooptazione applicativa con tutti i sistemi di protocollo standard DOCAREA, di gestione territoriale (GIS), di gestione demografica, con il registro delle imprese (CCIIAA) e con i principali sistemi di pagamento online.

A regime consente di ridurre consistentemente tutte le fasi istruttorie dei procedimenti, coinvolgendo direttamente l’utente (Cittadino o impresa) nella presentazione delle istanze e garantendo i controlli formali previsti dal DPR 160/2010. Infatti, l’utente interagisce direttamente con la piattaforma sia per una verifica preliminare dei requisiti richiesti (parte informativa), sia nella presentazione on-line della propria istanza (verifica formale dei dati e della completezza della pratica). La piattaforma eroga quindi automaticamente la ricevuta telematica, che per l’utente rappresenta titolo abilitante. L’efficace gestione della pratica nel Back Office consente di rispettare pienamente gli obblighi prescritti dal Codice per l’Amministrazione Digitale (protocollazione automatica in arrivo e partenza, gestione del fascicolo digitale, firma digitale, conservazione sostitutiva a norma, Identità Digitale, cooperazione applicativa SPCoop, etc.). L’istruttoria della pratica avviene in maniera totalmente digitale (sia fra i singoli utenti del backoffice, sia con gli Enti terzi eventualmente interessati dal procedimento) e, ottimizzando tempi e carichi di lavoro, può consentire una riorganizzazione funzionale del personale a vantaggio delle attività di verifica (vigilanza). La completa gestione del fascicolo digitale consente inoltre un’adeguata catalogazione delle pratiche e, di conseguenza, un’efficace attività di monitoraggio e reporting dei servizi erogati.

Durante il progetto sono stati costituiti tavoli di lavoro con gli Enti terzi, per definire le modalità di gestione delle fasi dell’istruttoria di loro competenza e un tavolo di lavoro in collaborazione con ANCI Umbria per la realizzazione della documentazione standard e digitale, contribuendo così alla nascita di una comunità di pratiche.

La manutenzione evolutiva del sistema viene gestita, nel territorio umbro, in forma associata tramite il Consorzio SIR Umbria, mentre i servizi di supporto, help desk e sviluppo di specifiche integrazioni/soluzioni vengono gestite  dai singoli Enti riusatori mediante  affidamenti specifici (MEPA o altre procedure di approvvigionamento) a soggetti di mercato. Il sistema è utilizzato da Comuni di tutte le dimensioni, a dimostrazione della scalabilità della soluzione.

LA DIFFUSIONE SUL TERRITORIO

Nel 2008, mentre era in corso il dispiegamento nei Comuni umbri, la soluzione è stata inserita nel Catalogo del Riuso dell’Agenzia per l’Italia Digitale. A fronte delle richieste che fin da subito ne sono state fatte da parte di Enti di altre regioni, è stata definita la formula di rilascio con un disciplinare sulle condizioni di riuso (GPL semplificata e dedicata esclusivamente alle PA). Nel 2010 è stato stretto un accordo tra Regione Umbria e Regione Emilia Romagna per l’adeguamento del sistema al DPR 160 e il via all’utilizzo di VBG da parte dei Comuni emiliano-romagnoli. A questo primo accordo di riuso, hanno fatto poi seguito altri accordi di riuso per un totale, oggi, di oltre 900 Enti Locali utilizzatori del SUAPE umbro.

Un’importante obiettivo che Regione Umbria si pone per il prossimo futuro è la strutturazione di una comunità di pratica degli utilizzatori di VBG al fine di condividere le buone pratiche e raccogliere le esigenze di evoluzione, per eventualmente condividerne i costi e beneficiare delle economie di scala.