Un nuovo software basato sull'analisi statistica per gestire e ottimizzare le prenotazioni dei container

L'IDEA IN BREVE

Utilizzare i report statistici per gestire i container vuoti disponibili nei depositi. Passare da un approccio "deterministico" e lento a uno "previsionale" e rapidissimo. È la sfida vinta da Csav Agency, agenzia marittima genovese specializzata nell'organizzazione del trasporto di container via mare. In passato i clienti prenotavano il container e ricevevano conferma solo quando il box era fisicamente disponibile presso il deposito. Grazie a un nuovo software adottato due anni fa, l'azienda è ora in grado di confermare subito la prenotazione e di gestire l'assegnazione sulla base di analisi statistiche. Il cliente viene poi contattato, al più tardi nelle 24 ore precedenti alla data stabilita per il ritiro del container, per i dettagli.

L'ESIGENZA

Gestire una mole impressionante di prenotazioni al giorno, con il rischio di trovarsi costretti a interfacciarsi con clienti sull'orlo di una crisi di nervi, avendo a disposizione una quantità limitata di container. La gestione della prenotazione dei container vuoti, per un'agenzia marittima come Csav Agency Italy, è la principale preoccupazione. Perché, fino a pochi anni fa, la conferma della prenotazione avveniva solamente nel momento in cui l'agenzia aveva la certezza fisica della disponibilità di un container, con un inevitabile allungamento dei tempi. E con il rischio di trovarsi costretti a pagare i danni di fronte all'imprevisto. "Una volta confermata la prenotazione, il cliente si presentava al deposito alla data prestabilita. Poteva passare anche più di un mese e, per qualche inconveniente occorso in quel lasso di tempo, poteva capitare che non trovasse il container che aveva prenotato" ricorda Graziano Previato, Cio dell'azienda.

LA SOLUZIONE

Nel 2013 Csav Agency Italy ha deciso di adottare una nuova politica di assegnazione dei vuoti alla clientela. Con la collaborazione di Netfarm, è stato elaborato un software gestionale basato sulla valutazione statistica della movimentazione dei container all'interno dei singoli depositi. Il sistema aggiorna in tempo reale dati e statistiche e consente di gestire le prenotazioni dei singoli clienti. "Si è passati da una logica deterministica a una basata sulla analisi "statistica  statistica" commentano dall'azienda. In altre parole, oggi non è più necessario attendere la conferma della presenza di un container vuoto in magazzino per confermare la prenotazione. Il cliente indica la data in cui verrà a ritirare il container e l'azienda fissa la prenotazione, basandosi sulla probabilità di mettergli a disposizione il container. Il calcolo della possibilità è il frutto dell'elaborazione dei dati statistici raccolti nel tempo, che consente di prevedere con un minimo margine d'errore la disponibilità futura di container in un dato deposito. La conferma della prenotazione, così, non è più strettamente dipendente dall'assegnazione "fisica" del reale container, ma da una previsione.

La conferma delle prenotazioni oggi è praticamente immediata. Fino a due anni fa, il cliente era costretto ad aspettare giorni prima di ricevere una conferma. Oggi invece, dal momento in cui presenta la richiesta, deve attendere al massimo due ore prima di ottenerla. "E il nostro customer service ne ha beneficiato - commentano dall'azienda - sia in termini di efficienza (aumento del 30%) che in qualità. Le lamentele ad oggi sono praticamente azzerate". La gestione delle prenotazioni oggi è orientata ai bisogni del cliente e non più alla gestione del singolo container. Il nuovo software, inoltre, consente di ridurre lo stock dei container a deposito, con una conseguente diminuzione dei container necessari e un aumento dei benefit anche dal punto di vista ambientale. La comunicazione al cliente del deposito dove effettuare il ritiro avviene al più tardi nelle 24 ore precedenti, invece che al momento della prenotazione: questo consente di evitare gli spiacevoli inconvenienti che si verificavano in passato quando il cliente si presentava in deposito e non trovava il container che aveva prenotato un mese prima.

L'AZIENDA

La Csav Agency Italy è un'agenzia marittima specializzata nell'organizzazione del trasporto di container via mare. Con un fatturato annuo di circa 10 milioni di euro e una quarantina di addetti, ogni giorno movimenta migliaia di tonnellate di beni in tutto il mondo. La gestione spazia dalla gestione dei vuoti, agli incassi dei noli, dalla gestione dei terminal, all'organizzazione dei trasporti intermodali per terminare con la gestione delle importazioni. La Csav Agency Italy garantisce inoltre al cliente la produzione di tutta la documentazione necessaria al trasporto del container e il relativo invio a tutte le parti coinvolte, incluse le dogane d'oltreoceano. L'agenzia negli scorsi anni è stata acquisita dalla Compañía Sudamericana de Vapores, realtà leader a livello mondiale nel trasporto via mare ora in fase di fusione con Hapag Lloyd.