Co-Vision, la piattaforma collaborativa del CNR

Ente
Il Consiglio Nazionale delle Ricerche (CNR) è la più grande struttura pubblica di ricerca in Italia. Fondato nel 1923, dal 1989 il Cnr è un Ente di ricerca, con la missione di realizzare progetti di ricerca, promuovere l’innovazione e la competitività del sistema industriale nazionale, l’internazionalizzazione del sistema di ricerca nazionale, fornire tecnologie e soluzioni ai bisogni emergenti nel settore pubblico e privato. Obiettivi che vengono raggiunti attraverso un patrimonio di risorse umane che conta oltre 8000 dipendenti, di cui oltre 5000 sono ricercatori e tecnologi. In aggiunta, circa 4000 sono i giovani ricercatori impegnati in attività di ricerca post-dottorato o post-laurea presso i laboratori dell’Ente, mentre un contributo importante arriva dalle collaborazioni, anche internazionali, con i ricercatori delle Università e delle imprese, rafforzando così il sistema nazionale della ricerca. Il personale interessato dal progetto Co-Vision e’ il personale che supporta l’attività di ricerca – tecnici, ammnistrativi e tecnologi – un “bacino d’utenza” stimato in  oltre 1.200 persone.

Il progetto in breve
Co-Vision è un ambiente online di scambio e interazione fra pari, mirato a favorire la collaborazione tra tutto il personale impegnato nelle attività gestionali, tecniche e amministrative dell’ente.

L’idea di una piattaforma social professionale tra dipendenti CNR nasce  presso la sede di Genova dell’Istituto di Biofisica CNR, da un gruppo di lavoro formato da Stella de Robertis, Elisabetta Vallarino e Gian-Piero Borello, che con questa idea concorrono per il Premio per l’Innovazione del CNR e si classificano fra i vincitori.
Il premio è stato istituito nel 2013, e poi riproposto nel 2015, sulla base di un decreto legislativo che riguarda ogni amministrazione pubblica, per coinvolgere i dipendenti nella realizzazione di progetti in grado di produrre un significativo cambiamento dei servizi offerti o dei processi interni di lavoro, con un elevato impatto sulla performance dell'organizzazione.

Il gruppo di lavoro, con un budget di 6000 euro, ha realizzato e gestisce una piattaforma sviluppata con Moodle, alla quale, dopo un anno e mezzo di attività, hanno aderito oltre 500 persone, distribuite in 96 dei 103 istituti di ricerca del CNR.

Co-Vision ha generato un cambiamento “dal basso” dei processi interni di lavoro, perché le persone che aderiscono alla piattaforma possono porre domande o rispondere a quesiti su problemi di varia natura che riguardano la contabilità, i processi di digitalizzazione degli archivi, la gestione delle pubblicazioni, le deleghe gestionali, i contratti, le procedure di acquisto, gli appalti esterni, la programmazione e la previsione finanziaria, la rendicontazione dei progetti.

Porre domande o rispondere significa condividere esperienze e conoscenze molto specialistiche, ma anche condividere format, template, documenti, disposizioni normative, all’interno di una “Comunità delle Buone Pratiche”. L’oggetto degli scambi sulla piattaforma è squisitamente professionale, e la validazione delle risposte fornite è data dalla comunità stessa.
In questo modo il confronto all’interno della comunità si pone talvolta come una valida e rapida alternativa rispetto al ricorrere all’help desk centrale.

Riguardo al nuovo codice degli appalti, ad esempio, su Co-Vision sono stati “postati” in brevissimo tempo circa  40 contributi molto analitici e precisi sui cambiamenti che le nuove norme apportano  al lavoro: le procedure non si fermano, anche se l’argomento è davvero complesso.

Un‘altra opportunità di scambio importante sulla piattaforma riguarda la condivisione delle informazioni che i dipendenti recepiscono durante i corsi di formazione e aggiornamento istituzionali erogati dall’ente, ormai effettuati attraverso webinar: in Co-Vision, con i tempi che ognuno può dedicare, si approfondiscono gli argomenti trattati, si pongono nuovi casi, si cercano esempi, e si assemblano documenti riassuntivi e promemoria che possono essere tenuti a corredo di tutti i partecipanti.  

Benefici

L’approccio collaborativo al lavoro di gestione, impossibile in presenza, data la distribuzione su tutto il territorio delle sedi CNR, è diventato una realtà grazie a Co-Vision. Questo approccio consente un sensibile risparmio di tempo per i dipendenti, che possono fare propria l’esperienza dei colleghi, ma anche i documenti prodotti, le procedure, le fonti normative, etc.

La partecipazione alla piattaforma e alla “Comunità delle Buone Pratiche” è su base volontaria, e questo – può sembrare paradossale, ma è così – favorisce la partecipazione, il senso di appartenenza, il rafforzamento dell’identità professionale dei contributori. Nessuno è obbligato ad aiutare i colleghi, però può essere piacevole e di reciproco interesse farlo. E anche l’organizzazione ne trae ovviamente dei vantaggi, perché migliora l’efficienza, diminuiscono gli errori, si sbloccano anche quelle situazioni che “nessuno sa come risolvere”.

Il benessere organizzativo con Co-Vision inizia a diventare una realtà concreta, a favore di tutti: i dipendenti, l’organizzazione e il sistema della ricerca.