La nuova Intranet del Comune di Genova

L’idea in breve

Il progetto “Nuova Intranet” è stato pensato all’ interno del Piano delle Azioni positive del Comune di Genova. Il Piano mette all’attenzione e attua le iniziative rivolte al miglioramento del benessere organizzativo, della comunicazione interna e della partecipazione dei dipendenti.
La nuova Intranet quindi non è solo uno strumento innovativo di comunicazione interna ma rappresenta anche una concreta opportunità di coinvolgimento di tutte le persone nei progetti e nei processi aziendali,  e di connessione con le altre iniziative che di volta in volta vengono promosse.

L’esigenza
L’Intranet precedentemente in dotazione al Comune presentava ormai delle criticità, in quanto era uno strumento statico, tecnologicamente superato, gestito e aggiornato a “macchia di leopardo”, non era consultabile da casa e richiedeva differenti modalità di autenticazione nei differenti ambienti lavorativi.

Si è sentita dunque la necessità di uno strumento tecnologicamente più avanzato, e più in linea con l’esigenza di “fare comunità”, di favorire la reciproca conoscenza tra le persone (attraverso la pubblicazione delle foto di profilo dei dipendenti), di sviluppare attività social.

La risposta

I siti del Comune di Genova sono realizzati in DRUPAL (Content Management System open source), quindi per la scelta delle tecnologie dell’Intranet si è guardato a quanto potesse essere sviluppato e rilasciato con quel CMS. La soluzione trovata, il framework Open Atrium – già pensato per reti Intranet aziendali, è risultato essere il migliore possibile. Il framework è stato adattato alle esigenze operative di una grande realtà come il Comune di Genova. La metafora di Open Atrium è lo spazio, inteso come spazio di lavoro. Questo concetto si adatta bene alle esigenze di un’organizzazione complessa come quella del Comune, con esigenze di condivisione di notizie, calendari, documenti, modalità di lavoro. Partendo dal presupposto che la Intranet è di fatto la schermata di accesso alla rete aziendale, il fatto di averla pensata come un social network permette di rappresentare il personale del Comune di Genova come una community di dipendenti che interagisce in spazi pubblici e privati, condividendo strumenti di lavoro e piccoli intrattenimenti (fotocontest, blog). La piattaforma tecnologica è stata implementata in un anno e mezzo circa, con risorse interne all’Ente.

I benefici

A circa tre mesi dall’apertura della nuova Intranet, le valutazioni sono positive:

• La intranet si ispira al mondo del social network: alcune funzionalità come la creazione dei profili, la possibilità di scrivere nei forum e di postare foto sono già state realizzate. Come prossimi step si prevede di favorire ancora di più la logica social di interazione attraverso l'implementazione di altre funzionalità" (es. chat aziendale) e la creazione di aree tematiche di scambio e approfondimento curate da un moderatore.
• E’ uno strumento che sta cambiando anche le modalità di lavoro. Si sta registrando infatti una grande richiesta di spazi: pubblici, per la rappresentazione delle attività dei singoli uffici, e privati, intesi come spazi di lavoro condivisi, temporanei e non, in cui far convergere progettualità in corso.
• Si è sviluppata una redazione diffusa e rappresentativa di tutte le strutture dell’Ente. I redattori, infatti, non si sentono solo investiti e responsabili dell’aggiornamento delle informazioni pubblicate ma partecipano alla coprogettazione degli sviluppi dello strumento.
• Tutti i dipendenti hanno un account nominale e questo ha aumentato nelle persone il senso di appartenenza e di identità aziendale.
• L’utilizzo del portale del dipendente da casa è diventato irrinunciabile, il concorso fotografico ha generato competizioni, scambi (a volte anche molto forti), interazioni.
• La pubblicazione delle fotografie nei profili ha messo in relazione persone, voci, funzioni e la relazione funziona, sia dal punto di vista professionale, sia per la qualità della vita degli appartenenti alla “comunità” del Comune di Genova.

L’Ente

Il Comune di Genova, con circa 244 km² e 600.000 abitanti, si sviluppa su una fascia costiera alle cui spalle ci sono colline e monti anche di notevole altezza (monte Reixa, 1.183 m.). La fascia costiera, che si estende dalla zona di Vesima a quella di Capolungo di Nervi, è lunga circa 42 km.
La città è divisa in 9 Municipi. I soli dipendenti del Comune sono oltre 5.600, e a questi si devono aggiungere collaboratori e consulenti, nonché l’apparato politico: si tratta di una comunità professionale molto ampia, dislocata in sedi diverse, all’interno della quale senso di appartenenza, relazioni, interazioni, condivisione di informazioni, possono costituire un vero “valore aggiunto”.
In questa direzione le tecnologie possono fare “la differenza”,  soprattutto se sono utilizzate non solo come strumenti di lavoro, ma anche per promuovere la comunità. L’iniziativa dell’Ente si colloca in un contesto che, tra i primi in Italia, ha adottato pratiche e progettualità smartness.