Migliorare il supporto decisionale per la direzione Sales & Marketing attraverso un unico data warehouse aziendale: il caso Baxter Italia

L’azienda

Baxter è una società multinazionale attiva in diversi rami del settore farmaceutico e sanitario. Baxter è presente in Italia dal 1969 ed ha raggiunto nel mercato nazionale oltre 400 milioni di fatturato, occupando più di 1000 dipendenti presso gli uffici di Roma, gli stabilimenti di Grosotto, Pisa, Rieti, Sesto Fiorentino ed il magazzino  di Monselice.  

In Italia e nel Mondo opera grazie alle sue 3 Business Units, ciascuna con un team dedicato, di cui due di specialità e una dedicata alla gestione dell’ampio portafoglio ospedaliero e di alcuni servizi domiciliari correlati: Bioscience - Business Unit di specialità focalizzata sui prodotti per l’emofilia e sui biomateriali per uso chirurgico; Renal - Business Unit di specialità focalizzata su terapie e servizi per l’insufficienza renale; Hospital Care - Business Unit focalizzata sul portafoglio ospedaliero e servizi correlati. Da oltre 75 anni nel Mondo e da più di 40 anni in Italia, l’Azienda assiste gli operatori sanitari e i pazienti mettendo a loro disposizione terapie per il trattamento di patologie gravi come cancro, emofilia, deficit immunitari, malattie infettive, insufficienze renali e traumi.

L’applicazione

I clienti di Baxter in Italia sono operatori sanitari pubblici e privati, il cui processo di approvvigionamento prevede la predisposizione di bandi di gara. Per questo motivo, nel corso del tempo, Baxter Italia si è dotata di un sistema gestionale in grado di governare il processo di partecipazione alle gare e/o preparazione preventivi, tracciando le informazioni relative a tipologia di pratica, bando, criteri di aggiudicazione, esito della gara, tipologia, quantità, durata, prezzo delle forniture, sconti praticati e tutti gli altri parametri qualitativi/quantitativi che ben caratterizzano una pratica. Parallelamente, nell’area Sales & Marketing, l’azienda utilizza un sistema di BI a supporto dell’attività di analisi dei dati di vendita. Con un parco applicativo frammentato, l’analisi delle informazioni presenti in entrambi i sistemi necessitava un’onerosa attività di aggregazione di dati provenienti da database diversi e lo sviluppo di complessi fogli di calcolo. Allo scopo di automatizzare l’attività di consolidamento dei dati e di generazione dei report Baxter Italia, in linea con la “Vision” di Baxter, ha avviato un progetto di adozione di Cognos Business Intelligence grazie alla collaborazione con Ecos, software house parte del network Dedagroup e partner IBM. È stato conseguentemente implementato un processo di ETL (Extract, Transform, Load) che, con cadenza giornaliera, si occupa dell’estrazione dei dati dai sistemi gestionali di area, provvedendo poi alla loro trasformazione ed al caricamento nel datamart aziendale, su cui si basa l’applicativo di Business Intelligence a disposizione degli utenti. Gli utenti appartenenti alle diverse aree aziendali sono in grado di produrre autonomamente analisi e report attraverso l’interfaccia del software di Business Intelligence. Tali report riguardano sia l’andamento delle vendite verso i diversi clienti confrontato con i quantitativi previsti dalle gare vinte, sia l’analisi dei prezzi di vendita e delle tempistiche relative alle diverse forniture attive e in scadenza. La nuova applicazione sostituisce la modalità precedente di preparazione dei report, che prevedeva l’aggregazione dei dati svolta dall’Ufficio Gare attraverso l’utilizzo di fogli di calcolo.

I benefici

L’applicazione di Business Intelligence permette di migliorare il supporto decisionale alle direzioni Sales & Marketing di Baxter, mettendo a disposizione un’unica base di dati per la preparazione di report analitici, che possono facilmente essere diffusi e condivisi. Il management ha accesso diretto agli strumenti di analisi ed ai report che raggruppano i dati di diverse fonti informative, aggregati e visualizzati in modo semplice e chiaro. L’intuitiva interfaccia del nuovo applicativo ha permesso di standardizzare la reportistica sulla base delle esigenze di Baxter, evitando, quindi, di presentare al management di volta in volta documenti con diverso layout.  Grazie al supporto fornito dall’applicazione, il tempo di preparazione dei report si riduce in modo consistente, permettendo alle direzioni Sales & Marketing di usufruire di informazioni aggiornate in relazione alle forniture in scadenza per pianificare la propria attività in modo più efficace. Infine, qualora alcune aree richiedano informazioni aggiuntive, non è più necessario concedere l’accesso al sistema gestionale relativo alle gare e preventivi.