Automatizzare l’acquisizione degli ordini e la fatturazione attiva e passiva attraverso un sistema gestionale: il caso Aruba

L’azienda

Aruba opera nel settore dell’informatica offrendo servizi di Web in Hosting e registrazione di domini Internet con oltre 1 milione e mezzo di clienti. L’azienda nasce ad Arezzo nel 1996 per la fornitura di collegamenti ad Internet, ponendosi sin dall’inizio l’obiettivo di rendere il web accessibile a tutti, proponendosi al mercato con prezzi aggressivi ed abbattendo i costi del servizio che sino a quel momento erano molto alti. Nel 2000 Aruba comincia l’attività di Web Hosting e l’azienda conosce una forte crescita che porta il gruppo ad impiegare circa 430 dipendenti, con più di 3.000 mq di data center e circa 18 sedi sia in Italia che all’estero. Sempre attento agli sviluppi del mercato, il Gruppo Aruba ha diversificato la sua offerta per riuscire a soddisfare le esigenze dei propri clienti. Con Aruba Pec la società si è affacciata nel campo della sicurezza informatica fornendo servizi di posta elettronica certificata e firme digitali. Attraverso una società di recente costituzione, Aruba Media Marketing, Aruba si occupa, invece, di pubblicità on line.

L’applicazione

Aruba è cresciuta considerevolmente nel corso degli anni e, conseguentemente, è aumentata la complessità dei processi amministrativi. In tale contesto, era necessario per l’azienda dotarsi di un software gestionale che permettesse la gestione delle anagrafiche cliente e delle relative fatture garantendo, al contempo, la necessaria capacità elaborativa richiesta dal continuo aumento dei documenti fiscali e amministrativi da gestire. Inoltre, per automatizzare il numero di richieste di acquisto effettuate dai clienti via Internet, era necessario integrare il sistema di eCommerce con i pagamenti e la fatturazione. Gli ordini, infatti, provengono dal sito Web di Aruba attraverso il quale i clienti richiedono l’attivazione di specifici servizi (registrazione di un dominio, spazio web, caselle di posta elettronica, ecc.). L’importazione dell’ordine nel sistema gestionale doveva avvenire in modo automatico solamente all’avvenuto pagamento dell’anticipo con l’esigenza di gestire la fatturazione automatica in relazione con l’ordine, pur tenendo conto degli anticipi. Al fini di snellire ulteriormente i processi, dopo l’acquisizione degli ordini l’azienda necessitava di generare in modo automatico gli ordini verso i fornitori, dopo l’attivazione del servizio richiesto e dopo aver definito il periodo di attivazione e competenza del risconto passivo. Aruba si è quindi affidata ad Edisoftware per l’adozione del sistema gestionale oceanoiQ che ha garantito un’efficiente archiviazione dei dati per consentire di gestire e ridimensionare grandi quantità di informazioni, con oltre 4 milioni di documenti annui e 1,5 milioni di anagrafiche cliente. Per integrare la procedura web di acquisizione ordini con il nuovo gestionale, è stato realizzato un sistema esterno che, leggendo le informazioni dal database di partenza, utilizza le informazioni del ciclo attivo per generare l’ordine. La procedura inoltre, prevede l’inserimento automatico di un nuovo cliente nel caso in cui questo non fosse censito in anagrafica, effettuando un controllo univoco sulla partita iva. Dopo la fase di acquisizione dell’ordine, una procedura automatica avvia la fatturazione differita, che evidenzia gli eventuali risconti legati agli anticipi già versati dai clienti. Effettuando poi opportune selezioni sulle righe degli ordini da cliente è possibile generare automaticamente i corrispondenti ordini ai fornitori con importi ed informazioni provenienti dal listino associato.

I benefici

Grazie al nuovo sistema gestionale, Aruba può far fronte alla consistente crescita del business grazie alla scalabilità del database che garantisce la necessaria capacità elaborativa con un elevato livello di sicurezza informatica, indispensabile per il volume e la tipologia delle informazioni trattate. Il nuovo sistema ha permesso, inoltre, di automatizzare i processi operativi, dall’acquisizione degli ordini dal web all’evasione, dalla fatturazione differita all’ordine verso i  fornitori per i servizi in outsourcing.  L’adozione del nuovo sistema ha costituito l’occasione per ridisegnare i flussi di lavoro e re-ingegnerizzare i processi operativi, automatizzandoli al fine di ridurre considerevolmente i costi dell’azienda e migliorare la capacità di gestione delle informazioni durante l’intero ciclo di vita.