Un sistema CRM per migliorare la gestione dei contatti commerciali e ridurre il tempo di preparazione dei preventivi: il caso Geatecno

L’azienda

Geatecno ha sede in provincia di Bari e si occupa di consulenza, progettazione, realizzazione e manutenzione di impianti solari fotovoltaici, solari termici, eolici e a biomassa. L’azienda si occupa anche di consulenza energetica e ambientale sulle tematiche relative al risparmio energetico, alla produzione ed al recupero di energia. Grazie  al lavoro sinergico di 50 collaboratori tra dipendenti e consulenti, ha realizzato fino ad oggi circa 400 impianti per un fatturato che nel 2010 ha superato  gli 8 milioni di Euro.

L’applicazione

A partire da gennaio 2010, Geatecno ha adottato un sistema di Customer Relationship Management (CRM) open source, con lo scopo di riunire in un unico database le informazioni relative ai contatti commerciali raccolti dai propri consulenti. Per soddisfare le esigenze di collaborazione tra le diverse unità organizzative di Geatecno, è stata adottata un’architettura Web based, che permette al personale di accedere al sistema da remoto tramite autenticazione, anche attraverso l’utilizzo di personal computer connessi ad Internet. Il CRM permette così di tracciare ed amministrare le informazioni sui  potenziali clienti in qualsiasi fase del processo commerciale, incrementando l’efficacia e l’efficienza delle attività di consulenza e vendita. In particolare, il nuovo sistema supporta Geatecno a partire dal primo contatto di un potenziale cliente (Lead), i cui dati e richieste vengono memorizzati all’interno di apposite schede dedicate. Ciascun potenziale cliente viene successivamente assegnato ad un consulente di Geatecno che intraprende le opportune azioni commerciali come, ad esempio, incontri di persona e visite di sopralluogo presso gli edifici dove i clienti desiderano installare gli impianti. In tal modo, a ciascun Lead corrisponde un’attività pianificata o in corso, grazie alla quale vengono raccolte informazioni che vengono memorizzate all’interno del nuovo sistema CRM. Oltre ad informazioni di carattere commerciale, vengono raccolte in questa fase anche dati tecnici come, ad esempio, le foto e le planimetrie degli edifici, anch’esse allegate in formato digitale al profilo del cliente disponibile nel CRM. Nel caso l’attività di pre-vendita abbia esito positivo, la scheda-cliente viene aggiornata e le informazioni relative alle richieste ed alle caratteristiche degli impianti sono a disposizione del personale tecnico che le utilizza per predisporre i preventivi. Attraverso un apposito sistema di alert automatico via email, il nuovo sistema segnala il completamento dei preventivi ai consulenti di riferimento, che possono facilmente scaricare il documento sul proprio PC e recapitarlo al cliente.

I benefici

Grazie alle opportune personalizzazioni, il nuovo sistema ha consentito di tenere in considerazione le specificità del settore impiantistico ed energetico. Il nuovo software CRM permette alla Direzione di Geatecno di monitorare le performance dei processi commerciali, ottenendo informazioni sia a livello complessivo sia di dettaglio. Tale sistema CRM consente, oltre ad un controllo puntuale dell’attività dei consulenti, anche il monitoraggio in tempo reale del lavoro svolto dal team tecnico di Geatecno. Infatti, il nuovo CRM supporta anche nella preparazione di report analitici, che monitorano l’efficacia e l’efficienza nella gestione dei contatti/clienti. In tal modo l’azienda barese può verificare, ad esempio, il tempo trascorso tra l’opportunità di vendita e la realizzazione del preventivo, allo scopo di minimizzare i tempi di risposta al cliente. Infine, grazie all’accurato e completo database clienti del nuovo CRM, è possibile intraprendere azioni commerciali e di marketing personalizzate come, ad esempio, una maggiore personalizzazione dei servizi di manutenzione degli impianti, l’invio di newsletter e la realizzazione di eventi, con un impatto positivo sulla fidelizzazione dei clienti.