320 medici e 1200 dipendenti e operatori sanitari sperimentano i vantaggi del Cloud di Google per accedere istantaneamente a informazioni preziose per il lavoro quotidiano: il caso Azienda p

L’Azienda

L'Azienda per i Servizi Sanitari n° 4 Medio Friuli garantisce l’assistenza sanitaria a una popolazione di circa 350.000 abitanti distribuiti su 1.807 Km quadrati di superficie, attraverso le proprie strutture:

• 5 distretti sanitari di Cividale, Codroipo, San Daniele, Tarcento e Udine,
• I 3 dipartimenti territoriali: Salute Mentale, Dipendenze e Prevenzione
• l’ospedale di San Daniele del Friuli
• e l’Istituto di Medicina Fisica Riabilitativa Gervasutta di Udine.

L’Applicazione

Alcuni mesi fa, L’Azienda sanitaria Medio Friuli ha avviato un progetto inizialmente mirato a dotare di una casella di posta sotto un unico dominio per tutti i 320 medici di medicina generale e i pediatri di libera scelta operanti sul territorio di pertinenza, con il fine di facilitare le comunicazioni con gli organismi operanti nei 5 distretti sanitari.

A oggi, il 70% dei destinatari del progetto ha avviato la propria casella di posta Gmail: un ottimo risultato se si considera che l’adesione era su base volontaria. L’implementazione ha consentito di velocizzare istantaneamente l’invio di informazioni quali gli aggiornamenti di protocolli o le comunicazioni interne di varia natura (alcuni esempi recenti? Le indicazioni per l’aggiornamento ai certificati INPS elettronici e le disposizioni durante l’emergenza dell’influenza A), ora veicolabili all’intera mailing list dei medici con un solo clic.

È stato poi avviato in maniera sperimentale in un distretto l’impiego del servizio Google Sites per la creazione e la condivisione di un sito all’interno del quale, in una sorta di extranet, i medici potessero reperire tutti i documenti di interesse raggruppati in un unico luogo e ricercabili tramite il potente algoritmo di Google. Recentemente, ad esempio, sono state salvate sotto questo Sites le procedure per i ricoveri presso un hospice di nuova apertura. In prospettiva, la stessa applicazione Sites sarà replicata per tutti i 5 distretti dell’Azienda sanitaria, mentre sono già in via di sperimentazione applicazioni Sites aperte verso l’esterno, ad esempio per lo scambio informativo con le associazioni di volontariato senza dover ampliare le sezioni tradizionali del sito con un lavoro di sviluppo più oneroso, bensì creando dei sottositi “leggeri” e velocemente aggiornabili anche in modo delegato dai produttori dei contenuti.

La seconda fase del progetto Google Apps, appena avviata, ha previsto l’estensione della soluzione di comunicazione e collaborazione di Google per il personale sanitario e amministrativo dell’Azienda Sanitaria Medio Friuli, standardizzando su un unico sistema le precedenti soluzioni Send Mail ed Exchange, la prima obsoleta e la seconda più onerosa in termini economici di gestione. A regime, passeranno al nuovo ambiente tutti i 2.500 addetti della Azienda sanitaria.

I Benefici

Tutto il personale dell’Azienda sanitaria Medio Friuli può ora accedere alla posta elettronica e alle informazioni contenute sui siti Google Sites creati ad hoc da qualsiasi luogo e dispositivo fisso o mobile senza necessità di connessioni dedicate. I medici hanno inoltre a disposizione un archivio di informazioni facilmente accessibile e continuamente aggiornato a supporto del loro lavoro. Inoltre al semplicità e la familiarità degli strumenti non ha richiesto nessun supporto tecnico da parte dei sistemi informativi anche per l’attivazione – particolarmente apprezzata dai medici ospedalieri – dell’accesso mediante smartphone. Per qualsiasi problematica, inoltre, è disponibile un articolato sistema di help online forniti da Google, intuitivo e di semplice consultazione.

La migrazione verso Google Apps effettuata da L’Azienda sanitaria Medio Friuli è stata il prodotto insieme di una necessità oggettiva di sostituire sistemi obsoleti e di realizzare risparmi derivabili dall’eliminazione dei costi fissi dei sistemi di supporto alla posta elettronica (precedentemente in-house ma gestiti da risorse esterne).

Secondo i sistemi informativi dell’Azienda, i risparmi saranno considerevoli principalmente derivanti dall’abbattimento dei costi di gestione dell’infrastruttura e dall’eliminazione della necessità avere tecnici specializzati in house e di formare il personale all’uso della tecnologia. Un bel risultato, considerando che la posta elettronica è sì un’applicazione mission critical, ma certo non core per l’attività di un’azienda per i servizi sanitari.