Oltre un milione di euro risparmiati in un trienno grazie al Cloud Computing: il caso Istituto nazionale per il Commercio Estero (ICE)

L’Azienda

L'ICE, Istituto nazionale per il Commercio Estero, è l'ente che ha il compito di sviluppare, agevolare e promuovere i rapporti economici e commerciali italiani con l'estero, con particolare attenzione alle esigenze delle piccole e medie imprese, dei loro consorzi e raggruppamenti. A tal fine l'ICE, in stretta collaborazione con il Ministero dello Sviluppo Economico, elabora il Programma delle Attività promozionali, assumendo le necessarie iniziative e curandone direttamente la realizzazione. L'ICE ha la propria sede centrale in Roma e dispone di una rete composta da 17 Uffici in Italia e da 116 Uffici in 88 Paesi del mondo. RetItalia Internazionale è la società “in house dell’ICE che gestisce tutte le sue attività ICT.

L’Applicazione

ICE sta completando la migrazione completa a Google Apps di circa 2200 account, in quella che è l’installazione più rilevante di una soluzione di comunicazione e collaborazione interamente in modalità cloud computing in una struttura pubblica in Italia e una delle più rilevanti in Europa.

Con il supporto di Scube NewMedia – partner di Google Enterprise – ICE ha effettuato la migrazione completa a Google Apps del preesistente sistema di comunicazione basato su una soluzione open source che era arrivato al limite delle sue capacità. Sono state valutate diverse opzioni, dallo sviluppo in house ad alternative tradizionali al cloud di diversi fornitori. Alla fine la scelta è caduta su Google, che ha saputo proporre la tecnologia più consolidata e convincente e rispondere con flessibilità alle esigenze specifiche di ICE. Google Apps, inoltre, è l’unica soluzione in grado di supportare tutte le lingue, i fusi orari e i calendari del mondo, elementi fondamentali per un organismo distribuito a livello internazionale come ICE.

Con mailbox da 25 GB per utente, la versione aziendale di Gmail offre una piattaforma di messaging potente, intuitiva ed efficiente con Instant Messaging integrato (Google Talk™) e una ricca serie di funzionalità che agevolano la comunicazione, come ad esempio Message Translation, che consente di tradurre istantaneamente email e chat da e verso 42 lingue. Particolarmente apprezzata da ICE anche la possibilità di usufruire della modalità di lavoro offline consentita da Google Apps, che pure è una piattaforma che vive essenzialmente su Internet.

ICE ha deciso di attuare una migrazione graduale, che è partita da un progetto pilota con alcune decine di utenti smart, che hanno potuto fornire feedback utili per predisporre le successive migrazioni, che sono avvenute per gruppi di utenti omogenei per aree di lavoro, supportati da uno staff IT di Scube e RetItalia che li ha assistiti nel passaggio e nell’accettazione dell’ambiente, diverso per modalità operative rispetto al preesistente.

I Benefici

Il caso di ICE testimonia il valore che il nuovo paradigma del cloud computing può avere anche per la PA, fugando i dubbi da alcuni sollevati in merito a problematiche apparentemente irrisolvibili che osterebbero alla diffusione del cloud nella PA. Una di queste, la norma secondo cui un’entità della PA non può dipendere in toto da un fornitore per la disponibilità dei propri dati, è stata facilmente risolta attivando un backup regolare della posta sui sistemi in house. Una soluzione che, a fronte di un minimo investimento per il potenziamento delle risorse storage, ha però garantito di poter godere di circa 1 milione di euro di risparmi in un triennio dal passaggio a una piattaforma di comunicazione e collaborazione che non richiede né gestione né manutenzione.

Dal punto di vista del miglioramento dell’esperienza dell’utente, particolarmente apprezzate sono state la capienza della mailbox di Gmail versione enterprise (25 GB), che ha consentito di porre fine alla fastidiosa necessità di cancellare periodicamente messaggi per liberare spazio e il potente motore di ricerca integrato nella posta di Google, che riduce ulteriormente il tempo inutilmente dedicato all’archiviazione in folder e al reperimento – spesso difficile – dei messaggi.