Un servizio di videoconferenza per ridurre i costi di trasferta verso le sedi estere: il caso Saes Getters

L'azienda

Gruppo SAES Getters è leader mondiale in una molteplicità di applicazioni scientifiche ed industriali che richiedono condizioni di ultra-alto vuoto e che spaziano dai settori dell'information display e dell’illuminazione, ai complessi sistemi ad alto vuoto, all'isolamento termico,  alla purificazione di gas ultrapuri per l’industria dei semiconduttori e per altre industrie high-tech.Dal 2004, sfruttando le competenze acquisite nel campo della metallurgia speciale e della scienza dei materiali, il Gruppo SAES Getters ha ampliato il proprio campo di attività rivolgendosi al mercato delle leghe a memoria di forma, una famiglia di materiali avanzati caratterizzati da super-elasticità e dalla proprietà di assumere forme predefinite quando sottoposti a trattamento termico, che trovano applicazione nel comparto biomedicale e, più in generale, in ambiti industriali di nicchia. Con circa 1100 addetti circa, l'azienda è presente in diversi Paesi esteri anche con attività produttive per un totale di 10 stabilimenti in tre continenti. Il fatturato di Saes Getters, pari a circa 140 milioni di euro, è realizzato al 98% all'estero.

L'applicazione

Con lo scopo di rendere più efficace la comunicazione tra il personale interno dislocato nelle varie sedi dell'azienda, Saes Getters ha implementato un nuovo servizio di videoconferenza che, oltre all'obiettivo principale, facilita l'attivazione e l'accesso al servizio a chiunque senza bisogno dell'ausilio di personale specializzato, non prevede l'impegno dello staff IT nella gestione del sistema e riduce in modo sensibile i viaggi di lavoro fino a poco tempo fa realizzati per esigenze interne. Il servizio, denominato MyTelepresence fornito da Durante, è attivabile con modalità on demand utilizzando qualsiasi infrastruttura hardware e software dedicata alla videoconferenza. Nel caso specifico di Saes Getters, questa era una necessità imprescindibile, poiché in diverse sedi sia italiane sia estere erano già installati, ma poco utilizzati, dei sistemi di videoconferencing di diversi produttori. Il nuovo servizio, attivato da qualche mese, viene oggi utilizzato soprattutto per le riunioni interne, tipicamente quelle periodiche dedicate all'avanzamento dei progetti che coinvolgono i laboratori di ricerca e le società del gruppo che devono implementare le nuove produzioni, dove oltre alla comunicazione visuale, nelle sessioni di videoconferenza è necessario condividere e consultare diversi documenti di progetto. Analogamente il sistema è utilizzato anche per le riunione dei consigli di amministrazione delle realtà consociate. Il sistema per adesso non è utilizzato nelle attività di tipo commerciale, anche se l'azienda sta sondando la disponibilità presso alcuni dei suoi principali clienti per capire se c'è interesse a sperimentare l'utilizzo di strumenti di questo tipo anche nelle attività commerciali. Il servizio si attiva interpellando il VNOC (Video Network Operation Center) di Durante che può implementare su richiesta videoconferenze punto-punto o multipunto. In quest'ultimo caso il sistema organizza delle meeting room virtuali a cui è possibile partecipare con sistemi da videoconferenza da sala o semplicemente con un software installato su un personal computer dotato di web cam, l'unica accortezza è l'utilizzo di sistemi che operano su protocolli ISDN, IP o SIP. Di particolare interesse il fatto che il servizio viene erogato dietro pagamento di un canone mensile flat sottoscritto da tutte le realtà dirette e consociate dell'azienda. Non esiste quindi una tariffazione a tempo o un limite massimo di sessioni. Per questo motivo l'azienda si attende che una volta entrato a regime il servizio, questo venga utilizzato non solo per sostituire i meeting fisici, ma anche le conference call intercontinentali che oggi settimanalmente intercorrono tra i diversi manager del gruppo.

I benefici

Il calo dei viaggi in questo primo periodo di attività fa prevedere all'azienda che questi registreranno una riduzione su base annuale di circa il 30% con conseguente diminuzione delle spese di trasferta. Un altro beneficio atteso è un più veloce, e qualitativamente migliore, coordinamento delle attività che coinvolgono i laboratori di ricerca e i siti produttivi dell'azienda. Inoltre, il contatto visivo continuo tra colleghi di lavoro che operano a migliaia di chilometri di distanza permetterà una migliore conoscenza e dei migliori rapporti interpersonali che faciliteranno le attività aziendali. Infine, mentre in passato non tutte le sedi aziendali erano dotate di strumenti per la videoconferenza, oggi il nuovo servizio è diventato uno standard aziendale il cui utilizzo aumenterà progressivamente mano a mano che ne sarà apprezzata la facilità d'uso da un numero crescente di persone.